Zusammenarbeit mit Freiberuflern Mit diesen 5 Fehlern vergraulen Sie jeden freien Mitarbeiter

Die Zusammenarbeit mit Freiberuflern kostet Unternehmer oft Nerven. Wer jede ihrer Ideen am liebsten sofort in den Papierkorb werfen würde, sollte sich aber mal fragen: War das Briefing vielleicht ungenau?

Die Zusammenarbeit mit Freiberuflern kostet Unternehmer oft Nerven. Wer jede ihrer Ideen am liebsten sofort in den Papierkorb werfen würde, sollte sich aber mal fragen: War das Briefing vielleicht ungenau?© Andreas Berheide / photocase.de

Ob Grafik, IT oder Marketing: In vielen Firmen geht nichts ohne Freiberufler. Doch oft genug hakt es bei der Zusammenarbeit. Was Freelancer an ihren Auftraggebern am meisten nervt - und Tipps für ein besseres Miteinander.

Ein Grafiker, der das Design für einen neuen Flyer entwirft. Ein Interim-Manager, der den Vertriebsleiter in seiner Elternzeit ersetzt. Ein Werbetexter, der die Artikelbeschreibungen für den Onlineshop schreibt. Unternehmen beauftragen heute immer öfter freie Mitarbeiter, die ihnen unter die Arme greifen. Auftraggeber und Freelancer kennen sich häufig kaum – und sollen nun produktiv und harmonisch zusammenarbeiten. Kein Wunder, dass das so manches Mal schief geht.

Simon Gravel ist Geschäftsführer bei freelance.de, einem Onlineportal, das Unternehmen und Freiberufler zusammenbringt. Er weiß: „Bei der Zusammenarbeit von freien Mitarbeitern und Auftraggebern gibt es viele Missverständnisse und Reibungspunkte.“

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Was nervt Freelancer an der Zusammenarbeit mit Auftraggebern am meisten? Freelance.de hat für impulse unter seinen mehr als 130.000 angemeldeten Nutzern nachgefragt. Die Ergebnisse der Umfrage im Überblick:

Nerv-Faktor Nummer 1: Unrealistische Erwartungen

Das größte Ärgernis für die Freien: unrealistische Erwartungen der Auftraggeber. 37 Prozent der Befragten gaben sie als Nerv-Faktor bei Projekten an – über alle Branchen hinweg. Etwas weniger als der Durchschnitt leiden Freelancer aus Management, Handel und Design: Hier ärgern sich nur jeweils rund 30 Prozent der Befragten über realitätsferne Vorstellungen ihrer Kunden.

In der Umfrage berichtet ein IT-Profi von einem besonders drastischen Erlebnis: Er wurde engagiert, um die Einführung eines Ressourcenplanungs-Systems in einem internationalen Projekt zu betreuen – inklusive Einpflegen der Daten und Anpassungen am System. Als er mit der Arbeit begann, stellte sich jedoch heraus: Alle Daten sollten erst noch erhoben werden – und zwar weltweit und von ihm allein. Schon zeitlich war das nicht machbar und die Bezahlung stand in keinem Verhältnis.

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„So eine Situation ist für beide Seiten ein Worst-Case-Szenario“, sagt Simon Gravel. „Für den Freelancer bedeutet das meist viel Frust, weil er einen unkalkulierten Mehraufwand leistet oder der Vorwurf im Raum steht, dass er die Leistung nicht erbringt. Aber auch der Auftraggeber hat davon nichts: Er gefährdet so seine Zeit- und Budgetplanung.“

Tipp für bessere Zusammenarbeit:
Unternehmen sollten sich vorab genau überlegen, was sie wollen, und das mit dem externen Mitarbeiter besprechen – offen und so detailliert wie möglich. „Wer die Erwartungen vorher klärt, wird merken, dass die Umsetzung viel reibungsloser läuft“, sagt Gravel.

Nerv-Faktor Nummer 2: Schlechtes Briefing

Unzureichende Briefings machen durchschnittlich jedem dritten Freiberufler das Arbeitsleben schwer. Am größten ist der Leidensdruck unter Freien in Marketing und Vertrieb, bei Designern, Profis aus dem Finanz-, Versicherungs- und Rechtsbereich und bei Einkauf, Handel und Logistik: Hier ärgern sich sogar je rund 60 Prozent der Befragten regelmäßig über unklare Arbeitsanweisungen ihrer Kunden.

Mangelhafte Aufgabenbeschreibungen, peinliche Situationen: Die Geschichten der Befragten gleichen sich. So erzählte ein Freelancer: Er dachte, er sei gut vorbereitet – um in der Arbeitsgruppe zu merken, dass er sogar falsch gebrieft wurde.

„Ein schlechtes Briefing ist oft ein Zeichen für schlechte Projektleitung“, sagt Gravel. „Häufig steht dahinter, dass der Auftraggeber selber noch keinen ausreichenden Überblick hat.“

Tipp für bessere Zusammenarbeit:
Auch beim Briefing rät Gravel zu einem offenen Umgang miteinander – und zu besserer Kommunikation: „Ein von Anfang an eingeplantes Re-Briefing hilft, offene Fragen auszuräumen und das Projekt zu strukturieren.“

Nerv-Faktor Nummer 3: Zu späte Bezahlung

27 Prozent der Befragten müssen ihrem Geld immer wieder hinterherrennen. Besonders nachlässig mit den Zahlungsfristen gehen die Auftraggeber offenbar bei Projekten im Marketing, Vertrieb und Kommunikation und bei den Designern um: Mehr als 40 Prozent der Befragten nannten zu späte Bezahlung als großes Ärgernis.

