Resturlaub und Arbeitsrecht Alles, was Sie über den Resturlaub Ihrer Mitarbeiter wissen müssen

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Wann verfällt Resturlaub? In welchen Fällen können Arbeitnehmer ihn ins neue Jahr übertragen? Und was gilt bei längerer Krankheit? Die wichtigsten Regelungen im Überblick.

Wann verfällt der Resturlaub der Mitarbeiter?

Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass der Resturlaub erst am 31. März des Folgejahres verfällt. Das aber ist ein Irrtum: Laut Bundesurlaubsgesetz muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden – es sei denn, im Arbeits- oder Tarifvertrag steht etwas anderes. Der Jahresurlaub von 2021 verfällt also grundsätzlich am 31. Dezember 2021.

Wörtlich heißt es im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), Paragraf 7, Absatz 3, hierzu: „Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen.“

Wichtiges Urteil  des Europäischen Gerichtshofs

Die Richter vom Europäischen Gerichtshof (EuGH, Az.: C-619/16, C-684/16)) haben die Voraussetzungen für den Urlaubsverfall 2018 verschärft. Zwar steht noch im Bundesurlaubsgesetz, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden muss, aber die Regelung darf so streng nicht mehr angewendet werden: So müssen Arbeitgeber ihre Angestellten jetzt rechtzeitig schriftlich darauf hinweisen, dass der Urlaub bis zum 31. Dezember oder bis spätestens 31. März des Folgejahres genommen werden muss, weil er sonst erlischt. Der Arbeitgeber muss beweisen, dass er seiner Hinweispflicht nachgekommen ist, entschied das Bundesarbeitsgericht in Folge der EuGH-Rechtsprechung (Az.: 9 AZR 541/15).

Unterbleibt diese Belehrung, verfällt der Urlaub nicht – selbst wenn der Arbeitnehmer gar keinen Urlaubsantrag gestellt hat. Der Urlaub kann also mit ins nächste Jahr hinübergenommen werden. Das ist auch möglich, wenn es andere gute Gründe gibt: „Das kann das Großprojekt sein, das noch vor Jahresende fertig werden muss“, erklärt die Kölner Arbeitsrechtlerin Nele Urban – oder auch eine lange Krankheit (siehe unten). Einmal übertragenen Urlaub kann man dem Arbeitnehmer im nächsten Jahr nicht einfach wegnehmen, wenn sich zum Beispiel Rahmenbedingungen geändert haben.

Rat vom Anwalt

Um zu vermeiden, dass Urlaub auf das neue Jahr übertragen wird, rät der Hamburger Arbeitsrechtler Henning Müller von der Kanzlei Altenburg Unternehmern dazu, sich im Rahmen der Hinweispflicht an den Vorgaben des Bundesarbeitsgerichts zu orientieren. Danach muss sich der Arbeitgeber bei Erfüllung seiner Mitwirkungsobliegenheiten auf einen „konkret“ bezeichneten Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres beziehen.

Er kann seine Mitwirkungsobliegenheiten laut Müller zum Beispiel dadurch erfüllen, dass er dem Arbeitnehmer zu Beginn des Kalenderjahres in Textform mitteilt, wie viele Arbeitstage Urlaub ihm im Kalenderjahr zustehen, ihn auffordert, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann, und ihn über die Konsequenzen belehrt, die eintreten, wenn dieser den Urlaub nicht entsprechend der Aufforderung beantragt.

Zudem sei es sinnvoll, den Mitarbeitern im dritten Quartal eine aktualisierte Mitteilung bezüglich der noch offenen Urlaubsansprüche in Textform zukommen zu lassen, sagt Rechtsanwalt Müller.

Fürsorgepflicht

Zudem hat der Arbeitgeber Fürsorgepflichten gegenüber seinen Mitarbeitern. Er müsse dafür sorgen, dass ein Arbeitnehmer zumindest den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub pro Jahr nehme, entschied 2015 das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg (Az.: 10 Sa 86/15). Dieser beträgt 24 Tage bei einer Sechs-, beziehungsweise 20 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche. Andernfalls verletze er seine Schutzpflichten. Entsprechend entschied im selben Jahr auch das LAG München (Az.: 8 Sa 982/14). Das EuGH-Urteil aus 2018 bestätigte diese Rechtsauffassung.

Lesen Sie hier mehr zum Thema Urlaubsanspruch: Was Arbeitgeber zum Thema Urlaub wissen sollten.

Was bedeutet es für Arbeitgeber, wenn Arbeitnehmer Urlaub ins neue Jahr übertragen?

