Sponsored PostAnzeige Weniger Bürokratie, mehr Nachhaltigkeit – mit digitalem Vertragsmanagement

Was wird 2022 für Unternehmen besonders wichtig? Wie kann die neue, hybride Arbeitskultur noch besser verankert werden? Digitales Vertragsmanagement in der Cloud ist hierfür ein entscheidender Bestandteil.

Neues Jahr, neue Herausforderungen, neue Prozesse – zu Beginn eines Jahres fassen wir nicht nur privat gute Vorsätze, sondern auch viele Unternehmen nutzen diese Zeit des Neubeginns, um ihre Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und sich fit für die Anforderungen der digitalen Transformation zu machen. Und dies gilt 2022 wahrscheinlich mehr als für alle Jahre zuvor: Hätte vor zwei Jahren jemand gedacht, dass heute sehr viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wie selbstverständlich im Home Office arbeiten? Allerdings kommen mit der neuen Arbeitskultur auch neue Herausforderungen auf Unternehmen zu.

Die meisten Arbeitnehmer schätzen hybride Arbeitsmodelle, die zu Beginn der Pandemie oft aus der Not heraus entstanden: Laut der Mittelstandsstudie 2021 von DocuSign können sich Befragte vorstellen, 2,5 Tage pro Woche an einem anderen Ort als dem Büro zu arbeiten. Dieser Trend hält zunehmend sogar Einzug in Abteilungen, in denen das kaum jemand erwartet hätte – zum Beispiel Personalabteilungen: Vorstellungsgespräche finden immer häufiger virtuell statt, und das Onboarding neuer Mitarbeiter ist zunehmend „remote“. Aber auch im Vertrieb und sogar in der Rechtsabteilung, in der Sicherheit und Datenschutz oberste Priorität haben, wird nach neuen Wegen gesucht, um vertrauliche Prozesse mit der neuen Kultur des flexiblen Arbeitens zusammenzubringen.

Während inzwischen Abstimmungen recht reibungslos mit Kollaborations-Tools und Video-Chats funktionieren, kommt der Prozess oft ins Stocken, sobald eine Unterschrift benötigt wird. Da wird Papier ausgedruckt, eingescannt und per Email versandt. Bei wichtigen Verträgen bleibt dann nur der Postweg – oder? Viele Unternehmen nutzen zwar inzwischen elektronische Signaturen, wie DocuSign sie anbietet. Weit weniger Verantwortliche wissen allerdings, dass eine elektronische Signatur auch für wichtige Vertragsunterzeichnungen verwendet werden kann, wenn bestimmte Bestimmungen eingehalten werden müssen. Die sogenannte „qualifizierte elektronische Signatur“, die eine zusätzliche Authentifizierung erfordert, ist rechtlich als Äquivalent zu einer händischen Unterschrift anerkannt.

Das Vertragsmanagement von A bis Z digitalisieren

Die Unterschrift unter einem Vertrag ist natürlich ein entscheidender Aspekt – aber Vertragsmanagement beinhaltet noch wesentlich mehr. Oft ist ebenso wenig bekannt, dass nicht nur die Unterschrift, sondern das komplette Vertragsmanagement digitalisiert werden kann: Ein Vertragszyklus besteht aus der Verhandlungsphase, der Dokumentenerstellung, dem eigentlichen Signieren, aber auch der Integration mit vorhandenen Aufzeichnungssystemen und schließlich einer intelligenten Aufbewahrung, so dass spätere Analysen und Vergleiche mit anderen Verträgen möglich sind. All diese Schritte können digitalisiert durchgeführt und auf einer einzigen Plattform in der Cloud zusammengeführt werden – natürlich mit dem Sicherheitslevel, das für Verträge nötig ist.

Für ein solches umfassendes digitales Vertrags-Handling bietet DocuSign Lösungen für eSignature, Dokumentenerstellung, Vertragsmanagement, sogenannte Clickwrap-Vereinbarungen bis hin zu Zahlungen, die direkt mit der Unterschrift angefordert werden können. Mit Hilfe von KI können Verträge zudem umfassend analysiert werden. Auch für verschiedenen Branchenanforderungen gibt es maßgeschneiderte Vertragslösungen. All diese Tools sind in der „Agreement Cloud“ von DocuSign zusammengefasst. Sicherheit und Datenschutz haben dabei immer oberste Priorität, und dementsprechend werden vornehmlich Rechenzentren in Deutschland und Europa genutzt.

Weniger Bürokratie und mehr Nachhaltigkeit im neuen Jahr

Ein digitales Vertragsmanagement an einem Ort in der Cloud ermöglicht es Mitarbeitern von vielen Orten aus zusammenzuarbeiten und macht somit Prozesse wesentlich effizienter. Laut der Mittelstandsstudie sparen verbesserte Prozesse pro Woche vier Stunden Zeit, also einen halben Arbeitstag. So können Unternehmen unnötige Bürokratie abbauen – auch dies ist ein relevanter Trend für 2022, um die neue Art des Arbeitens reibungslos umzusetzen.

Auch mehr Nachhaltigkeit steht bei vielen Unternehmen auf der Agenda. Ein Fokus für 2022 sollte sein, hier in verschiedenen Bereichen ganz konkrete Verbesserungen zu erzielen. Wenn ein Unternehmen Berge von Papier produziert, die dann in Aktenordnern oder gleich im Mülleimer verschwinden, ist dies nicht sehr nachhaltig. Deshalb geht der Trend zunehmend zum „papierlosen Büro“. 74 Prozent der befragten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Mittelstandsstudie sind dementsprechend der Meinung, dass papierlose oder papiersparende Maßnahmen – wie digitale Signaturen, digitale Notizbücher und das Reduzieren von Ausdrucken – einen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten.

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2022 werden viele Unternehmen die neue Art zu Arbeiten konsolidieren und weiter ausbauen – schlankere Prozesse und weniger Bürokratie sind dafür entscheidende Bausteine.

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