Mitarbeiterüberwachung: Was Arbeitgeber wissen sollten

Laut einer Umfrage wird etwa jeder fünfte Mitarbeitende in kleinen und mittelständischen Unternehmen mit einem Software-Tool überwacht. Und: Fast zwei Drittel der überwachten Angestellten fühlten sich unter Druck gesetzt, der eigenen Kontrolle zuzustimmen. Doch Überwachungsmaßnahmen sind durch den Gesetzgeber enge Grenzen gesetzt. Was Arbeitgebende dazu wissen sollten. Was sind typische Formen der Mitarbeiterüberwachung? Unternehmen nutzen ganz verschiedene Maßnahmen zur Mitarbeiterüberwachung – offen und verdeckt. Am häufigsten sind die folgenden: die Arbeitszeiterfassung, etwa über Magnetkarten der Einsatz von Videokameras auf dem Betriebsgelände und auf Verkaufsflächen die Ortsbestimmung von Angestellten, etwa über eine Software in Handys oder via GPS-Tracking im Auto (Transportunternehmen nutzen diese Methode häufig für eine Leistungskontrolle ihrer Angestellten) das Mitschneiden von Telefonaten oder der Einsatz einer Spionagesoftware auf dem PC, um das Surf-Verhalten der Angestellten zu dokumentieren oder ihr Mailpostfach einzusehen der Einsatz von Detektiven – etwa, um zu prüfen, ob Mitarbeitende wirklich krank sind, oder um die Arbeitsleistung von Vertriebsangestellten zu kontrollieren das Verfassen von Protokollen, in denen Arbeitgebende private Daten ihrer Angestellten dokumentieren – etwa Alkoholprobleme und Details zu ihren Beziehungen Wo ist gesetzlich geregelt, was in Sachen Mitarbeiterüberwachung erlaubt ist? Das Bundesdatenschutzgesetz formuliert in Paragraf 26 die Regeln für die „Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses“. Über Art. 88 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurde den Mitgliedsstaaten die Möglichkeit eingeräumt, spezifischere Vorschriften im Umgang mit Mitarbeiterdaten zu erlassen. Sie bilden zusammen mit den entsprechenden Vorgaben der DSGVO die Grundlage dafür, was Chefs und Chefinnen in Sachen Mitarbeiterkontrolle dürfen und was nicht. Was gilt bei der Mitarbeiterüberwachung grundsätzlich? „Grundsätzlich dürfen Maßnahmen der Mitarbeiterüberwachung nicht gegen das Persönlichkeitsrecht, das Selbstbestimmungsrecht und das Recht am eigenen Bild der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verstoßen“, sagt Miruna Xenocrat, Fachanwältin für Arbeitsrecht. Das ergebe sich aus dem Grundgesetz. Dort steht unter anderem: „Jeder hat das Recht auf die freie Entfaltung der Persönlichkeit, soweit er nicht die Rechte anderer verletzt und nicht gegen die verfassungsmäßige Ordnung oder das Sittengesetz verstößt.“ Wann ist eine offene Mitarbeiterüberwachung erlaubt? Eine offene Mitarbeiterüberwachung ist laut Arbeitsrechtlerin Xenocrat grundsätzlich dann möglich, wenn der Arbeitgeber berechtigte Interessen dafür nachweisen kann. Berechtigte Interessen sind beispielsweise gegeben, wenn: Arbeitgebende das öffentliche Betriebsgelände videoüberwachen wollen, um Diebstahl vorzubeugen Callcenter-Betreiber Kundengespräche mitschneiden möchten, um die Qualität der Beratung zu dokumentieren Arbeitgebende die Arbeitszeit durch Stundenzettel kontrollieren Arbeitgebende die Mailnutzung kontrollieren für den Fall, dass die private Nutzung verboten wurde Arbeitgebende eine Standortbestimmung für den Arbeitsprozess benötigen, etwa im Logistik-Bereich, und dafür GPS-Tracking nutzen Wann sind Maßnahmen einer offenen Mitarbeiterüberwachung zustimmungspflichtig? „Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen müssen bei allen offenen Überwachungsmaßnahmen und Datenspeicherungen die Zustimmung der Angestellten einzuholen“, erklärt Arbeitsrechtlerin Xenocrat. Das gelte grundsätzlich bereits für die Veröffentlichung eines Mitarbeiterfotos auf der Firmenwebsite. Einzige Ausnahme ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Durchführung, Beendigung oder Aufnahme des Arbeitsververhältnisses erforderlich sind. Dafür braucht es laut Bundesdatenschutzgesetz, § 26 Abs. 1 keine Einwilligung. Dazu gehören etwa die Steuer-Identifikationsnummer, Angaben zum Tätigkeitsprofil, allgemeine Personen- und Kontaktdaten sowie teilweise Gesundheitsdaten (etwa die Dauer einer Arbeitsunfähigkeit). Wie können Arbeitgebende die Einwilligung zu offenen Überwachungsmaßnahmen einholen? Einfach über den Arbeitsvertrag eine grundsätzliche Einwilligung zu Überwachungsmaßnahmen einzuholen, ist nicht zielführend. „Es gilt