Für jeden Urlaubstag, den ein Arbeitnehmer mit ins neue Jahr nimmt, müssen Unternehmen Rückstellungen in ihrer Bilanz bilden – für den Fall, dass ein Mitarbeiter mit Resturlaub gekündigt wird oder die Firma Insolvenz anmeldet. Dies hat Auswirkungen auf den Jahresabschluss: Die Rückstellungen schmälern den zu versteuernden Gewinn. Schreibt das Unternehmen rote Zahlen, sollte der Unternehmer versuchen, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter möglichst wenig Resturlaub ins neue Jahr übertragen – sonst fällt das Minus in der Bilanz noch größer aus.

Wie können Arbeitgeber die Rückstellungen für den Resturlaub berechnen?

Anders, als viele Unternehmer glauben, orientieren sich Urlaubsrückstellungen nicht am Bruttolohn eines Arbeitnehmers. Ausschlaggebend für die Höhe der Rückstellungen ist vielmehr das sogenannte Urlaubsentgelt – und das wird handels- und steuerrechtlich unterschiedlich bemessen.

Urlaubsrückstellungen fallen in der Handelsbilanz eines Unternehmens fast immer höher aus als in der Steuerbilanz. Ein Grund dafür: Die Summe der Resturlaubsansprüche darf bei einer Fünf-Tage-Woche im Steuerrecht pauschal durch 250 Arbeitstage geteilt werden, im Handelsrecht dienen die tatsächlichen Arbeitstage als Grundlage. Und das sind nach Abzug von Urlaubs- und Krankheitstagen meist weniger als 250. Zudem wird im Handelsrecht nicht nur der Bruttolohn berücksichtigt, sondern auch künftige Gehaltsteigerungen und Sondervergütungen.

Generell lassen sich Urlaubsrückstellungen entweder als Durchschnittswert oder für jeden Mitarbeiter einzeln berechnen. „Die individuelle Berechnung ist viel genauer und bei kleinen Betrieben mit wenigen Mitarbeitern nicht viel aufwändiger als die Durchschnittsberechnung“, sagt der Wittenberger Steuerberater Gaston Winterfeld. Wie hoch Ihre Urlaubsrückstellungen aller Voraussicht nach sind, können Sie mit Hilfe unseres Schnellchecks selbst berechnen.

Wie lange hat der Arbeitnehmer nach der Übertragung Zeit, den Resturlaub zu nehmen?

Wird der Resturlaub aus betrieblichen Gründen ins neue Jahr übertragen, gewinnt der Arbeitnehmer Zeit bis zum 31. März des Folgejahres – auch das ist in Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), Paragraf 7, Absatz 3 geregelt: „Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“

Eine weitere Verlängerung der Frist ist nicht vorgesehen. Es steht Arbeitgebern aber selbstverständlich frei, ihren Mitarbeitern auch danach noch Resturlaub zu gewähren.

Bei Krankheit und bei Elternzeit gilt der Stichtag 31. März nicht.

Welche Regelungen zum Resturlaub gelten bei langer Krankheit?

Kann ein Arbeitnehmer seinen Urlaub wegen Krankheit nicht nehmen, verfällt er zwar nicht wie sonst bereits am Jahresende – das hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) 2009 entschieden (Az. C-350/06, C-520/06).

Allerdings hat der EuGH dieses Urteil 2011 eingeschränkt und eine tarifvertragliche Regelung für rechtens erklärt, derzufolge der in der Krankheit angesparte Urlaub 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres verfällt (Az. C-214/10). Bezugnehmend auf dieses Urteil hat das Bundesarbeitsgericht 2012 entschieden, dass Urlaub nach langer Krankheit am 31. März des übernächsten Jahres verfällt. (9 AZR 353/10). Arbeitgeber müssen also für den Resturlaub von Langzeitkranken zwei Jahre lang Rückstellungen bilden; denn so lang besteht der Urlaubsanspruch.

Mehr zum Urlaubsanspruch bei Krankheit lesen Sie in diesem Artikel: Urlaubsanspruch bei Krankheit –  Wann Urlaub verfällt und wann Chefs ihn auszahlen müssen.

Welche Regelungen zum Resturlaub gelten bei Elternzeit?

Geht ein Mitarbeiter in Elternzeit und hat er vorher nicht alle Urlaubstage genommen, werden diese Tage auf die Zeit nach der Elternzeit übertragen. Das regelt Paragraf 17, Absatz 2, des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes. „Endet das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit oder wird es im Anschluss an die Elternzeit nicht fortgesetzt, so hat der Arbeitgeber den noch nicht gewährten Urlaub abzugelten“, heißt es dort weiter.

