Fahrtkostenzuschuss So lohnt sich ein Fahrtkostenzuschuss auch für Arbeitgeber
Ein Fahrtkostenzuschuss kann sich finanziell auszahlen – für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber.

© Huber & Starke / Corbis / Getty Images

Ein Fahrtkostenzuschuss ist eine beliebte Alternative zur Gehaltserhöhung. Doch was genau bringt er? Wie wird er berechnet? Und was gilt steuerlich? Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Was ist ein Fahrkostenzuschuss?

Ein Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers: Mit ihm können Chefs Arbeitnehmer bei den Fahrtkosten zur Arbeit finanziell unterstützen.

Der Fahrtkostenzuschuss ist frei verhandelbar. Arbeitnehmer haben keinen grundsätzlichen Anspruch darauf – im Gegensatz zur staatlich gewährten Entfernungspauschale, auch „Pendlerpauschale“ genannt: Über sie können Arbeitnehmer Fahrtkosten als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung steuerlich geltend machen.

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Welche Varianten des Fahrtkostenzuschusses gibt es?

Für Arbeitgeber gibt es verschiedene Wege, Mitarbeitern einen Fahrtkostenzuschuss zu zahlen:

  • als Barzuschuss zusätzlich zum Arbeitsentgelt.
  • als Sachleistung – etwa in Form eines Jobtickets oder Benzingutscheins, beziehungsweise Tankgutscheins.
  • in Form einer Sammelbeförderung, etwa, wenn ein Unternehmen einen Betriebsbus zur Verfügung stellt, der Mitarbeiter von zuhause abholt und wieder zurückbringt.
  • als Kostenerstattung für Fahrten, die infolge einer betrieblich veranlassten doppelten Haushaltsführung, Dienstreise oder Auswärtstätigkeit entstanden sind.

„Wichtig zu wissen: Arbeitgeber sollten einen Fahrtkostenzuschuss immer zusätzlich zum vereinbarten Bruttolohn zahlen. Wenn sie stattdessen einen Teil des Lohns in einen Fahrtkostenzuschuss umwandeln, ist er nicht steuerbegünstigt“, sagt Dietrich Loll, Steuerberater und Rechtsanwalt.

Wie werden Fahrtkostenzuschüsse besteuert?

Welche Steuern auf einen Fahrtkostenzuschuss anfallen, hängt davon ab, für welches Verkehrsmittel Arbeitgeber ihn zahlen. Der Gesetzgeber unterscheidet zwei Fälle:

  • Fall 1: Der Fahrtkostenzuschuss unterstützt Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln („Jobticket“).
  • Fall 2: Der Fahrtkostenzuschuss unterstützt Fahrten mit anderen Verkehrsmitteln, zum Beispiel dem Auto des Arbeitnehmers.

Im ersten Fall ist der Fahrtkostenzuschuss meist lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Im zweiten Fall dürfen Arbeitgeber den Zuschuss pauschal versteuern – bis zu einer Grenze von 4500 Euro pro Jahr und maximal bis zum Betrag der Entfernungspauschale, die der Arbeitnehmer im Rahmen des Werbungskostenabzugs geltend machen könnte, würde er den Zuschuss nicht erhalten. Das heißt: Für einen Fahrtkostenzuschuss bis 4500 Euro müssen Arbeitgeber 15 Prozent Lohnsteuer plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer abführen. Sozialabgaben fallen dann nicht an.

Liegt der Zuschuss über dieser Grenze, müssen Arbeitnehmer nachweisen, dass sie ihren eigenen oder einen ihnen überlassenen Pkw für die Fahrt zur Arbeit nutzen – dann darf der Fahrtkostenzuschuss auch höher sein. Arbeitnehmer sollten gegenüber dem Arbeitgeber erklären, dass sie einen Pkw nutzen, zudem müssen plausible Aufzeichnungen die Anzahl der Fahrten pro Jahr dokumentieren. Bei sehr hohen Zuschüssen (beispielweise 6600 Euro für eine Entfernung von 100 Kilometern an 220 Tagen) fordert das Finanzamt zudem die Kilometerstände laut Werkstattrechnungen an, etwa von der Durchsicht.