das Prinzip der Datensparsamkeit und der zweckgebundenen Verarbeitung. Deshalb müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber über jede einzelne Maßnahme genau aufklären – und eine Einwilligung dafür einholen“, erklärt Anwältin Xenocrat. Die Einwilligung muss dokumentieren, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet und wie lange sie gespeichert werden. Außerdem muss Unternehmer die Angestellten über ihr Widerrufsrecht informieren. Sie muss schriftlich oder in Textform (Email) erfolgen und von beiden Seiten unterschrieben sein. Darüber hinaus können Arbeitgebende die Einwilligung auch über Rahmenbetriebsvereinbarungen oder Tarifverträge einholen. Musterschreiben (für eine Einwilligung zur offenen Videoüberwachung des Betriebsgeländes) Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO Die Videoüberwachung ist an den folgenden Standorten des Unternehmens geplant: Kamera 1: genauer Standort Kamera 2: genauer Standort Kamera 3: genauer Standort Hierbei ist nicht auszuschließen, dass Sie als Beschäftigte, Beschäftigter gefilmt werden. Durch die vorgesehenen Überwachungskameras sollen von dem Unternehmen sowie den Mitarbeitern folgende Gefahren abgewendet werden: [Genaue Beschreibung des Zwecks] Die Videoaufnahmen werden ausdrücklich nicht zur Arbeitszeiterfassung verwendet und das gefilmte Material wird nach … Stunden/Tagen/Wochen/Monaten gelöscht. Ich bin damit einverstanden, dass ich im Rahmen meiner Tätigkeit gegebenenfalls, aber nicht dauerhaft, von Videokameras erfasst und gefilmt werde. Ihre Einwilligung ist unbefristet erteilt. Sie kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf ist per E-Mail zu richten an: info@mustermannbetrieb.de oder postalisch an: Mustermannbetrieb, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt.   ---------------------------------- Ort, Datum, Unterschrift Datenschutzhinweis nach Art. 13 DSGVO: Die videotechnische Erhebung Ihrer Daten beruht auf Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 a) DSGVO. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind, in der Regel jedoch nach …. Sie sind berechtigt, Auskunft der bei uns über Sie gespeicherten Daten zu beantragen sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern. Sie können unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@mustermannbetrieb.de oder unter Datenschutzbeauftragter c/o Mustermannbetrieb, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, erreichen. Ihnen steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde zu. [mehr-zum-thema] Wann ist eine verdeckte Mitarbeiterüberwachung erlaubt und wann nicht? „Verdeckte Überwachungsmaßnahmen sind nur in engen Ausnahmefällen zulässig“, sagt Arbeitsrechtlerin Xenocrat. „Etwa, wenn der Verdacht auf eine Straftat besteht oder ein Verdacht auf eine schwerwiegende Pflichtverletzung des Arbeitsvertrages, zum Beispiel Arbeitszeitbetrug – aber auch dann nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen.“ Drei Fallbeispiele: Fallbeispiel 1: PC-Überwachung Die Geschäftsführerin eines IT-Dienstleisters mit vielen Außenbüros hat den Verdacht, dass ein Angestellter jeden Tag eine Stunde früher geht als vereinbart. Sie installiert eine Spionage-Software auf seinem PC, um seine Arbeitsleistung zu überprüfen. „Wer kürzer arbeitet als vereinbart, begeht Arbeitszeitbetrug. Das ist eine Straftat und eine Pflichtverletzung des Arbeitsvertrages“, sagt Fachanwältin Xenocrat. Um aber eine Spionagesoftware installieren zu dürfen, muss der entsprechende Verdacht stark begründet sein. „Das wäre zum Beispiel gegeben, wenn Mitarbeiter sich beschweren, dass der Kollege ab vier Uhr nachmittags nicht mehr erreichbar ist – das Arbeitszeitkonto aber eine Arbeitszeit bis fünf Uhr dokumentiert. Oder aber wenn Sie als Chefin beobachten, dass der Mitarbeiter immer schon um vier Uhr den Betrieb verlässt“, so Xenocrat. Darüber hinaus muss der Einsatz einer Spionagesoftware verhältnismäßig sein. Damit etwa eine mögliche Überziehung von Pausenzeiten zu kontrollieren, wäre nicht verhältnismäßig. Und schließlich: Es müssen alle sogenannten milderen Mittel ausgeschöpft sein, ehe eine Spionagesoftware zum Einsatz kommen darf. Zu diesen milderen Mitteln könnte laut Arbeitsrechtlerin Xenocrat es etwa gehören, als Chefin eine Weile im Büro des verdächtigen Angestellten mitzuarbeiten. Oder aber ihm eine Kollegin an die Seite zu stellen. Sind alle Voraussetzungen gegeben, darf die Spionage-Software trotzdem nur in engen Grenzen genutzt werden. „Ich darf solche Software nur punktuell gebrauchen. Also nicht über zwei Wochen hinweg – sondern nur ein, zweimal die Woche. So, als würde ich als Chefin meinem Mitarbeiter über die Schulter schauen und fragen: ‚Na, was machst du da?