Aufbewahrungsfristen: Diese Unterlagen können Sie 2024 entsorgen

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbücher, Bilanzen und Briefe Unternehmer müssen Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher - egal ob diese digital oder auf Papier vorliegen – zehn Jahre lang aufbewahren. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftskorrespondenz muss grundsätzlich sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte, Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben, oder Halbjahresbilanzen sind dagegen nicht aufbewahrungspflichtig. In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden? Die Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. Achtung: Originalunterlagen auf Thermokopierpapier (beispielsweise Tankrechnungen, Faxe) werden mit der Zeit unlesbar. Wenn sie für steuerliche Zwecke notwendig sind, muss man die Originale kopieren und diese zusammen mit der Kopie aufbewahren. Das können Sie Anfang 2024 entsorgen Folgende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2017 erstellt wurden, können Sie jetzt dem Reißwolf übergeben: Schriftwechsel und Geschäftsbriefe Versicherungspolicen (nach Ablauf) Finanzberichte Betriebsprüfungsberichte Jahresabschlusserklärungen Angebote mit Auftragsfolge Bankbürgschaften und Darlehensunterlagen Exportunterlagen Lohnkonten Mahnbescheide Geschenknachweise Kalkulationsunterlagen Folgende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2013 erstellt wurden, können Sie jetzt vernichten: Jahresabschlüsse Buchungsbelege, also beispielsweise Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Lieferscheine Quittungen Kontoauszüge Jahresbilanzen Inventare Kassenberichte Kredit- und Steuerunterlagen Prozessakten Zwei Dinge sind dabei wichtig: Für Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte und Inventare ist auf das Kalenderjahr der Erstellung abzustellen. Beispiel: Der Jahresabschluss für 2019 wurde im Jahr 2021 erstellt. Da er ab dem Jahr, in dem er erstellt wurde, zehn Jahre aufzubewahren ist, darf er erst ab dem 1.1.2032 vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen. Und: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Das ist der Fall, wenn Sie nicht innerhalb eines Monats nach Erhalt des Steuerbescheids Einspruch eingelegt haben, der Steuerbescheid nicht vorläufig ist und er nicht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht. Aufzeichnungspflichten im Mindestlohngesetz Auch das Mindestlohngesetz enthält Aufbewahrungspflichten für Unternehmer: Seit dem Jahr 2015 müssen Arbeitgeber in der Regel die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, kurzfristig Beschäftigten sowie Beschäftigten in bestimmten Branchen wie dem Bau- und Gaststättengewerbe aufzeichnen und mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. [mehr-zum-thema] Was Immobilienbesitzer zu Aufbewahrungsfristen wissen sollten Wer aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung mehr als 500.000 Euro im Jahr erzielt hat, der muss die entsprechenden Unterlagen sechs Jahre lang aufheben. Bei Rechnungen über Bauleistungen gilt außerdem, unabhängig vom Einkommen des Steuerzahlers: Nach dem Umsatzsteuergesetz muss man Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Grundstück ausgestellt wurden, zwei Jahre lang aufbewahren. Die Baurechnungen enthalten meistens einen entsprechenden Hinweis zu dieser Aufbewahrungsfrist. Alle Handwerksleistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, müssen sogar fünf Jahre lang archiviert werden. Private Rechnungen und Belege – Aufbewahren empfehlenswert Private Rechnungen und Belege für die Einkommensteuererklärung muss man grundsätzlich nicht langfristig archivieren. Dennoch sollte man gewisse Regeln einhalten und Unterlagen nicht blindlings entsorgen. Belege müssen seit 2017 dem Finanzamt zwar nicht mehr automatisch vorgelegt werden, aber mit ihrer Entsorgung sollte man warten, bis der Steuerbescheid da ist, auf seine Ordnungsmäßigkeit überprüft wurde und Bestandskraft hat. Neben den steuerlichen Aspekten sollte man Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen behalten. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen, Garantien oder Gewährleistungsrechte besser durchsetzen.