Auch für den Resturlaub von Mitarbeitern in Elternzeit müssen Arbeitgeber also Rückstellungen bilden.

Einen umfassenden Überblick über Regelungen zur Elternzeit gibt es in unserem Artikel „Elternzeit und Mutterschutz: Das müssen Arbeitgeber beachten, wenn Mitarbeiter Eltern werden“.

Haben Arbeitnehmer grundsätzlich das Recht, sich ihren Resturlaub auszahlen zu lassen?

Gute Nachrichten für Chefs: Es gibt kein Recht auf Urlaubsabgeltung – also muss niemand fürchten, dass Angestellte ihren Urlaub bunkern und am Ende des Jahres die Rechnung für ihren Arbeitseifer präsentieren. Denn nach dem Wunsch des Gesetzgebers soll Urlaub der Erholung dienen – eine Auszahlung des Urlaubs ist im Bundesurlaubsgesetz nicht vorgesehen.

Was passiert mit dem Resturlaub, wenn ein Arbeitnehmer stirbt?

Es gibt aber Ausnahmen. Der EuGH hat im November 2018 in einem Urteil entschieden (Az.: C-569/16, C 570-16), dass die Erben eines verstorbenen Arbeitnehmers Anspruch auf eine finanzielle Vergütung für den nicht genommenen Urlaub haben.

Was passiert bei einer Kündigung mit dem Resturlaub?

Und auch im Falle einer Kündigung kann Resturlaub ausgezahlt werden. Hat das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate gedauert, ehe ein Chef dem Arbeitnehmer kündigt, hat dieser Anspruch auf den vollen Jahresurlaub  ­– selbst bei einer fristlosen Kündigung. Kann ein Arbeitnehmer seine restlichen Urlaubstage nicht mehr vollständig nehmen, muss der Arbeitgeber sie ihm auszahlen.

Wichtig: Arbeitgeber sind verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub auszuhändigen, wenn das Arbeitsverhältnis endet.

Mehr dazu hier: Urlaubsanspruch bei Kündigung: Wie viel Urlaub Mitarbeitern ausgezahlt werden muss

Wie viel Resturlaub kann der Mitarbeiter bei einer Kündigung überhaupt beanspruchen?

Der Resturlaub, der einem Arbeitnehmer bei einer Kündigung zusteht, wird häufig falsch berechnet. Denn, was viele nicht wissen: Scheidet ein Arbeitnehmer in der zweiten Jahreshälfte (also nach dem 30. Juni eines Kalenderjahres) aus dem Unternehmen aus, hat er grundsätzlich Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. In der ersten Jahreshälfte hat er nur Anspruch auf ein Zwölftel seines Jahresurlaubs für jeden vollen Monat, in dem er im Unternehmen arbeitet.

Beispiel:

Die Meier GmbH hat mit Mitarbeiter Schmidt 24 Tage Jahresurlaub im Arbeitsvertrag vereinbart. Herr Schmidt nimmt im laufenden Jahr keinen Urlaub und kündigt. Sein Anspruch auf Resturlaub beträgt …

  • … 2 Urlaubstage, wenn das Arbeitsverhältnis Ende Januar endet
  • … 4 Urlaubstage (2 pro Monat), wenn das Arbeitsverhältnis Ende Februar endet
  • usw.
  • 24 Urlaubstage (voller Jahresurlaub), wenn das Arbeitsverhältnis Ende Juli endet

Was gilt bei einer Kündigung mit sofortiger Freistellung in Bezug auf den Resturlaub?

Für eine fristlose Kündigung gelten hohe juristische Hürden. Daher ist es üblich, den Mitarbeiter hilfsweise ordentlich zu kündigen und sofort unter Anrechnung von Urlaubsansprüchen von der Arbeit freizustellen – quasi als Vorsichtsmaßnahme, falls die fristlose Kündigung abgeschmettert wird.

Der Anspruch auf Resturlaub verfällt damit jedoch nicht, da der Arbeitgeber durch eine Freistellung für den Zeitraum nach Zugang der fristlosen Kündigung nur dann wirksam Urlaub gewähren kann, wenn er dem Arbeitnehmer die Urlaubsvergütung vor Urlaubsantritt auszahlt oder vorbehaltlos zusagt. Da dies bei fristlosen Kündigungen vom Arbeitgeber regelmäßig nicht erfolgt, hat der Arbeitnehmer nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az.: 9 AZR 455/13) einen Anspruch darauf, sich den Resturlaub auszahlen zu lassen.

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