Sponsored PostAnzeige Digitalisierung: So machen Sie die Not zur Tugend
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Die Pandemie zwang Unternehmer dazu, sich digital besser aufzustellen. Jetzt gilt es, den nächsten Schritt zu gehen: Wie Sie mit Microsoft Teams das volle Potenzial der Digitalisierung nutzen.

Das kennen Sie als Unternehmer im Mittelstand: Sie und Ihre IT-Abteilung waren froh, dass es im Frühjahr 2020 Microsoft Teams als Rettung in der Homeoffice-Not gab. Die Kommunikations- und Kollaborationsplattform war als Teil von Microsoft 365 schnell installiert und ermöglichte einigermaßen reibungslos die Fortführung Ihres Geschäfts.

Nach dem Homeoffice stellt sich für viele die Frage: Drehen wir das Rad zurück? Oder gehen wir es jetzt konsequent an und heben mit Teams und Microsoft 365 das ganze Potenzial, das die Digitalisierung in der Zusammenarbeit bietet?

Kernfragen der Digitalisierung

Wie bekommen wir Menschen und Systeme über IT vernetzt und Prozesse digital umgesetzt? Um diese Kernfragen geht es, wenn sich Unternehmen mit dem weit gefassten Begriff ‚Digitalisierung‘ beschäftigen. In Bezug auf Teams heißt das: Wie können wir als Unternehmen aus der Not eine echte Tugend machen? Wir verwenden wir Microsoft Teams, das ohnehin (aber mit angezogener Handbremse) im Einsatz ist, bestmöglich zur weiteren Digitalisierung des gesamten Business?

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Wissen, wo Ihr Unternehmen steht bei der Digitalisierung

Mit Teams sind viele, der Not gehorchend, einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen. Welche Schritte jetzt sinnvoll folgen sollen oder können, ist nicht allen klar. Hier hilft eine Potenzialanalyse „Digitale Transformation“, wie wir sie bei parameta in Kundenprojekten anwenden. Dabei betrachten wir zunächst, wie das Unternehmen bisher gearbeitet hat. Die IT-Abteilung muss unbedingt mit an Bord. Schließlich stellt sie die Systeme, Infrastruktur und die Expertise für spätere Digitalisierungsaufgaben.

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Danach wird festgelegt, welche Prozesse und Interaktionen sich anbieten, um sie künftig digital zu unterstützen. Dafür eignet sich Projektmanagement als Testfall für die digitale Transformation besonders gut. Das Ziel könnte lauten: Alle bzw. einzelne Projekte eines Unternehmens werden künftig nur noch mit Teams geplant, durchgeführt und kontrolliert.

So gelingt der Testfall Projektmanagement mit Teams

Um die Potenziale der Digitalisierung zu heben, sollten Sie diese 4 Punkte vorab für sich klären:

1. Treffen Sie wichtige Grundsatzentscheidungen

Diese vier Fragen sollten Sie zu Beginn beantworten.

  • Sind Teams und Microsoft 365 für uns nur notwendiges Übel oder wollen wir die Potenziale der Digitalisierung wirklich heben?
  • Sind wir als Unternehmen bereit, die nächsten Schritte zu gehen? Sind wir ‚Teams-ready‘? Mehr dazu finden Sie hier.
  • Welche Rolle spielt die IT künftig? Weiterhin strenger Überwacher von Richtlinien oder eher Förderer und Partner einer vernetzten, agilen Organisation?
  • Erleichtern wir uns den Start mit einer Potenzialanalyse digitale Transformation oder brauchen wir das nicht?

2. Keine 1:1 Übertragung von analog auf digital

Die simple Übertragung bisheriger, analoger Prozesse auf Teams, ohne diese zu hinterfragen und anzupassen, darf nicht passieren. Wurden früher Besprechungsräume über das Chefsekretariat gebucht, muss es mit Teams allen möglich sein, ihre virtuellen Räume selbst anzulegen, zu nutzen und ggf. wieder zu schließen. Oder auch Dateiablagen selbst zu organisieren. Selbstverständlich alles im Rahmen einer unternehmensweiten Governance und nach einem umfassenden Training. Aber so flexibel und agil, wie es das Projekt erfordert. Die IT sollte hier bewusst Kontrolle abgeben und die Verantwortung auf Projektleiter übertragen.

3. Aus viel wenig machen

Teams und Governance können Unternehmen helfen, auch bei schwierigeren Themen Potenziale zu heben. Ein Beispiel: Der Schritt zu einer internen ‚Zero Mail Policy‘ ist für viele erschreckend. Doch wenn Kommunikation und Dokumentenablage nicht über E-Mail und x-beliebige andere Orte, sondern mit Teams als alleiniger Plattform stattfinden, dann kommt Teams so zum Einsatz, wie es gedacht ist: Alle kommunizieren und arbeiten ausschließlich auf einer Plattform. Es gibt keine Handymailboxen, niemand muss weiterhin x zusätzliche Kanäle und Speicherorte nutzen und im Auge behalten. Kurz: Die komplette Kommunikation und Ablage finden an einem Ort statt, egal ob Video, Telefonie, Chats. Bequem durchsuchbar, klar strukturiert und komplett mit der bekannten Office-Umgebung der Anwender verzahnt.

4. Es geht immer um Veränderung

Das Potenzial von Teams konsequent zu nutzen, bedeutet loslassen können. Von den sprichwörtlichen alten Zöpfen, von liebgewonnenen Gewohnheiten und von Macht und Einfluss. Und das, obwohl der Nutzen von Teams im ersten Moment gar nicht eingängig ist. Wenn Teams einer Organisation zu kompliziert oder gar unmöglich erscheint, liegt das allein an der bisherigen Organisationsstruktur des Unternehmens und an den fehlenden Einweisungen. Wenn alles so wie immer, hierarchisch und starr bleibt, dann kann Teams keine Potenziale entfalten. Doch genau die braucht es für die digitale Transformation!

Noch mehr Tipps, wie Sie im Unternehmen den Einsatz und Ihr Projektmanagement mit Teams zum Erfolg führen finden Sie auf unserem Teams-Themenspecial unter https://www.parameta.de/microsoft-teams/

Die gute Nachricht: digitale Transformation ist machbar!

Unternehmer können ihre digitale Transformation besser bewältigen, wenn sie die richtigen, d.h. zu ihnen passenden Prozesse und Tools einsetzen. Alles, was Sie als Unternehmer im Mittelstand dafür brauchen, ist die richtige Haltung: ein Mindset zur Digitalisierung. Es geht um eine neue Art der Zusammenarbeit. Bei einigen wird daraus vielleicht sogar ein neues Geschäftsmodell. Die hier gestellten Fragen müssen Sie beantworten, bevor es an die Umsetzung der digitalen Transformation geht. Dann sind Sie in Zukunft noch besser aufgestellt, um Ihre Kunden langfristig zu begeistern. Mit Innovationen, neuen Produkten, kundenorientiertem Marketing und Vertrieb und zufriedenen und loyalen Mitarbeitenden. Nur die Führung des Ganzen, die bleibt gleich – in Ihrer Hand als Unternehmer:in.

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