Können Arbeitnehmer nicht nachweisen, dass sie tatsächlich mit dem Pkw zur Arbeit fahren,  gilt jeder Euro über der 4500-Euro-Grenze als Gehalt: Dann fallen die normalen Lohnsteuerbeträge sowie Sozialabgaben an. Gleiches gilt für Zuschüsse, die die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers übersteigen.

Welche steuerlichen Ausnahmeregelungen gibt es?

Unter bestimmten Umständen sind Fahrtkostenzuschüsse auch dann steuer- und sozialabgabenfrei, wenn es sich bei ihnen nicht um ein Jobticket handelt:

  • Arbeitgeber zahlen den Fahrtkostenzuschuss für eine beruflich bedingte doppelte Haushaltsführung oder Auswärtstätigkeit (EStG § 3 Nr. 16).
  • Der Fahrtkostenzuschuss erfolgt in Form einer Sammelbeförderung (EStG § 3 Nr. 32).
  • Unternehmer zahlen den Fahrtkostenzuschuss an Auszubildende für die Fahrten zur Berufsschule.

Gibt es beim Fahrtkostenzuschuss für Jobtickets Unterschiede – je nachdem, ob es für den Nah- oder Fernverkehr gilt?

Handelt es sich bei dem Jobticket um ein Angebot des Nahverkehrs, müssen Arbeitnehmer nicht dokumentieren, welche Fahrten dienstlich waren – und welche Privatfahren. Arbeitgeber können über den Fahrtkostenzuschuss also beispielsweise ein Jahresticket für den ÖPNV einer Großstadt finanzieren und diese Kosten als Betriebsausgaben geltend machen – ohne dass Lohnsteuer und Sozialgaben anfallen. „Das gilt selbst dann, wenn die Arbeitnehmer zu Fuß zur Arbeit kommen und das Jobticket nur privat nutzen“, so Loll.

Im Personenfernverkehr dagegen dürfen nur die dienstlichen Fahrten von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte sowie Dienstreisen über einen steuerfreien Fahrtkostenzuschuss finanziert werden. „Es gibt aber eine wichtige Ausnahme, die oft greift: Sobald eine Monats- oder Jahreskarte für Arbeitsweg und Dienstreisen in der Summe günstiger ist als die Abrechnung einzelner Fahrten mit dem Bahnticket zum Normalpreis, müssen Arbeitnehmer ebenfalls nicht zwischen privat und dienstlich trennen“, so Steuerberaterin Kerstin Thiele. „In dem Fall dürfen Arbeitgeber die Kosten ebenso komplett steuer- und sozialabgabenfrei abrechnen“.

Rechenbeispiel: Eine Bahncard 100 kostet aktuell 4395 Euro. Angenommen, die Einzelfahrt mit der Bahn würde den Arbeitnehmer 25 Euro kosten. Dann wäre eine Bahncard 100 bei 220 Arbeitstagen pro Jahr deutlich günstiger als die 5500 Euro bei Abrechnung der 220 einzelnen Fahrten.

Wie sehen Beispielrechnungen für Fahrtkostenzuschüsse bei Fahrten mit dem PKW aus?

Fährt ein Arbeitnehmer mit dem Auto zur Arbeit, berechnet sich die Höhe des möglichen Zuschusses wie folgt: Länge der einfachen Fahrt vom Wohnort zur Tätigkeitsstätte multipliziert mit der Zahl der Arbeitstage mal 0,30 Euro (Entfernungs- oder Pendlerpauschale). Als Berechnungsgrundlage der einfachen Fahrt gilt die kürzeste Strecke. Wählt der Arbeitnehmer einen längeren Weg, beispielsweise über eine Autobahn, darf dieser nur angesetzt werden, wenn er offensichtlich verkehrsgünstiger und dadurch schneller ist und ihn der Arbeitnehmer auch regelmäßig nutzt. Damit gleicht die Berechnung jener, die Arbeitnehmer anstellen müssen, wenn Sie sie Fahrtkosten als Werbungskosten absetzen möchten.

