Ideenmanagement So machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Sparfüchsen
Ideenmanagement: Wie man Ideen zum Sparen findet

© Eliza / Photocase

Sie müssen Kosten senken? Überlassen Sie das Ihrem Team. So motivieren Sie Ihre Mitarbeiter mit geschicktem Ideenmanagement zum Sparen.

impulse: Herr Rausch, jetzt in der Krise müssen viele Unternehmen ihre Fixkosten senken. Wie bringe ich mein Team dazu, Ideen zum Sparen einzubringen?

Roland Rausch: Indem Sie einen positiven Zukunftsausblick geben. Die Botschaft sollte lauten: Wir wollen das gemeinsam schaffen. Wir wollen morgen noch da sein. Und deshalb schauen wir, wo wir sparen können. Den Mitarbeitern sollte klarwerden, dass es Ihnen im Moment nicht um die Rendite geht, sondern um Stabilität und um die gemeinsame Zukunft.

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Worauf kommt es noch an?

Die Mitarbeiter müssen verstehen, worum genau es geht. Was ist die tatsächliche Herausforderung? Wo lohnt es sich hinzuschauen? Wir erleben im Ideenmanagement immer wieder, dass jemand eine Idee einreicht, die hervorragend ist. Doch es gibt leider gar kein Problem, das diese Idee lösen würde. Die Vorschläge müssen zum Unternehmen und zur aktuellen Situation passen. Deswegen ist es so wichtig, am Anfang die Richtung vorzugeben. Wenn Sie Kosten sparen wollen, geht es häufig um Prozesse, die man verbessern kann.

Und wie bringe ich Mitarbeiter dazu, sich mit diesen Prozessen zu beschäftigen?

Im ersten Schritt sollte man sich alle relevanten Prozesse anschauen. Wo wird Geld verdient? Wo können Kosten gespart werden? Wo können wir ansetzen? Eine Möglichkeit ist dann, ausgewählte Mitarbeiter zu einem Workshop einzuladen und nach Lösungen zu suchen. Aber vielleicht wissen Sie gar nicht, wer das Potenzial hat, Ihre Herausforderungen zu lösen. Ich empfehle, offener an die Sache heranzugehen und allen die Möglichkeit zu geben, sich einzubringen.

Wie geht man dann konkret vor?

Ein guter Ansatz ist, sich mit verschiedenen Arten von Verschwendung zu beschäftigen. Das kommt aus dem Kaizen- und Lean-Prinzip. Eine Frage lautet zum Beispiel: Was können wir einfach sein lassen, weil es keiner mehr braucht? Da kommt schnell einiges zusammen. Berichte erstellen oder Kennzahlen erheben, die sich keiner anschaut. Werkzeuge oder IT-Programme, die nicht genutzt werden und für die Lizenzgebühren gezahlt werden. Oder nehmen Sie Overhead-Projektoren. In manchen Unternehmen stehen die noch rum und haben Wartungsverträge. Schwupp, sind 400 Euro im Jahr weg. Es lohnt sich, da genau hinzuschauen.

Haben Sie einen Tipp, wie ich solche Ideen im Team am besten einsammele?

In kleineren und mittleren Unternehmen braucht man keine speziellen technischen Lösungen dafür. Verteilen Sie einfach Zettel und sagen Sie Ihren Leuten: Achtet in den nächsten zwei Wochen mal darauf, welche Geräte wir nicht mehr brauchen und auf welche Aufgaben wir verzichten können. Was kann weg? Und das schreibt ihr auf. Ich vertraue auf euch, ihr kennt den Laden. Helft mir zu erkennen, was heute nicht mehr sinnvoll ist. Wenn die gesammelten Ideen dann auf Ihrem Tisch liegen, gehen Sie sie durch und entscheiden, welche Dinge abgeschafft oder welche Aufgaben ab jetzt eingestellt werden.

Was bewirkt das?

Das ist wie mit einem schweren Rucksack, aus dem Sie nach und nach Ballast abwerfen. Man merkt, wie sich der Rücken entlastet. Das macht Sie schneller und freier. Und genau das löst ein typisches Problem: Unternehmen müssten sich auf das fokussieren, was eigentlich wichtig wäre. Doch das geht häufig nicht, weil alle überlastet sind. Wenn Sie fünf Mitarbeiter haben und durch das Weglassen von Tätigkeiten insgesamt eine Arbeitskapazität von einer halben Stelle frei bekommen, kann man diese Zeit zukunftsorientiert einsetzen. Ganz abgesehen davon sparen Sie häufig auch bares Geld, wenn Sie auf Unnützes verzichten.

