Prozesse verbessern Mit diesen Erste-Hilfe-Schritten schaufeln Sie Arbeitszeit frei und sparen Kosten

Zu wenig Leute, zu wenig Zeit, zu wenig Geld? Ein Blick auf die internen Prozesse kann helfen: Drei Ideen, wie Sie mit wenig Aufwand Prozesse verbessern und so Arbeitszeit und Kosten sparen.

Prozesse verbessern

© Eliza/photocase

In Zeiten von Inflation, Krieg und Corona müssen viele Unternehmen auf die Ausgabenbremse treten – statt neue Mitarbeiter einzustellen, heißt es Geld sparen. Ein Ausweg: interne Prozesse optimieren. Denn: „Darin sitzen oft versteckt wirkliche Kostenfresser“, sagt Simone Glitsch, früher selbst Unternehmerin und heute Beraterin und Coach für Prozessmanagement.

Ihrer Erfahrung nach können Unternehmerinnen und Unternehmer an drei Stellschrauben drehen, um Prozesse zu verbessern – und Teammitglieder für wirklich wichtige Dinge freizuschaufeln.

1. Prozesse verschlanken

Das Problem

„Viele Firmen haben unnötig aufgeblähte Prozesse“, sagt Glitsch. Das würde vor allem Freigaben betreffen: Bevor etwa eine Mitarbeiterin ein Angebot an einen Neukunden rausschicken darf, muss sie einen Kollegen fragen – und der die Abteilungsleiterin, die dann mit dem Geschäftsführer spricht. Bis die Mitarbeiterin die Freigabe erhält, könne so eine halbe Woche oder mehr vergehen. Und der Neukunde es sich anders überlegen.

Ein anderes Beispiel: Beraterin Glitsch hat schon häufiger erlebt, dass Unternehmen die Personalauswahl sehr umständlich gestalten. „Vorauswahlgespräche haben stattgefunden, das finale Gespräch mit dem Top-Kandidaten ist erledigt, alle sind sich einig: Den wollen sie haben“, berichtet die Prozessexpertin. „Und dann müssen sie noch das Einverständnis anderer Personen einholen. Dabei vergehen drei, vier Tage. Die guten Kandidaten haben sich in diesem Zeitraum häufig schon für andere Firmen entschieden.“

Die Krux: Die Personen, die Freigaben erteilen müssen, sind sich oft nicht bewusst, wie dringend diese sind. Oder aber sie sind krank oder im Urlaub, wodurch sich ein Beschluss wochenlang hinziehen kann.

So geht es besser

Glitsch empfiehlt Chefinnen und Chefs zu hinterfragen, ob mehrstufige Absprachen und Freigaben wirklich notwendig sind. Muss jede Entscheidung über den eigenen Schreibtisch gehen? Oder können sie dem Team mehr Vertrauen und Verantwortung schenken? „Machen Sie sich bewusst: Führungskräfte können auch dann einen guten Job machen und sind auch dann noch wichtig, wenn sie nicht alles selbst absegnen“, sagt Glitsch.

Statt kleine Entscheidungen mit mehreren Personen abzusprechen, könnten Unternehmerinnen und Unternehmer etwa einen Rahmen abstecken, in dem Mitarbeiter selbst entscheiden dürfen. Oder nur eine andere Person in den Beschluss einbeziehen müssen. Für diese Person sollte es eine Vertretungsregelung gibt, falls sie ausfällt.

Zur Person

Simone Glitsch hat 13 Jahre lang als Unternehmerin eine Agentur geleitet, bis sie diese an die Jochen Schweizer GmbH verkauft hat. Heute coacht sie mittelständische Firmen dazu, wie sie Prozesse eigenständig optimieren und digitalisieren können.

„Wenn man wirklich etwas mit mehreren Leuten absprechen muss, sollte man das gemeinsam tun“, sagt die Beraterin. Etwa in einem kurzen Online-Meeting oder vor Ort. Glitsch empfiehlt, diese Meetings möglichst kurz zu halten. Denn Besprechungen dauern meist so lange, wie Zeit dafür angesetzt wurde – egal, ob es zehn Minuten oder zwei Stunden sind. Dieses Phänomen nennt man Parkinsonsches Gesetz.