Rechenbeispiel 1:

Herr Mayer fährt jeden Morgen mit dem Auto 20 Kilometer von seinem Heimatdorf nach Stuttgart, wo er als Kaufmännischer Leiter bei einem Autozulieferer arbeitet. Herr Meyer hat über Jahre hinweg gute Arbeit geleistet und fordert eine Gehaltserhöhung. Anstelle dieser bietet ihm sein Arbeitgeber einen jährlich gezahlten Fahrtkostenersatz an. Dieser Zuschuss würde sich wie folgt berechnen:

20 (Kilometer) x 220 (Arbeitstage pro Jahr) x 0,30 Euro = 1320 Euro.

Folgende Steuern fallen in Beispiel 1 an:

Die 1320 Euro Fahrtkostenzuschuss pro Jahr liegen unterhalb der 4500-Euro-Grenze, der Arbeitgeber darf also die Pauschalversteuerung wählen. Es ergeben sich folgende steuerliche Kosten für den Arbeitgeber:

  • 15 Prozent Lohnsteuer von 1320 Euro = 198 Euro
  • 5,5 Solidaritätszuschlag von 198 Euro Lohnsteuer = 10,89 Euro Solidaritätszuschlag
  • 5,5 Prozent pauschale Kirchensteuer (Prozentsatz für Baden-Württemberg): = 10,89 Euro

Insgesamt liegt die steuerliche Belastung des Arbeitgebers in diesem Beispiel bei 219,78 Euro.

Rechenbeispiel 2:

Frau Wiese bewirbt sich als Versicherungsangestellte bei einer Firma, die 80 Kilometer von ihrem Wohnort entfernt liegt. Die Firma macht ihr ein gutes Angebot, doch Frau Wiese zweifelt, ob sie den weiten Weg zum Arbeitsplatz täglich auf sich nehmen will – auch wegen der anfallenden Kosten. Um sie für sich zu gewinnen, bietet ihr der potenzielle Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss an. Dieser würde – bei jährlicher Berechnung – wie folgt ausfallen:

80 (Kilometer) x 220 (Arbeitstage) x 0,30 Euro = 5.280 Euro.

Folgende Steuern fallen bei Beispiel 2 an:

Der Fahrtkostenzuschuss von Frau Wiese liegt mit 5280 Euro über der 4500-Euro-Grenze. Da sie nicht nachweisen kann, dass sie regelmäßig mit ihrem eigenen Pkw zur Arbeit fährt (weil sie immer wieder auch öffentliche Verkehrsmittel und eine Fahrgemeinschaft nutzt), erfolgt die Besteuerung zweigeteilt. 4500 Euro kann der Arbeitgeber pauschal versteuern. Da Frau Wiese aus der Kirche ausgetreten ist, wird keine Kirchensteuer fällig. Damit ergeben sich für die 4500 Euro Zuschuss Kosten von 835,56 Euro (15 Prozent = 792 Euro Lohnsteuer plus 5,5 Prozent auf die Lohnsteuer = 43,56 Euro Solidaritätszuschlag).

Der Restbetrag, in diesem Beispiel 780 Euro, wird wie normaler Arbeitslohn versteuert: Zusätzlich zur Lohnsteuer muss der Arbeitgeber auf diesen Betrag dann noch etwa 20 Prozent Sozialversicherungsbeiträge abführen.

Wichtig: Würde Frau Wiese einen Firmenwagen erhalten, dürfte der Arbeitgeber zwar den geldwerten Vorteil in Höhe der Entfernungspauschale mit 15 Prozent pauschal besteuern, aber keinen zusätzlichen Zuschuss zahlen – da die Fahrzeugkosten ja bei ihm bereits Betriebsausgaben sind.

Dürfen Arbeitgeber auch Auszubildenden, Mini- und Midijobbern einen Fahrkostenzuschuss zahlen?

Da es sich beim Fahrtkostenzuschuss um eine freiwillige Arbeitgeberleistung handelt, können ihn auch Azubis, Midi- und Mini-jobber bekommen – auch dann, wenn sie nicht sozialversicherungspflichtig sind. Über einen steuerfreien oder pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschuss ist es also beispielsweise möglich, als Minijobber mehr als 450 Euro pro Monat zu verdienen – egal, ob Arbeitgeber den Zuschuss als Jobticket oder pauschal besteuerten Barzuschuss gewähren.

Gibt es eine Obergrenze für den Fahrtkostenzuschuss?

Einen Höchstbetrag für den Fahrkostenzuschuss gibt es nicht.

Welche Vorteile und Nachteile hat ein Fahrtkostenzuschuss für Arbeitgeber?

