Sponsored PostAnzeige Digital Workplace – mit enaio® ein echter Beitrag zur Wertschöpfung

© Thomas Yates / unsplash

Jeder Vierte arbeitet inzwischen im Homeoffice. „Der Zugriff auf das Unternehmenswissen ist dabei nur eine der Herausforderungen“, weiß Karsten Renz von OPTIMAL SYSTEMS. Doch dafür gibt es mit enaio® eine gute Lösung.

Das Wichtigste in Kürze

  • Mitarbeiter im Home Office profitieren von einem einfachen Zugriff auf wichtige Unterlagen sowie einer strukturierten Ablage
  • Dokumentenmanagementsysteme wie enaio® stellen das Unternehmenswissen in digitaler Form sicher und einfach auffindbar bereit.
  • Unternehmen, die einer Digitalisierungsstrategie folgen, profitieren von flexibleren und effizienteren Arbeitsprozessen.

Die Digitalisierung macht es möglich: Einer aktuellen Studie des Branchenverbands Bitkom zufolge arbeitet unter den herrschenden Pandemiebedingungen inzwischen jeder Vierte von zuhause – das sind über zehn Millionen Arbeitnehmer. Doch ist ein Rechner auf dem Küchentisch noch längst kein digitaler Arbeitsplatz.

„Gängige Herausforderungen bei der mobilen Arbeit sind neben dem Zugriff auf wichtige Dokumente auch die strukturierte Ablage, transparente Versionierung und eine rechtssichere Archivierung“, weiß Karsten Renz, Gründer und CEO von OPTIMAL SYSTEMS. Wo mehrere Personen im Team, aber an verteilten Orten miteinander arbeiten, kursieren beispielsweise schnell mehrere Versionen desselben Dokuments. Änderungen zu verfolgen und die jeweils gültige Fassung zu eruieren, ist zeitraubend, fehlerträchtig – und unnötig. Denn der deutsche Software-Spezialist für Enterprise Content Management (ECM) Lösungen bietet mit enaio® eine Software, die digitale Workflows unterstützt und das Arbeiten von theoretisch jedem beliebigen Einsatzort aus ermöglicht – bequem, sicher und mit optimaler Anbindung an die Kernsysteme.

Mit ECM die Betriebssicherheit schützen

Soll das Homeoffice längerfristig zum Modell werden, müssen die Unternehmen auch im eigenen Interesse vollwertige, digitale Arbeitsplätze schaffen. Halbherzige technische Lösungen reichen dafür nicht aus, weiß Karsten Renz von OPTIMAL SYSTEMS: „Voraussetzungen sind sichere Collaboration-Tools, eine leistungsfähige Dokumentenmanagement-Lösung, die digitale Workflows unterstützt – und vor allem die Bereitschaft, den „Digital Workplace“ als echten Beitrag zur Wertschöpfung zu begreifen.“ Wie die jüngeren Ereignisse gezeigt haben, kann ein gut eingeführtes ECM für viele Geschäftsmodelle in Krisenszenarien sogar zum Schlüssel für die Betriebssicherheit oder noch besser: zum Schutz vor Betriebsunterbrechungen durch höhere Gewalt werden.

Die Basis dafür legen ECM-Lösungen wie enaio®, die das gesamte Unternehmenswissen in digitaler Form strukturieren, in digitalen Akten bündeln und über eine intuitive Suche mit wenigen Klicks bereitstellen – am Schreibtisch ebenso wie von unterwegs. Von der digitalen Rechnungsbearbeitung über die digitale Personalakte bis hin zum digitalen Vertragsmanagement: Jeder Mitarbeiter mit ent­sprechenden Berechtigungen kann damit nicht nur effizienter arbeiten, Fehler vermeiden und sich viel Zeit für die Suche nach Informationen sparen. Er wird auch unabhängig von Aktenschränken, Serverzugriff und lokal gespeicherten Dateien.

Digitale Workflows – flexibel und effizient

enaio® von OPTIMAL SYSTEMS stellt Mitarbeitern das gesamte Unternehmenswissen zentral zur Verfügung – aktuell wie historisch, kontextbezogen in Akten zusammengefasst. So realisiert die ECM-Lösung einfach wie effizient die standortunabhängige Bearbeitung und steigert deutlich die Auskunftsfähigkeit jedes einzelnen Projektbeteiligten. Gleichzeitig lassen sich bereichsübergreifend ganze Unternehmensprozesse digitalisieren und die Verteilung von Informationen über digitale Workflows steuern: durch Verlinkungen auf die Dokumente im ECM-System oder extern als E-Mail-Anhänge. Außerdem können Freigabeprozesse transparent nachvollzogen und auf Wunsch sogar automatisiert werden – zuständige Entscheider werden nach vordefinierten Regeln benachrichtigt. Sie prüfen die Anfrage und können innerhalb des Systems ihr Go geben, wodurch wiederum direkt und ohne Zeitverzug der nächste Prozessschritt angestoßen wird.

„Der Digital Workplace bietet nicht nur eine Chance für die Mitarbeiter, ihre Aufgaben mit mehr Flexibilität, weniger Aufwand und qualitativ besseren Ergebnissen zu erledigen. Er schafft auch die Grundlage für eine weiter reichende Digitalisierungsstrategie im Unternehmen, die seine Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit sichert und die Basis für neue Geschäftschancen bietet“, betont Karsten Renz von OPTIMAL SYSTEMS. Unternehmen, die jetzt diese Chance erkennen und die neuen Anfor­derungen an eine flexible Arbeitsorganisation zum Anlass nehmen, sich mit ihrer Digitalisierungs­strategie zu beschäftigen, sind künftig nicht nur besser auf neue Herausforderungen vorbereitet, sondern profitieren schon heute von flexibleren und effizienteren Arbeitsprozessen.

enaio® auf einen Blick:

  • Dokumente mit umfassendem Zugriffsschutz und Rechtemanagement sicher von Zuhause aus verwalten
  • Bewährte Prozesse rund um Verträge und Rechnungen mit Workflows, Abonnements und Wiedervorlagen beibehalten – auch per Smartphone und Tablet
  • Umfassende Recherchemöglichkeiten, Versionierung und Kollaborationsfunktionen sowie Verknüpfungen mit Fachanwendungen und Mobile Working nutzen
  • Informationen bleiben zentral verfügbar – mit einer klaren Ablagestrukturierung ohne Variantenchaos wechselnder Cloud-Dienste und Filesharing Plattformen
Sponsored Post ist ein vom Werbekunden gesponserter Gastbeitrag. Dieser wird als solcher gekennzeichnet. Der Sponsored Post eignet sich zur Vorstellung von Unternehmen und Produkten und kann Produktabbildungen, Links und Produktbeschreibungen enthalten.
Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Die Redaktion schaltet Kommentare montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr frei. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist freiwillig. IP-Adressen werden nicht gespeichert. Mit der Abgabe eines Kommentars stimmen Sie unseren Datenschutzbestimmungen zu.)