Anzeige Wieso arbeiten Sie noch mit toten Dokumenten? [Sponsored Post]

Dokumentenzentrische Vorschau mit interaktiven Dokumenten.

Dokumentenzentrische Vorschau mit interaktiven Dokumenten.© AMAGNO GmbH & Co. KG

Haben Sie mal nachgerechnet, wie viel Arbeitszeit Sie im Büro mit der Suche, Verwaltung und doppelten Bearbeitung von Dokumenten verschwenden?

Laut einer aktuellen Studie verschwendet jeder Mitarbeiter allein für die Suche nach dringend benötigten Dokumenten täglich über 20 Minuten seiner Arbeitszeit. Bei nur zehn Mitarbeitern summiert sich die verschwendete Arbeitszeit auf 91 Arbeitstage im Jahr.

Immer noch sind die Mitarbeiter für die Strukturierung von Dokumenten verantwortlich

Das liegt vor allem daran, dass die Informationen, welche in Form von verschiedenster Arten von Dokumenten, aber auch von E-Mails, unstrukturiert auf die Mitarbeiter einprasseln. Trotz fortschreitender Digitalisierung ist es immer noch die Aufgabe jedes einzelnen Mitarbeiters diese Unmengen an Informationen zu strukturieren, verwalten und Relevanzen herzustellen. Denn selbst elektronische Dokumente sind heutzutage nicht fortschrittlicher als analoge Papierdokumente. Grundsätzlich sind sie tot und bieten keinen wirklichen Mehrwert. Sie werden gerne immer noch ausgedruckt und anschließend rechtswidrig einem Papierarchiv zugeführt, wo sie Unternehmen nur Kosten verursachen, weil schlicht nicht durchsuchbar sind.

Die besondere Herausforderung für den digitalen Arbeitsplatz besteht darin, die Ängste der Mitarbeiter zu beseitigen, zukünftig kein Blatt Papier mehr vor sich zu haben. Das kann nur funktionieren, wenn auch elektronische Dokumente einen erheblichen Mehrwert bieten und nicht weiter ihr tristes Dasein fristen. Was könnte die Arbeit so dramatisch verbessern, um das alte tote Blatt Papier aufzugeben?

Mitarbeiter müssen einen deutlichen Mehrwert erkennen, um tote Dokumente freiwillig aufzugeben.© AMAGNO GmbH & Co. KG

Dokumente digital, aber in sehr gewohnter Form sehen

Das haben wir uns bei Amagno genau angesehen und präsentieren mit der Version 5 unserer tausendfach bewährten Dokumentenmanagementlösung den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Sie sehen alle Dokumente großflächig auf Ihrem PC oder Tablet. Die dokumentenzentrische Ansicht zeigt Ihnen das Dokument genauso vor sich, wie vorher auf Ihrem Schreibtisch. Jedoch um die Vorzüge und großartigen Möglichkeiten eines innovativen Dokumentenmanagements erweitert.

Stellen Sie sich vor, Sie tippen auf irgendeinen Begriff in einem Dokument und Amagno zeigt Ihnen sofort alle weiteren relevanten Dokumente an und markiert die Fundstellen des Suchbegriffs mit digitalen Textmarkern. Im Vergleich zum toten Dokument, springt Amagno sogar direkt auf die betreffende Seite.

Dokumente werden mit Amagno quasi lebendig

Der Effekt für den Mitarbeiter ist grandios. Die Dokumente werden quasi lebendig und statt weiter zusammenhangslose tote Dokumente zu durchforsten, surfen Anwender zukünftig durch interaktive Belege, Lieferscheine, Angebote, Rechnungen etc. Das Antippen zum Beispiel einer Angebotsnummer löst die leistungsstarke Volltextsuche aus und zeigt direkt die passende Rechnung, den Lieferschein und alle weiteren relevanten Dokumente übersichtlich an. Dabei spielt es keine Rolle, wie ein Dokument ins Unternehmen gelangt ist. Per Dokumentenscanner, Schnittstelle oder E-Mail Import: Alle Inhalte eines Dokuments werden direkt beim Import analysiert. Amagno weiß daher genau, welche Dokumente miteinander in welchen Zusammenhängen stehen.

Der Mehrwert von interaktiven Dokumenten, verbunden mit einer intuitiven und anwenderfreundlichen Bedienoberfläche, führt zu einer schnellen und hohen Akzeptanz der neuen Technologie bei den Mitarbeitern. Dabei verhält sich das Dokumentenmanagement sehr integrativ, so dass es keine weitere Insellösung eingeführt wird, sondern den Mitarbeitern einen tatsächlichen Mehrwert bietet, so dass der Abschied von toten Dokumenten nicht schwerfällt.

Der digitale Arbeitsplatz von Amagno: Im Büro oder mit jedem modernen Browser auch auf mobilen Endgeräten.© AMAGNO GmbH & Co. KG

Neue Technologie nur mit der Akzeptanz der Mitarbeiter

Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist dabei nicht zu unterschätzen, denn oft fällt oder steht die erfolgreiche Einführung einer neuen Technologie mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Die Zeiten für neue Insellösungen mit überfrachteten Bedienoberflächen sind längst abgelaufen und haben sich offensichtlich auch nie durchgesetzt. Zu Recht!

Gerade für den deutschen Mittelstand bietet die Digitalisierung des Arbeitsplatzes enormes Potential. Allein ein digitaler Rechnungsworkflow kann Kosten von bis zu elf Euro je eingegangener Rechnung einsparen. Im Vergleich zur analogen Eingangsrechnungsverarbeitung mit Papierrechnungen und Umlaufmappen kann ein digitaler Workflow zudem auch parallel und nicht nur linear und natürlich auch deutlich rechtssicherer abgebildet werden. Gleichzeitig den Mitarbeitern hier einen neuen, nun digitalen, Arbeitsplatz zu bieten, kann ein enormer Wettbewerbsvorteil bedeuten. Vor allem, wenn die Mitarbeiter keinen harten Umbruch erleben, sondern gewohnte Werkzeuge, wie digitale Stempel für Prüfungen und Freigaben, erhalten.

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft auf der CeBIT

Amagno will mit seinen simplifizierten, interaktiven und digitalen Dokumenten die bisher schwergewichtigen Softwarelösungen der alten, analogen und semidigitalen Welt ablösen. Exklusiv auf der CeBIT in Halle 3 (K20) zeigt Amagno diese neue Technologie.

 

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