Webkonferenzen mit Lieferanten oder Kunden gehören inzwischen für viele Firmen zum Alltag. Mit diesen Tipps gestalten Sie die virtuellen Meetings erfolgreich.
1. Technik ausprobieren
Machen Sie sich vor dem Start der Webkonferenz mit der Technik vertraut. Das gesamte Equipment muss vorher ausprobiert werden, um Fehlstarts zu vermeiden.
2. Teilnehmerkreis reduzieren
Die Zahl der Webkonferenz auf sechs bis sieben Personen begrenzen. Anderenfalls reden schnell zu viele Personen durcheinander.
3. Dauer begrenzen
Planen Sie maximal 90 Minuten für die Webkonferenz ein – länger kann sich niemand am Stück konzentrieren.
4. Umgebungsgeräusche minimieren
Hintergrundgeräusche stören und irritieren. Zudem fallen sie bei Web-Übertragungen viel mehr auf als bei persönlichen Treffen.
5. Materialien bereitstellen
Alle Bilder, Videos oder Texte sollten vorher zusammengestellt werden. Probieren Sie beispielsweise aus, ob sich Grafiken tatsächlich aufbauen oder Filme abgespielt werden können.
6. Programm definieren
Geben Sie eine klare Agenda vor, auf die Sie während der Webkonferenz immer wieder Bezug nehmen.
7. Ablenkung vermeiden
Auch wenn Sie gerade nicht im Bild sind oder Sie gar keine Webcam verwenden: Beschäftigen Sie sich während der Session nicht mit anderen Dingen wie beispielsweise den E-Mails.
8. Namen nennen
Einzelne Beiträge lassen meist nicht eindeutig einer Stimme zuordnen. Vor allem bei Webkonferenzen ohne Webcam gilt deshalb: Nennen Sie vor Ihrem Beitrag Ihren Namen.
9. Feedback einholen
Während einer Session sollte in regelmäßigen Abständen bei allen Teilnehmern nach Beiträgen oder Meinungen gefragt werden. So bleiben alle Anwesenden konzentriert.
10. Kommunikation führen
Beenden Sie endlose Monologe und bestehen Sie auf kurze, prägnante Beiträge.
11. Präsentation optimieren
Damit alle Beteiligten etwas erkennen können, gilt:
- möglichst wenig Text auf einer Folie – maximal sechs Bullet-Points,
- große, klare Schrifttypen,
- klare Strukturierung des Inhalts,
- kein unruhiger Hintergrund
- keine aufwändigen Randgrafiken
12. Verpflegung mit Bedacht wählen
Tassen und Gläser nicht neben dem Mikrofon platzieren. Das Klappern und Klirren beeinträchtigt die Tonqualität.
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