Ermahnung Wann eine Ermahnung angebracht ist – und was sie von einer Abmahnung unterscheidet

Schluss damit! Wenn Mitarbeiter sich daneben benehmen, kann eine Ermahnung angebracht sein.

Schluss damit! Wenn Mitarbeiter sich daneben benehmen, kann eine Ermahnung angebracht sein.© go2 / photocase.de

Ein Mitarbeiter beleidigt Kollegen oder kommt ständig zu spät? Dann können Chefs eine Ermahnung aussprechen. Was das bedeutet und wie genau sich Ermahnung und Abmahnung unterscheiden.

Zeit zu handeln: Wenn Mitarbeiter durch ihr Verhalten andere oder sich selbst an der Arbeit hindern oder für schlechte Stimmung im Team sorgen, sollten Arbeitgeber eingreifen. Wegen kleinerer Fehltritte gleich zu kündigen wäre übertrieben – und in Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern auch nicht rechtwirksam, weil dort der gesetzliche Kündigungsschutz gilt. Dieser schreibt vor, dass Arbeitgeber vor einer Kündigung zunächst mit sogenannten milderen Mitteln versuchen müssen, das Arbeitsverhältnis zu verbessern. Abmahnung und Ermahnung sind solch mildere Mittel. Deshalb sollten Chefs beide kennen – und wissen, wann was zum Einsatz kommen sollte:

Was ist eine Ermahnung?

Einen Mitarbeiter zu ermahnen ist quasi die mildere Vorstufe der Abmahnung. Ein Chef kann sie beispielsweise dann anbringen, wenn Arbeitnehmer immer unpünktlich zur Arbeit erscheinen. Wollen Arbeitgeber eine Ermahnung abgeben, sollte diese folgende Merkmale aufweisen:

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  1. Eine Rüge des Arbeitgebers bezüglich eines bestimmten Verhaltens des Arbeitnehmers.
  2. Einen Hinweis darauf, dass der Mitarbeiter dieses Verhalten in Zukunft unterlassen soll.

Welches Verhalten rechtfertigt eine Ermahnung?

Grundsätzlich können Chefs Arbeitnehmer nur für ein Verhalten ermahnen, dass diese selbst steuern können. Fehlt ein Mitarbeiter etwa bei einem wichtigen Termin, weil niemand ihn über das Treffen informiert hat, rechtfertigt das keine Ermahnung – er ist schließlich nicht absichtlich ferngeblieben.

Arbeitgeber können Mitarbeiter beispielsweise ermahnen, wenn diese:

  • häufig privat telefonieren oder im Internet surfen,
  • Kollegen oder den Chef beleidigen,
  • öfter zu spät kommen,
  • ihren Arbeitsplatz auch nach mehrfacher Aufforderung nicht aufräumen,
  • es nach Krankheitstagen versäumen, ein ärztliches Attest einzureichen.

Was ist eine Abmahnung?

Mit der Abmahnung haben Arbeitgeber ein Mittel, um auf ein gröberes Fehlverhalten von Arbeitnehmern zu reagieren – oder aber darauf, dass sie nach einer Ermahnung nichts an sich ändern.

Chefs können beispielsweise abmahnen, wenn ein Mitarbeiter trotz Ermahnung weiter zu spät zu wichtigen Terminen erscheint oder Kollegen grob beleidigt. Eine Abmahnung sollte drei Merkmale enthalten:

  1. Eine Rüge des Arbeitgebers im Hinblick auf ein bestimmtes Verhalten des Arbeitnehmers, mit dem dieser gegen seinen Arbeitsvertrag verstoßen hat.
  2. Eine Aufforderung des Arbeitgebers an den Mitarbeiter, dieses Verhalten künftig zu unterlassen.
  3. Eine Warnung an den Mitarbeiter, dass im Falle einer Wiederholung arbeitsrechtliche Konsequenzen beziehungsweise eine verhaltensbedingte Kündigung drohen.

Was unterscheidet eine Ermahnung von einer Abmahnung?

Der entscheidende Unterscheid zur Abmahnung: Wer nur ermahnt, droht nicht mit der Kündigung. Eine Abmahnung muss diese Warnfunktion immer enthalten.

Kündigt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter später tatsächlich wegen wiederholter Vertragsverstöße und klagt der Arbeitnehmer dagegen, können vorherige Abmahnungen vor Gericht entscheidend sein: In vielen Fällen sind sie eine Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Im Gegensatz dazu hilft die Ermahnung Arbeitgebern vor Gericht wenig.

Wann sollten Chefs eine Ermahnung der Abmahnung vorziehen?

Weil eine Abmahnung immer mit einer Kündigungsandrohung verbunden ist, kann sie Arbeitnehmer verschrecken – insbesondere, wenn sie sich ihres Fehlverhaltens gar nicht bewusst sind. Wer seine Angestellten schon bei kleineren Fehltritten abmahnt, riskiert also, Mitarbeiter zu vergraulen.

Ist das Fehlverhalten nicht schwerwiegend, sollten Arbeitgeber Mitarbeiter zunächst also nur ermahnen. Wiederholen diese ihr Verhalten, sollten Chefs abmahnen. Und letztendlich kündigen, sollten Mitarbeiter weiterhin nichts ändern.

Bei besonders schweren Vertragsverstößen können Chefs indes darauf verzichten, Arbeitnehmer zu ermahnen oder abzumahmen – und direkt kündigen. Wann solch eine außerordentliche Kündigung gerechtfertigt ist, lesen Sie in unserem Artikel „Das müssen Sie wissen, damit die fristlose Entlassung klappt“.

Muss eine Ermahnung schriftlich erfolgen?

Arbeitgeber können selbst entscheiden, ob Sie eine Ermahnung mündlich oder schriftlich mitteilen. Weil ein schriftlicher Brief offizieller wirkt, stehen damit die Chancen eventuell besser, dass der Mitarbeiter sein Verhalten ändert. Chefs können aber auch in einem Gespräch unter vier Augen ermahnen.

Die nächste Stufe – die Abmahnung – müssen Chefs dem Mitarbeiter allerdings immer schriftlich zukommen lassen.

Können Arbeitgeber einem Mitarbeiter kündigen, nachdem sie ihn mehrfach ermahnt haben?

Einer rechtswirksamen verhaltensbedingten Kündigung muss in der Regel eine Abmahnung vorausgehen. Den Mitarbeiter nur zu ermahnen genügt nicht – denn bei einer Ermahnung fehlt die Warnung von arbeitsrechtlichen Konsequenzen, sollte der Angestellte sein Fehlverhalten wiederholen.

Chefs, die nur ermahnen und später kündigen, haben im Falle eines Kündigungsschutzprozesses daher schlechte Karten: Die Richter könnten ihnen eine fehlende Abmahnung anlasten. Die Folge: Die Firma muss den eigentlich entlassenen Mitarbeiter weiterbeschäftigen oder sich mit ihm auf eine Abfindung einigen.

Ausnahme: In Kleinbetrieben mit maximal zehn regelmäßigen Mitarbeitern greift das Kündigungsschutzgesetz nicht. Inhaber von solchen Firmen müssen zwar auch gewisse gesetzliche Regelungen beachten, haben es bei Kündigungen aber grundsätzlich deutlich leichter als Inhaber größerer Firmen. In Kleinbetrieben genügt es im Zweifelsfall also auch, einen Mitarbeiter vor einer Kündigung nur zu ermahnen.

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