‘“ Fallbeispiel 2: Videoüberwachung Der Inhaber einer Gießerei für Autoteile hat den Verdacht, dass Mitarbeiter Waren und Werkzeug stehlen. Er installiert eine Videokamera im Umkleideraum der Männer, um dem nachzugehen. Eine solche Überwachungsmaßnahme ist nicht erlaubt: „Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen dürfen zwar grundsätzlich das Betriebsgelände überwachen, wenn sie ein berechtigtes Interesse nachweisen können. Aber diese Möglichkeit endet auf den Toiletten und in den Umkleiden“, erklärt Xenocrat. Hinzu kommt: Es gibt in so einem Fall viele mögliche mildere Mittel, um dem Verdacht nachzugehen. „Zum Beispiel könnten Chefs und Chefinnen bei der Schichtübergabe prüfen, wie viele Teile eine Maschine produziert hat und wie viele noch da sind. Genau das Gleiche gilt für Werkzeug“, sagt die Fanwältin. „Und dann könnte ich als Chefin vors Team treten und sagen: So und so viel fehlt – wie erklärt ihr euch das?“ Derartige Dokumentationsmaßnahmen müssten Überwachungsmaßnahmen stets vorausgehen. Alternativ wäre eine Taschenkontrolle der Mitarbeitenden beim Verlassen des Betriebsgeländes denkbar. Doch auch dafür gibt es Regeln, wie die Arbeitsrechtlerin Xenocrat betont: „Auch die müsste zwar sehr gut begründet sein, wäre aber grundsätzlich ebenfalls noch ein milderes Mittel als eine Videoüberwachung in den Umkleiden.“ Fallbeispiel 3: Detektiveinsatz Die Inhaberin einer Brauerei glaubt, dass eine lange krankgeschriebene Vertriebsmitarbeiterin die Arbeitsunfähigkeit nur vortäuscht. Sie beauftragt einen Detektiv, die Angestellte zu beschatten. Auch solch eine Maßnahme wäre nicht erlaubt. „Der Einsatz eines Detektivs ist ein massiver Eingriff in die Privatsphäre eines Menschen. Dieser ist so gut wie nie gerechtfertigt und verhältnismäßig“, sagt Arbeitsrechtlerin Xenocrat. Ein Grund: Wieder gebe es mildere Mittel, um dem Verdacht des Blaumachen nachzugehen. So könne die Brauerei-Inhaberin bei der Krankenkasse der Mitarbeiterin anrufen und ihre Vermutung äußern. Dann würde der Medizinische Dienst der Krankenkasse aktiv werden. Alternativ könnte die Inhaberin dem Angestellten kein Gehalt mehr zahlen. Dann müsste der Arbeitnehmer in einem Prozess nachweisen, dass er wirklich krank war, um sein Gehalt zu bekommen. Allerdings gibt es in solchen Fällen eine Ausnahme: Besteht der Verdacht, dass Angestellte nicht nur krankfeiern, sondern währenddessen auch noch bei der Konkurrenz arbeitet, wäre der Einsatz eines Detektivs gerechtfertigt. „Denn dann kommt zum Betrug noch eine erhebliche Pflichtverletzung des Arbeitsvertrages hinzu“, so Xenocrat. Welche arbeitsrechtlichen Sanktionen sind möglich, wenn zulässige verdeckte Überwachungen einen Verdacht bestätigen? „Wenn sich der begründete Verdacht etwa auf einen Arbeitszeitbetrug bestätigt, dann dürfen Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen den Angestellten abnahmen oder sogar kündigen – im Extremfall auch fristlos“, sagt Expertin Xenocrat. Mehr zu diesem Thema: Fristlose Kündigung: Das müssen Arbeitgeber wissen Welche Strafen drohen bei einer unrechtmäßigen verdeckten Mitarbeiterüberwachung? Wenn Datenschutzbehörden von verdeckten Mitarbeiterüberwachungen erfahren, drohen Bußgelder – im schlimmsten Fall in Höhe von 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes“, so Fachanwältin Xenocrat. Das höchste Bußgeld mit 35,3 Millionen Euro musste der Modekonzern H&M zahlen: Das Unternehmen hatte im Servicecenter Nürnberg private Informationen über Beschäftigte erfragt – etwa in Flur- und Einzelgesprächen –, diese Daten aufgezeichnet, digitalisiert und für Führungskräfte einsehbar gemacht. Dadurch konnte die Arbeitsleistung einzelner Mitarbeiter ausgewertet werden. „Mitunter können Überwachungsmaßnahmen sogar eine Straftat darstellen“, sagt Expertin Xenocrat. „Das wäre etwa der Fall, wenn ein Detektiv eine Mitarbeiterin über zwei Wochen hinweg verfolgt und dabei auch in ihre Wohnung eindringt.“ Mitarbeitende könnten dann Strafanzeige stellen und Schmerzensgeld von Arbeitgebenden einklagen.