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Digitalisierungsprojekte umsetzen So holen Sie Ihr Team ins Boot

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Vorbehalten und Gerüchten den Wind aus den Segeln nehmen: Chefs sollten ihre Mitarbeiter bei Digitalisierungsprojekten von Beginn an einbeziehen.

Vorbehalten und Gerüchten den Wind aus den Segeln nehmen: Chefs sollten ihre Mitarbeiter bei Digitalisierungsprojekten von Beginn an einbeziehen.© psdesign1 / Fotolia.com

Hilfe, schon wieder eine neue Software! Von digitalen Neuerungen sind viele Mitarbeiter genervt. Wie kann man als Chef sein Team für Digitalisierungsprojekte begeistern?

impulse: Wenn Arbeitsprozesse digitalisiert werden oder neue Software angeschafft wird, reagieren Mitarbeiter oft wenig begeistert. Schließlich funktionierte es bisher auch ohne technischen Schnickschnack. Wie holt man sein Team dennoch ins Boot?

Manuel Kreutz: Menschen mögen Routinen, dass alles in gewohnten Bahnen verläuft. Das gilt für das Team eines kleinen Einzelhändlers, der die Warenwirtschaft digitalisiert, bis zu den Angestellten großer Konzerne. Neues erst einmal abzulehnen, ist menschlich. Und gerade altgediente Mitarbeiter haben ja tatsächlich oft schlechte Erfahrungen mit neuen Systemen gemacht, weil diese nicht nutzerfreundlich waren. Das Wichtigste ist daher, früh über die Vorteile eines neuen Systems zu sprechen, dann ist die Akzeptanz ist viel größer: Wozu machen wir das? So nimmt man Vorbehalten und Gerüchten den Wind aus den Segeln.

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Also alle Mitarbeiter versammeln und die Werbetrommel rühren?

Interne Marketingveranstaltungen sind eine Möglichkeit. Wichtig ist aber vor allem, dass alle betroffenen Mitarbeiter von Beginn an einbezogen werden. Man muss den Leuten die Möglichkeit geben, Bedenken und Ideen zu äußern. Die wenigsten stehen von sich aus auf und sagen: „Dieses oder jenes sollte anders gemacht werden.“ Man muss sie schon dazu einladen. Leider wird häufig zu viel von oben vorgegeben.

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Haben Sie das selbst erlebt?

Schon dutzende Male! Einmal war ich inhaltlich voll in ein solches Projekt involviert. Unsere eigene Begeisterung war groß, doch unsere Vorschläge wurden ständig von Mitarbeitern torpediert: „Das wird nicht funktionieren.“ Eine Aussprache brachte dann ans Licht, dass die Mitarbeiter sich nicht ernst genommen fühlten. Sie hatten Vorbehalte, wollten eingebunden werden. Letztlich waren ihre Informationen aus dem Alltag dann sehr hilfreich.

Ein neues System einführen und gleichzeitig die Mitarbeiter motivieren – sind IT-Spezialisten damit nicht überfordert?

 So pauschal würde ich das nicht sagen. Aber im Projektteam sollten auf jeden Fall nicht nur ITler sitzen, sondern Mitarbeiter aus allen betroffenen Bereichen. Außerdem gilt: Je mehr digitale Anwendungen Mitarbeiter beherrschen müssen, desto eher muss die IT-Abteilung auch als Dienstleister auftreten. Es wird immer mehr darum gehen, Mitarbeiter zu begleiten. Ist keine eigene IT-Abteilung vorhanden, sollten die externen Dienstleister nicht nur technisch kompetent sein. Sie sollten beispielsweise auch bedarfsoffene Maßnahmenabfragen und Schulungen anbieten.

Miteinander sprechen, Mitarbeiter informieren – das klingt eigentlich selbstverständlich.

Und trotzdem wird genau das häufig vernachlässigt. Unterschätzt wird vor allem, wie weit im Voraus man sich mit dem Thema beschäftigen muss und wie viel Zeit so ein Prozess kostet. Mit der Implementierung ist es ja nicht getan. Man muss die betroffenen Mitarbeiter lange begleiten. Die müssen sich oft parallel zum Tagesgeschäft in neue Systeme einarbeiten. Das kann nach hinten losgehen: Dann steht alles still, weil die Abläufe nicht funktionieren. Schon bei der Auswahl einer neuen Software sollte man deshalb darauf achten, dass sie möglichst intuitiv bedienbar ist. Die Mitarbeiter haben dann mehr Lust, sich darauf einzulassen. Je intuitiver, desto weniger Schulungen sind notwendig!

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