Sponsored PostAnzeige ECM-Systeme: Flexibilität ist das A und O

© Quelle: ELO Digital Office GmbH

Digitale Prozesse sind bereits seit Jahren geboten. Dennoch zeigt die aktuelle Situation, wie groß der Handlungsbedarf in den Unternehmen weiterhin ist. Dabei ist der Wandel von analog zu digital kein Hexenwerk, erklärt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH.

Egal ob einzelne Fachbereiche oder das komplette Unternehmen – wer erfolgreich digitalisieren möchte, kommt an einer Software für Enterprise-Content-Management nicht vorbei. Flexibilität ist dabei das A und O! Folgendes sollte man bei der Auswahl beachten:

1. Schaffen Sie eine Basis für optimale Zusammenarbeit

Die aktuelle Situation führt uns deutlich vor Augen: Wenn der Großteil der Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeitet, hat eine reibungslose Zusammenarbeit oberste Priorität. Ein gutes ECM-System bringt die richtigen Werkzeuge hierfür – so genannte Collaboration-Tools – bereits im Standard mit. Wer allerdings auch viel mit externen Dienstleistern oder Zulieferern zu tun hat, sollte unbedingt darauf achten, dass das ECM-System cloudbasierte Projekträume aufbauen kann. Hier können Anwender und Externe ohne Zugriff auf das ECM-System gemeinsam Dokumente austauschen und bearbeiten – und dabei z. B. Ihre Mailserver deutlich entlasten.

2. Achten Sie auf eine userfreundliche Bedienung

Der erste Eindruck zählt: Eine unübersichtliche Bedienoberfläche überfordert neue Anwender und senkt schnell die Motivation, sich mit dem neuen System zu beschäftigen. Achten Sie bei der Auswahl Ihres ECM-Systems also auf ein klares und geordnetes Design, das leicht zugänglich ist. Wichtig sind ebenfalls Möglichkeiten, sich seinen Arbeitsbereich individuell zu konfigurieren. Wer auf die Funktionen, die er am häufigsten nutzt, direkten Zugriff hat, verliert keine Zeit und kann sofort loslegen. Wenn dies alles auch mobil möglich ist, umso besser.

3. Berücksichtigen Sie Schwerpunkte Ihrer Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter hat in seinem Arbeitsbereich individuelle Schwerpunkte und nutzt dabei unterschiedlichste Softwaresysteme. Anwender, die überwiegend mit Microsoft Office arbeiten, sollten daher genau dort einen komfortablen Zugriff zum ECM-System erhalten. Solche Clients gibt es in der Regel auch als schlanke Sidebar, die sich dezent in die Oberfläche einfügen. Gleiches gilt für die Integration in ERP- oder CRM-Systeme. Sind diese bei Ihnen im Einsatz, achten Sie darauf, dass ihr zukünftiges ECM-System für diese Verknüpfungen ebenfalls Clients mitbringt. So garantieren Sie reibungslose Prozesse in alle Richtungen.

„Egal ob einzelne Fachbereiche oder das komplette Unternehmen – wer erfolgreich digitalisieren möchte, kommt an einer Software für Enterprise-Content-Management nicht vorbei“, erklärt Karl Heinz Mosbach, CEO von ELO Digital Office.

4. Legen Sie Wert auf eine hohe Leistungsfähigkeit

Auch hier zeigt wieder die aktuelle Situation: Wer keine leistungsfähigen Softwaresysteme im Einsatz hat, kann effiziente Remote-Work nur schwerlich gewährleisten. Daher ist die serverseitige Performance ein wichtiges Kriterium. Wird zusätzlich ein Health-Check-Service angeboten, ist man gut aufgestellt. Ein solcher Dienst überwacht den „Gesundheitszustand“ der Systembasis und meldet rechtzeitig, wenn sich eine Auffälligkeit oder Störung anbahnt. Daneben sollte man natürlich auch die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter steigern: KI-basierte Tools sind hierfür ideal, da sie von manuellen Tätigkeiten entlasten und somit Zeit für das Wesentliche und Wichtige schaffen.

Kurzum: Ein ECM-System mit sinnvollen Tools für die Zusammenarbeit, userfreundlicher Bedienung, Clients für unterschiedliche Anforderungen und einer starken Performance gibt Ihnen die nötige Flexibilität, um auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter ideal zu reagieren. So steigern Sie die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse – auch in Ausnahmesituationen.

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