Telefonakquise Wie komme ich an der Sekretärin vorbei?
Die Sekretärin ist oft die erste Hürde bei der Telefonakquise. Mit Freundlichkeit kommt man hier oft weiter als mit Dreistigkeit.

Die Sekretärin ist oft die erste Hürde bei der Telefonakquise. Mit Freundlichkeit kommt man hier oft weiter als mit Dreistigkeit.© Nanduu / photocase.de

Um bei der Telefonakquise an der Sekretärin vorbeizukommen, haben manche Unternehmer vermeintlich clevere Strategien entwickelt. impulse-Chefassistentin Anna Bicker verrät, wie es wirklich funktioniert.

„Dreistigkeit siegt“, wusste mein Opa immer zu sagen. „Kann aber auch böse nach hinten losgehen“, ergänzte ihn meine Oma meist. Eine Erkenntnis, die ich immer wieder per Wink mit dem Zaunpfahl an Mitglieder verschiedener Berufsgruppen weitergebe.

Da war zum Beispiel dieser nette Herr, nennen wir ihn Schmidt, der anrief und mich bat, ihn mit Herrn Förster zu verbinden. Worum es denn gehe, fragte ich. „Herr Förster und ich haben gerade wegen einer Zusammenarbeit gesprochen und sind unterbrochen worden.“ – „Herr Förster ist heute aber nicht im Hause.“ – „Ach, richtig“, sagt Herr Schmidt, „Herr Förster hat mich vom Handy aus angerufen. Leider wurde seine Nummer nicht angezeigt. Wären Sie so freundlich und geben Sie sie mir?“

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„Komisch“, staune ich. „Herr Förster sitzt doch grad im Flugzeug.“ Ein Räuspern. Dann: „Wir haben ja auch heute Morgen telefoniert! Bekomme ich nun seine Handynummer?“ Das Ergebnis dieses Telefonats: Herr Förster und der nette Herr Schmidt werden sicherlich nicht miteinander sprechen.

5 Tipps, wie Sie die Sekretärin bei der Telefonakquise für sich gewinnen

1. Der indirekte Weg ist meist der beste!
Platzieren Sie Ihr Anliegen zunächst im Sekretariat oder an vergleichbarer Stelle. Dann haben Sie schon einmal einen Fuß in der Tür.

2. Vertrauen Sie auf das Urteil der Assistenz!
Sie weiß zu 99,9 Prozent am besten, ob Sie Erfolg haben werden oder nicht. Spricht sie ein klares Nein aus, wird auch das ersehnte Gespräch mit dem Chef nicht zustande kommen.

3. Schriftlich ist besser als mündlich!
Bieten Sie von sich aus an, alle Informationen nochmal per E-Mail zu senden. Das nimmt den Druck von der Sekretärin, Ihnen sofort eine Einschätzung liefern zu müssen, und Sie sind „digital erfasst“.

4. Haben Sie Geduld!
Erwarten Sie keine Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden. Je nach Branche Ihrer Zielperson können auch schon mal ein paar Wochen ins Land gehen, bevor Sie zurückgerufen werden. Natürlich können Sie auch gerne einmal nachfassen – aber bitte nicht alle zwei Tage.

5. Unterschätzen Sie nie das Gedächtnis des Sekretariats!
Es einfach zwei Monate später nochmal zu probieren, in der Hoffnung, das oben erwähnte Nein wäre vergessen, wird Ihnen höchstens die Erkenntnis einbringen, dass auch die Freundlichkeit von Assistentinnen irgendwann ein Ende hat.


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4 Kommentare
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    Marcel Schultze 28. Februar 2020 17:53

    Hallo Anna und liebe Mitlesenden,

    ich gehe mit allen Punkten mir außer dem letzten, auch wenn ich ihn aus Sicht einer Assistentin nachvollziehen kann.

    Natürlich rufe ich in 3 Monaten wieder an – bis dahin kann sich vieles geändert haben.

    UND wenn der Kunde wirklich interessant für mich ist und meine Problemlösung für Ihn Sinn macht will ich ihn ja auch gewinnen!

    Oftmals fühlen sich Kunden sogar geschmeichelt, wenn jemand hartnäckig bleibt.

    Freundlichkeit und Gedultlauten die Devise.

    In diesem Sinne – happy hunting an alle Vertriebler und immer nette, aber selbstbewusste Anrufer allen Assistentinnen!

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    Dipl. Kauffrau Renate Witt-Frey, connextions 1. Februar 2020 19:21

    Die erste Überschrift lautet ..vorbeikommen… dann kommt das, was funktioniert: die Sekretärin für sich GEWINNEN – sie ernst nehmen. Manche wissen nichts, sind vielleicht auch frisch in der Firma oder „nur“ Vertretung, andere geben ganz präzise Auskunft. Herauszufinden, ob und wieweit die Assistenz/ der Empfang helfen kann, ist das Entscheidende. Damit nimmt man die Person ernst und schafft die erste Verbindung in das Unternehmen. In einer kürzlichen Telefonaktion habe ich ausprobiert, immer mit dem, der gerade dran war, zu klären, ob es überhaupt Sinn macht, wieder anzurufen. Es war gar nicht immer die Zentrale dran, ich landete zT auch irgendwo in einer Abteilung. Und schon hatte ich ein Ergebnis: Ja oder Nein. Immer besser als ..zig mal zu versuchen, den Entscheider an den Hörer zu bekommen, und nie ist er verfügbar.. und dann erreicht man ihn, und dann ist kein Bedarf…

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    Rüdiger Böhm 27. Februar 2016 10:27

    Der Titel verheißt anderes als der Text.
    Es geht eben nicht ums „Vorbeikommen“.
    Ich hatte den Link von Facebook geklickt, weil ich Neues erwartete und lese das, was ich bereits im impulse Heft gelesen hatte (genau die selbe Geschichte).
    Schade, daß auch Impulse wie viele andere Magazine versucht, über oberflächliche an mobiltelfonleserorientierte Infohäppchen an Traffic für die Homepage zu kommen.

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    Joerg Weisner 25. Februar 2016 09:19

    Gute und überzeugende Argumente!

    Es gibt Verkaufstrainer, die genau das Gegenteil verkünden, die Techniken empfehlen, wie man die Sekretärin umgehen kann. Das Problem daran?

    Sie funktionieren nicht, weil sie davon ausgehen, dass die AssistentInnen oder SekretärInnen dumm sind. Das sind sie zum Glück nicht, daher funktioniert Ihr Ansatz auf Dauer viel besser,

    Vielen Dank!

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