Und wenn Mitarbeiter denken: Das ist doch nicht mein Geld, das da verschwendet wird?

Ich glaube, kleine und mittelständische Unternehmen sind da im Vorteil. Die Mitarbeiter haben einen direkten Zugang zum Chef oder zur Chefin. In größeren Unternehmen ist es meist schwieriger, dass Ideen aus der Belegschaft überhaupt nach oben durchdringen. Und letztlich geht es um die Grundhaltung: Haben die Mitarbeiter das Gefühl, dass sie in einer passiven Position sind und gesagt bekommen, was sie tun sollen? Oder fühlen sie sich als Akteur, weil es im Unternehmen eine Kultur gibt, die dazu anregt, etwas beitragen zu wollen?

Wie schaffe ich es, so eine Kultur in meinem Unternehmen aufzubauen?

Machen, machen, machen. Wenn jemand zur Tür reinkommt und sagt, ich habe eine Idee, sollten Sie das offen aufnehmen. Denken Sie darüber nach, beziehen Sie andere Mitarbeiter mit ein, prüfen Sie die Machbarkeit. Und wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass es sich lohnt, müssen Sie Ressourcen und Zeit zur Verfügung stellen, damit die Idee umgesetzt wird. Wenn Sie das beherzigen, passiert etwas ganz Besonderes in Ihrem Unternehmen.

Was denn?

Sobald Menschen anfangen, über Ideen und Veränderungen zu sprechen, beginnen Lernprozesse. Es geht nicht immer um die allerbeste Idee. Sondern es geht darum, ein Umfeld zu schaffen, in dem Ideen schnell und qualitativ hochwertig umgesetzt werden. Und in dem auch Ideen, die erstmal ungewöhnlich sind, akzeptiert werden.

Wie sinnvoll ist es, die Mitarbeiter an den Einsparungen zu beteiligen? Etwa, indem die beste Idee mit einer Prämie belohnt wird?

Wichtig ist, Wertschätzung auszudrücken. Ich würde mich nicht auf Prämien fixieren, sondern darauf achten, was meinen Mitarbeitern am wichtigsten ist. Während der Ausbildung oder beim Berufsstart steht das Lernen im Mittelpunkt. Da kann es ein toller Anreiz sein, wenn man zu einer besonderen Weiterbildung oder einer Konferenz fahren darf. Hat man gerade eine Familie gegründet und möchte eine Wohnung kaufen, ist Geld wichtig. Andere Mitarbeiter sind womöglich in einer Phase, in der sie ihre Eltern pflegen müssen. Da wird zusätzliche Zeit relevanter.

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1 Kommentar
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    Michael Winhart 21. Oktober 2020 10:38

    Guter Artikel – die Mitarbeiter bei Einsparmaßnahmen einzubinden ist ein wichtiger Schritt. Die erwähnten Einsparungen auf Prozesskostenebene haben nur leider den Nachteil, dass sich diese nicht direkt und kurzfristig auf das Unternehmensergebnis auswirken. Das passiert erst langfristig und auch nur, wenn die freien Ressourcen an anderer Stelle erfolgreich zum Unternehmensergebnis beitragen.

    Anders sieht es bei strategischen Kostenmanagement-Projekten aus – diese nehmen explizit die externen Kosten (bei Lieferanten und Dienstleistern) unter die Lupe. Gelingt es, diese Kosten zu senken, steigen Profitabilität und Unternehmensergebnis unmittelbar. Unsere Untersuchungen zeigen, dass 90% aller Unternehmen mehr Geld als nötig ausgeben und Potenziale ungenutzt lassen. Diese Potenziale zu heben, erfordert allerdings hohes Know-How, Erfahrung und zeitlichen Aufwand – deswegen greifen viele Unternehmen auf Dienstleister zurück, die sich auf dieses Thema spezialisiert haben.

    Im Übrigen gibt es auch einen Unterschied zwischen „Einsparungen“ und „Kostenmanagement“. Bei Einsparungen sinken die Kosten aufgrund eines niedrigeren Leistungsniveaus (z.B. Umstieg auf eine kleineres Firmenfahrzeug). Kostenmanagement bedeutet das Leistungsniveau beizubehalten, die Kosten aber trotzdem zu senken. Das wiederum sorgt für eine hohe Akzeptanz dieser Maßnahmen bei Mitarbeitern.

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