„Ein Fahrtkostenzuschuss ist, verglichen etwa mit einem Gehaltsextra, für Arbeitgeber ein finanziell attraktives Mittel, um Mitarbeiter für das eigene Unternehmen zu gewinnen – oder sie an die Firma zu binden“, erklärt Loll. Der Grund: Arbeitgeber können die Ausgaben als Betriebsausgaben geltend machen und mindern damit ihren steuerpflichtigen Gewinn. Außerdem sparen sie in den meisten Fällen auch noch Sozialabgaben.

„Außerdem lässt sich ein Fahrtkostenzuschuss gut mit anderen freiwilligen Arbeitgeberleistungen kombinieren, etwa einem Dienstfahrrad und Essensgutscheinen. So können Arbeitgeber ihren Angestellten signalisieren: ‚Ich mache mir Gedanken um dein Leben und darum, dass es dir gut geht“, so Loll.

Nachteile sehen die Experten keine. „Ein Fahrtkostenzuschuss bedeutet lediglich einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand – mehr nicht“, erklärt Steuerberaterin Thiele. So müssen Arbeitgeber in den Lohnunterlagen etwa nachweisen, dass der Arbeitnehmer für den Zuschuss tatsächlich ein Jobticket erworben hat.

Zahlen Arbeitgeber den Zuschuss für Fahrten mit dem privaten Pkw, müssen sie außerdem darauf achten, dass Mitarbeiter ihnen melden, wenn sie umziehen. „Wohnt ein Arbeitnehmer dann näher an der Arbeitsstätte, sinkt der steuerbegünstigte Fahrtkostenzuschuss. Wird das in der Lohnabrechnung nicht beachtet, kann es im Fall einer Lohnsteuerprüfung passieren, dass nachbesteuert wird und der Arbeitgeber auch noch Sozialabgaben zahlen muss. Und zwar sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil“, so Loll.

Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale: Können Arbeitnehmer beides in Anspruch nehmen?

Bekommen Arbeitnehmer einen Fahrtkostenzuschuss gewährt, dürfen sie grundsätzlich nicht gleichzeitig die Entfernungspauschale/Pendlerpauschale geltend machen. Ausnahme: „Wenn die Entfernungspauschale höher liegt als der gezahlte Fahrtkostenzuschuss, können Arbeitnehmer den Differenzbetrag in der Steuererklärung absetzen“, erklärt Loll. Beide werden gleich berechnet, also 0,30 Euro x Entfernungskilometer x Zahl der Arbeitstage.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer hat einen Arbeitsweg von 12 Kilometern pro einfacher Strecke. Der Arbeitgeber zahlt ihm ein Jobticket für den Nahverkehr, das 500 Euro jährlich kostet. Würde der Arbeitnehmer die Entfernungspauschale nutzen, käme er bei 220 Arbeitstagen pro Jahr auf 792 Euro (12 x 220 x 0,30 Euro), die er als Werbungskosten absetzen könnte. Den Differenzbetrag von 292 Euro dürfte der Arbeitnehmer trotz Jobticket nun steuerlich noch geltend machen.

Seit 1. Januar 2020 gilt zudem eine Änderung im Hinblick auf Jobticket und Pendlerpauschale. Arbeitnehmer haben nun die Wahl: Bleiben sie bei der steuer- und sozialabgabenfreien Variante, dürfen sie weiterhin keine Pendlerpauschale geltend machen. Alternativ können sie den Arbeitgeber bitten, das Jobticket pauschal zu besteuern – dann dürfen sie gleichzeitig die Entfernungspauschale nutzen. In dem Fall müssen Arbeitgeber 25 Prozent Lohnsteuer plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer abführen, Sozialabgaben fallen nicht an.

„Diese Variante lohnt sich vor allem für Arbeitnehmer, die nur ab und zu öffentliche Verkehrsmittel nutzen und trotz Jobticket weiterhin vor allem mit dem Auto zur Arbeit fahren“, so Loll. „Und für alle, deren persönlicher Steuersatz höher liegt als der pauschale Steuersatz“, so Lolls Fazit.  Für Arbeitgeber macht es keinen Unterschied, wenn der Arbeitnehmer die pauschale Lohnsteuer übernimmt.

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