Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen Diese Angaben dürfen auf Ihrer Korrespondenz nicht fehlen
Bevor Sie die Geschäftsbriefe in den Umschlag stecken, sollten Sie kontrollieren, ob alle Pflichtangaben aufgeführt sind.

Bevor Sie die Geschäftsbriefe in den Umschlag stecken, sollten Sie kontrollieren, ob alle Pflichtangaben aufgeführt sind.© VRD / Fotolia.com

Welche Pflichtangaben gelten für Geschäftsbriefe? Und was zählt eigentlich als Geschäftsbrief? Informationen für alle Rechtsformen im Überblick - von GmbH bis oHG.

Wer als Unternehmer schriftlich mit Geschäftspartnern in Kontakt treten will, muss einiges beachten: Denn für Geschäftsbriefe verlangt der Gesetzgeber eine Reihe an Pflichtangaben. Welche genau, ist abhängig von der Rechtsform.

Was gilt als Geschäftsbrief?

Zu den Geschäftsbriefen gehören alle schriftlichen Mitteilungen, die an Empfänger außerhalb des Unternehmens gerichtet sind. Das können beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen oder Korrespondenz mit Kunden oder Lieferanten sein.

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Nicht als Geschäftsbrief zählen Mitteilungen, die innerhalb des Unternehmens verschickt werden, etwa zwischen mehreren Abteilungen oder Zweigstellen. Auch Lieferscheine gelten nicht als Geschäftsbrief, ebenso wenig wie Werbeprospekte, Newsletter oder andere Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis.

Gelten die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe auch für E-Mails?

Die gesetzlichen Vorschriften gelten nicht nur für geschäftliche Korrespondenz auf Papier, sondern auch für andere Mitteilungen in Schriftform, etwa E-Mails oder Faxe.

Sind Rechnungen eigentlich auch Geschäftsbriefe?

Rechnungen zählen ebenfalls zu den Geschäftsbriefen. Für sie sind jedoch nicht nur die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe vorgeschrieben, sondern sie müssen noch weitere Angaben enthalten. Mehr dazu hier: Pflichtangaben auf Rechnungen.

Welche Pflichtangaben gelten je nach Rechtsform?

Nicht im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen

  • Vor- und Zuname des Einzelunternehmers
  • ladungsfähige Anschrift

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

  • Vor- und Zunamen aller Gesellschafter
  • Rechtsform (GbR)
  • ladungsfähige Geschäftsanschrift

Im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Rechtsformzusatz wie „eingetragener Kaufmann“ oder „eingetragene Kauffrau“ – eine Abkürzung ist möglich
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registergericht und Handelsregisternummer

Das regelt § 37a HGB.

Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Rechtsform (oHG oder KG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer

Das regeln § 125a und § 177a HGB.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG (haftungsbeschränkt))

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Rechtsform der Gesellschaft (GmbH oder UG (haftungsbeschränkt))
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Vor- und Zunamen aller Geschäftsführer; außerdem Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden, falls vorhanden.
  • Wird die Gesellschaft abgewickelt, ist darauf hinzuweisen, etwa mit der Abkürzung „i.L.“ für „in Liquidation“. Statt der Geschäftsführer sind dann die Liquidatoren zu nennen.

Das regelt § 35 a GmbHG.

Aktiengesellschaft (AG)

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Rechtsform der Gesellschaft (AG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Vor- und Zunamen aller Vorstandsmitglieder (der Vorstandsvorsitzende ist zu benennen) und des Aufsichtsratsvorsitzenden
  • Wird die Gesellschaft abgewickelt, ist darauf hinzuweisen, etwa mit der Abkürzung „i.L.“ für „in Liquidation“. Statt der Vorstandsmitglieder sind dann die Liquidatoren zu nennen.

Das regelt § 80 AktG.

GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG

Bei diesen Gesellschaften ist die persönlich haftende Gesellschafterin keine natürliche Person, sondern eine GmbH, bzw. eine AG. Daher müssen ergänzende Angaben gemacht werden.

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Firmenname der Gesellschaft, die die Funktion der persönlich haftenden Gesellschafterin übernommen hat, mit allen weiteren Pflichtangaben der jeweiligen Rechtsform (siehe GmbH oder AG). Gehört zu den Gesellschaftern eine oHG oder KG, bei der ein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist, ist das nicht nötig.

Das regeln § 125a und § 177a HGB.

Was kann passieren, wenn die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen fehlen?

Das zuständige Registergericht hat in diesen Fällen das Recht, ein Zwangsgeld zu verhängen. Es kann bis zu 5000 Euro betragen.

2 Kommentare
  • Walter 24. August 2020 14:13

    Etwas sehr Wichtiges wurde hier nicht erwähnt. Ich rege mich immer auf, wenn ich eMails erhalte, die einen rechtsverbindlichen Charakter haben können und keinen Verfasser benennen !
    Mich kann doch keine Firma anschreiben, sondern nur natürliche Personen. Frau Meier / Herr Schulze usw.
    Es geht doch um Haftung – Handlungskette. Ein „anonymer Brief“ ist doch für den Papierkorb.
    OHNE HAFTUNG darf man überhaupt keine Geschäfte tätigen.
    Und es ist auch kein guter Stil im Business. Nicht einmal, wenn ein Unternehmen 1000 Mitarbeiter hätte und gerade da wäre es ja noch wichtiger. Eine Korrespondenz hat m.E. immer mit „i.A. Frau…..“ oder „i.V“ darunter (nicht dabei) zu stehen oder „Herr….. Geschäftsführer“.
    Es gibt einfach logische Erwägungen. Aber heutzutage herrscht überall nur noch Chaos und Unwissenheit oder die Leute können nicht mehr normal denken. Ich habe mich mal per eMail bei einer Firma beworben. Da hat mir doch die Sekretärin meine (digitalen) Unterlagen wieder zurückgeschickt „zu unserer Entlastung“. ????
    Wie verrückt muss man sein. Sie hat die doch nur kopiert und weiterverarbeitet und dem Risiko des Datendiebstahl im Netz ausgesetzt. Mit solchen Dingen muss ich mich herum ärgern.
    Aber für die Stelle bin ich dann nicht gut genug, da nehmen sie jemand anderen.

  • Daniela Schröder 29. Juni 2020 16:27

    Guten Tag,

    kann ich auf Pflichtangaben wie Sitz der Gesellschaft, Registergericht, Handelsregisternummer und weitere in der Signatur verzichten, indem ich auf das Impressum verlinke?

    Danke und Grüße
    Daniela Schröder

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