Besonders nervenaufreibend ist etwa die Situation, von der ein Designer erzählt: Sein Auftraggeber hielt ihn mehrere Monate nach Zahlungsfrist immer wieder hin – mit der Behauptung, das Geld sei schon unterwegs. Ein Unternehmensberater gab an, nach einem Zerwürfnis mit dem Auftraggeber habe er ganze anderthalb Jahre auf sein Geld warten müssen.

„Das ist schlechter Stil!“, sagt Simon Gravel. Zudem könne ein solches Verhalten handfeste Nachteile für Auftraggeber bringen: „Unternehmen, die das regelmäßig machen, haben schnell einen schlechten Ruf unter Freien.“

Tipp für bessere Zusammenarbeit:
Wenn ein Unternehmen besonders fair mit Freelancern umgeht und Rechnungen zügig begleicht, spricht sich auch das herum. Im Wettbewerb um Fachkräfte kann eine hohe Zahlungsmoral der entscheidende Vorteil sein.

Nerv-Faktor Nummer 4: Unklares Feedback

Ist der Kunde zufrieden mit der geleisteten Arbeit? Diese Frage ist freien Mitarbeitern wichtig – doch von ihren Auftraggebern erhalten sie oft keine Antwort darauf. Ein Viertel der Befragten ist hiervon genervt.

Tipp für bessere Zusammenarbeit:
Konkret, wertschätzend, zielorientiert: Fürs Feedback an freie Mitarbeiter gelten dieselben Regeln wie fürs Feedback an die eigenen Angestellten. Klartext reden zahlt sich aus: Es ist die Voraussetzung dafür, dass die Zusammenarbeit beim nächsten Mal besser läuft.

Nerv-Faktor Nummer 5: Mangelnde Verbindlichkeit bei Absprachen

Mit Absprachen rund um den Workflow nehmen es viele Auftraggeber offenbar nicht so genau: 20 Prozent der Freelancer beklagen, dass es hierbei regelmäßig hakt. Beispielsweise ändern sich geforderte Dateiformate oder ein Projekt muss plötzlich zusätzliche Freigabeschleifen durchlaufen. Besonders in Marketing, Vertrieb und Kommunikation ist das ein großes Hindernis in der Projektarbeit: Hier haben 47 Prozent der Befragten Probleme, weil Auftraggeber getroffene Vereinbarungen immer wieder über den Haufen werfen.

„Mit diesem Verhalten schaden sich die Unternehmen selbst“, sagt Gravel. „Wenn unnötige Arbeitsschritte anfallen, verlangsamt das das Projekt.“

Tipp für bessere Zusammenarbeit:
Ein Auftraggeber sollte alle offenen Fragen hausintern klären – und erst dann Absprachen mit einem freien Mitarbeiter treffen. Das ist die Voraussetzung für verbindliche Vereinbarungen und schont die Nerven sowohl des Freelancers, als auch des beauftragenden Unternehmens.

Es geht auch anders: 6 Positiv-Beispiele

Auch wenn die Zusammenarbeit nicht immer frei von Problemen ist: In vielen Fällen arbeiten Freiberufler und Unternehmen gut zusammen – auch das zeigt die freelance.de-Umfrage. Für Gravel keine Überraschung: „In vielen Branchen wird externes Fachwissen immer wichtiger. Da können es sich die Unternehmen nicht mehr leisten, Freelancer zu verheizen.“
Die Befragten berichten von positiven Überraschungen im Umgang mit Auftraggebern:

  • Party mit freien Mitarbeitern: Ein Ingenieur berichtete von einer Feier nach Projektabschluss, bei der alle Freelancer eingeladen waren.
  • Großzügige Genehmigung: Ein anderer Freier aus dem Technikbereich freute sich über eine Erlaubnis seines Auftraggebers: Bereits während eines Projekts durfte er sich bei Zulieferern als freiberuflicher Konstrukteur anbieten.
  • Hinweis zum Honorar: Ein Marketingmitarbeiter, der allzu bescheiden in die Honorarverhandlungen gegangen war, fiel aus allen Wolken: Sein Auftraggeber wies ihn darauf hin, dass er sich bei seinem Tagessatz gern weiter nach oben orientieren dürfe.
  • Große Entscheidungsfreiheit: Ein Unternehmensberater schrieb, wie ein Auftraggeber ihm außerordentlich große Entscheidungsfreiheit einräumte.
  • Offizielles Dankeschön: Ein IT-Profi wurde mehrere Monaten nach Projektabschluss vom Auftraggeber angerufen: Er wollte sich noch einmal bedanken für die gute Zusammenarbeit.
  • Frühe Bezahlung: Ein IT-Entwickler war überrascht, als er weit vor dem Zahlungsziel sein Geld bekam.

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