Mehr dazu: Parkinsonsches Gesetz: Schluss mit Stress vor Deadlines           

Ein Kunde von Glitsch hat den oben geschilderten Freigabeprozess nach Vorstellungsgesprächen deutlich verschlankt. Das Unternehmen entscheidet nun in einer kleinen Runde direkt nach den Vorstellungsgesprächen – und konnte so die Besetzungsquote steigern und die gewünschten Leute bekommen.

2. Vertretungsregelungen für Aufgaben und Prozesse festlegen

Das Problem

Die IT-Spezialistin, die als einzige im Unternehmen Fehler auf der Website beheben kann. Oder der Assistent der Geschäftsführerin, der als einziger die Zugänge zu diversen Tools hat: In vielen kleinen Unternehmen gibt es Aufgaben, die nur eine Person erledigen kann.

Das wird schnell zum Problem. Nämlich dann, wenn diese Personen im Urlaub oder krank sind. Und selbst wenn sie zurückkommen, müssen Kolleginnen und Kollegen sich oft noch gedulden, weil sich in der Abwesenheit ein Berg an Aufgaben angehäuft hat.

Glitsch beobachtet in vielen Unternehmen, dass es keine Vertretungsregelung gibt: „Bei einem meiner Kunden musste ein Fachbereichsleiter dringend eine Stelle neu besetzen. Er hat die Anzeige geschrieben, sie sollte auf Jobportalen veröffentlicht werden. Doch nur eine Person konnte das. Und die war zwei Wochen im Urlaub.“

So geht es besser

Damit jede Aufgabe auch von jemand anderem übernommen werden kann, sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter To-dos und Prozesse verschriftlichen. Und diese Dokumentation an einem zentralen Ort ablegen, der für alle digital zugänglich ist.

Lesen Sie dazu auch: Firmenwissen verwalten: So machen Sie Firmenwissen für alle im Team zugänglich

Auch Videoanleitungen oder interne Schulungen können das Problem beheben. All das kostet im ersten Schritt zwar Zeit, verschafft dem Team langfristig aber Erleichterung und spart so Geld.

3. Die Häufigkeit wiederkehrender Prozesse reduzieren

Das Problem

Viele Unternehmen haben seit Jahren die gleichen regelmäßigen Meetings und Prozesse: Das kann das tägliche Stand-up-Meeting mit dem gesamten Team sein. Oder der Newsletter für Kunden, der einmal die Woche Neuigkeiten aus dem Betrieb verkündet. Ob diese Abläufe noch sinnvoll sind, hinterfragt niemand – einfach, weil die Firma es schon lange so macht.

„Aktuell denken auch viele Unternehmen, dass es wegen des Kriegs, Corona und der Inflation, finanziell eng werden könnte. Und daher machen sie jede Woche eine Liquiditätsübersicht“, sagt Glitsch. „Aber es hilft wenig, sich den Kontostand noch häufiger anzugucken. Damit bindet man nur Kapazitäten.“

So geht es besser

Die Prozessberaterin rät, einen kritischen Blick auf Meetings, Aufgaben und Abläufe zu werfen: Ist es wirklich sinnvoll, den Prozess in dieser Frequenz zu wiederholen? Oder würde das gleiche Ergebnis herauskommen, wenn man es seltener oder gar nicht mehr machte?

Ein Kunde von Glitsch macht nicht mehr wöchentlich, sondern nur noch alle 14 Tage eine Liquiditätsübersicht. So verschafft seinen Arbeitskräften eine Menge Zeit: Die Firma hat 17 Werke weltweit und von jedem Standort werden die Daten zugearbeitet, was circa fünf Stunden dauert. Die gewonnene Arbeitszeit können die Teammitglieder in andere Aufgaben investieren.

Eine einfache Möglichkeit herauszufinden, welche Prozesse womöglich hinfällig sind oder zu häufig stattfinden, sei es, das Team zu fragen: „Was denkt ihr, wo wir Zeit sparen könnten?“

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