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Sponsored PostPartner-Beitrag Best practice – digitales Vertragsmanagement

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Bei der Fülle an Verträgen und Dokumenten ist es heute kaum mehr möglich, alle Fristen und Termine zuverlässig im Auge zu behalten.

Bei der Fülle an Verträgen und Dokumenten ist es heute kaum mehr möglich, alle Fristen und Termine zuverlässig im Auge zu behalten.© Smartconex/Fotolia

Ein aktiv gemanagtes, digitales Vertragsmanagement spart Unternehmen Zeit, Personalkapazitäten und Kosten.

Vernetzte Geräte, intelligente Services, individuelle Kundenwünsche, globaler Wettbewerb – es sind nur einige Gründe für die digitale Transformation, die alle Unternehmen heute durchmachen. Doch im internationalen Vergleich stehen deutsche Unternehmen, besonders im Bereich des Mittelstands, in Fragen der Digitalisierung noch ziemlich am Anfang. Die Hemmschwelle vor Digitalisierung in Unternehmen begründet sich zum einen in der fehlenden Erfahrung mit neuen Technologien und der Verteidigung von bestehenden Prozessen, zum anderen fehlt es an Knowhow und finanziellen Mitteln*.

Wenn man sich vor Augen führt, dass die Kosten eines ineffizienten, dezentralen Vertragsmanagements auf neun Prozent des Jahresumsatzes geschätzt werden**, rückt schnell das Thema „Vertragsmanagement“ in die nähere Betrachtung.

Quelle: Smartconex/Fotolia

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Verträge mit individuellen Laufzeiten, Fristen, Verlängerungsoptionen und Kündigungsoptionen. Den Überblick über alle Vertragsmodalitäten zu behalten ist mit einem „analogen Vertragsmanagement“ nunmehr unmöglich. Alleine schon einen Vertrag zu finden wird nicht selten zur Odyssee. Zudem werden Fristen versäumt, Kosten laufen aus dem Ruder, dokumentierte Vertragshistorie und übersichtliche Reporting fehlen. Dadurch entsteht eine Unzufriedenheit auf Managementebene.

Ein aktiv gemanagtes digitales Vertragsmanagement beantwortet schnell und effizient Fragen zu Verträgen aus dem Controlling, der Rechtsabteilung oder vom Wirtschaftsprüfer: ein kompletter Überblick über die laufenden Verträge des Unternehmens entsteht und auch die Beziehungen zu den einzelnen Vertragspartnern werden schnell klar. Die Verknüpfung mit einer elektronischen Rechnungsbearbeitung heißt keine Zahlung ohne dazugehörigen Vertrag. Funktionen der Terminvorschau, Planung, automatisierter Terminbenachrichtigungen, Eskalationsstufen sowie auf Kundenwusch angepasstes Reporting sind weitere Vorzüge des digitalen Vertragsmanagements.

Quelle: Smartconex

 

Um ein aktives Vertragsmanagement implementieren zu können, muss aus dem ganzen passivem Datenbestand „active data“ im Unternehmen gewonnen werden. Das bedeutet: statische Informationen in Steuerungsinformationen und Prozesse zu wandeln! Als Erstes müssen alle analogen Verträge und Dokumente im Unternehmen buchstäblich „zusammengesucht“ werden. Es soll überlegt werden, ob der Vertragsbestand komplett inhouse verwaltet werden soll, eine Teillösung angestrebt wird oder ob man als Unternehmen mit dem Thema Vertragsmanagement nichts zu tun haben möchte und es lediglich auf Benachrichtigungen reduziert. Im weiteren Schritt definiert man, wer im Unternehmen Zugriff auf das Vertragsmanagement erhalten soll, welche Sprachen das Programm abbilden muss und wer auf Managementebene in den Implementierungsprozess eingegliedert wird. Hier gilt: alle Knowhow-Träger sollen möglichst frühzeitig miteingebunden werden.

Was haben wir aus unseren zahlreichen Implementierungen gelernt? Je gründlicher das Zielbild von Anfang an definiert ist, desto besser wird das Ergebnis. Um die Digitalisierung im Unternehmen erfolgreich voranzutreiben, müssen mehrere Erfolgsfaktoren berücksichtigt werden:

  • Chefsache: Mitarbeiter müssen mobilisiert werden, hierfür muss die Leitung eines jeden Unternehmens sich der Veränderung verschreiben und das „warum“ erklären.
  • Kommunikation: Ziele müssen definiert werden, Ängste müssen genommen werden.
  • Kundensicht: Der Kunde rückt in einer digitalisierten Welt immer in den Mittelpunkt.
  • Mitarbeiter: Teams brauchen Freiraum.

 

*Quelle: E&Y Umfrage „Digitalisierung im deutschen Mittelstand“, März 2017

**Quelle: IACCM

 

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