Recht + Steuern So vermeiden Sie Ärger bei Warenlieferungen in der EU

Von wegen Binnenmarkt: Nirgendwo sind die Nachweispflichten für Ein- und Ausfuhren in der EU so streng wie in Deutschland. Wer eine Spedition beauftragt, erspart sich manchen Ärger.

Das war knapp. Ein fränkischer Hersteller von Fahrzeugteilen hatte jahrelang Sitze mit eigenen Lkws zu Kunden in Frankreich und Italien ­gebracht. Frachtpapiere von Speditionen, die normalerweise für den Nachweis der Ausfuhrlieferungen nötig sind, hatte er also keine – und hätte deswegen um ein Haar Umsatzsteuer auf seine Produkte zahlen müssen.

Dabei sind Lieferungen von Unternehmer zu Unternehmer in der Europäischen Union (EU) eigentlich steuerfrei, nur der Endverbraucher zahlt Umsatzsteuer. Weil ihm aber die Papiere fehlten, musste der fränkische Unternehmer erst einen langen, mühsamen Kampf mit dem Finanzamt austragen. Den er, nach schier endlosem Schriftverkehr mit Betriebsprüfern und Kunden, schließlich gewann. „Jetzt liefere ich nur noch über Spediteure“, sagt der erleichterte Firmenchef, der seinen Namen lieber nicht nennen will, um es sich mit der Finanzverwaltung nicht endgültig zu verderben.

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Seitdem an den Grenzen zwischen EU-Staaten keine Zollhäuschen mehr stehen, in denen Beamte ihre Stempel in Ein- oder Ausfuhrpapiere drücken, ist das ohnehin komplexe Umsatzsteuerrecht noch um einige Formalien reicher geworden. Wer seine Waren umsatzsteuerfrei an gewerbliche Kunden in der EU liefern will, muss Nachweise über Nachweise anschleppen. Was die Finanzämter an Dokumenten fordern, klingt teils wie aus einer Satire über deutsche Bürokratie. „Meiner Ansicht nach sind die Nachweispflichten völlig überzogen“, sagt Michael Sabisch, Steuerberater von der BLB Steuerberatung, der den fränkischen Unternehmer beraten hat.

Dabei müsste das eigentlich gar nicht sein – ginge es nach Bundesfinanzhof und Gesetz­geber. Schon sie verlangen eine genaue Dokumentation über Lieferungen in der EU, etwa über Lieferdatum, Menge der Ware, Preis und Bestimmungsort. Der ­Eifer der Finanzbeamten kennt da noch lange keine Grenzen. Ihr Anliegen ist nachvollziehbar: Umsatzsteuerbetrug eindämmen. In der Praxis aber gehen sie weit schärfer vor, als es Gesetzgeber und Gerichte verlangen.

Ein Beispiel: Ein deutscher Autohändler verkauft einen Gebrauchtwagen an einen spanischen Kollegen, der den Wagen von einem Mitarbeiter in Deutschland abholen lässt. Allerdings taucht der spanische Kollege ohne eine schriftliche, hochoffizielle Bestätigung seines Chefs auf, die ihn als rechtmäßigen Abholer ausweist. Der deutsche Autohändler gibt den Wagen trotzdem raus. So geht’s nicht, befindet das Finanzamt – und verlangt die Umsatz­steuer vom deutschen Kfz-Händler. Erst der Bundes­finanzhof setzte diesem Formalismus ein Ende: Weil ein solcher Nachweis nicht per Gesetz oder Verordnung vorgeschrieben ist, muss er auch nicht beigebracht werden (Az.: V R 65/06), entschied das höchste Finanzgericht.

Doch das Urteil kann die eifrige Finanzverwaltung nicht aufhalten. In einem neueren Erlass heißt es zwar, eine derartige Vollmacht sei entbehrlich (Az.: IV D 3 – S 7141/08/10001). Doch die Beamten haben sich ein Türchen offengehalten. Sie beanspruchen, bei Zweifeln an der ordnungsgemäßen Versendung der Waren ins EU-Ausland das Dokument vom Firmenchef eben doch anzufordern. Und, damit nicht genug, auch noch zu prüfen, ob der (spanische) Aussteller der Vollmacht denn überhaupt zur Ausstellung derselben berechtigt war. Das alles soll dann der deutsche Firmeninhaber mit Papieren nachweisen können. „Wie das bei nicht regelmäßigen Geschäftsbeziehungen zwischen deutschem Unternehmer und EU-Firma funktionieren soll, weiß ich auch nicht“, sagt Experte Sabisch ratlos.

Das reicht aber noch nicht. Nötig ist zudem eine schriftliche Bestätigung des Abholers, dass er die Ware in das „übrige Gemeinschaftsgebiet“ (EU-Länder ohne Deutschland) befördert. So will es auch das Gesetz. Und das Finanzamt? Verlangt obendrein den Unterschriftenvergleich zwischen eben jener Bestätigung und dem Pass des Abholers. Was im Falle des deutsch-spanischen Autogeschäfts hieße: Der deutsche Händler muss sich vom iberischen Mitarbeiter den Pass zeigen lassen und eine Kopie machen. Den wundert es dann vielleicht nicht mal mehr, wenn er ein Papier unterschreiben soll, von dem er kein Wort versteht: Denn natürlich muss die Bestätigung auf Deutsch sein, damit sich hiesige Finanzbeamte nicht mit fremden Sprachen herumquälen müssen.

Versendung oder Beförderung?

Will der deutsche Unternehmer also sicher sein, keine Umsatzsteuer zahlen zu müssen, sollte er tunlichst all diese Nachweise bereithalten. Wie schlimm der Papierkrieg am Ende wird, hängt davon ab, ob es sich um einen Beförderungsfall handelt (deutsches Unternehmen oder EU-Kunde transportieren die Ware) oder um einen Versendungsfall (Spedition holt oder bringt sie).

Wer eine Spedition beauftragt, erspart sich einiges, muss aber immer noch viele Nachweise vorlegen: ein Doppel der Rechnung und einen Beleg, dass die Ware ins EU-Ausland versendet wird. Das kann ein Frachtbrief sein, ein Posteinlieferungsschein, ein Ladeschein oder die Auftragserteilung an einen Kurierdienst.

Neuerdings erkennt die Finanzverwaltung auch öfter den CMR-Frachtbrief an („Conven­tion relative au contrat de transport international de marchandises par route“). So weit, so gut. Aber natürlich gibt es auch hier ein Problem: Der deutsche Firmenchef braucht das Original des Frachtbriefs. Sein Kunde muss das Formular also ausgefüllt zurückschicken. „Das kann mitunter zu Schwierigkeiten führen“, erzählt Monik Vent, Umsatzsteuerexpertin bei Ecovis. Buchhalter in Spanien oder Italien können mit dem Formular wenig anfangen und haben meist keine Lust, sich damit zu beschäftigen.

Den Titel Exportweltmeister hat Deutschland ja an China verloren, doch als Europameister für Exportnachweispflicht, da stößt es keiner so schnell vom Thron.

Für die Bücher

Unternehmer, die an Kollegen in der EU Waren liefern, müssen dokumentieren:

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers
  • Name und Anschrift des gewerblichen Kunden
  • Name und Anschrift des von der ausländischen ­Firma Beauftragten
  • Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers
  • handelsübliche Bezeichnung, Menge der Ware
  • Tag der Lieferung
  • vereinbartes Entgelt
  • Tag, an dem das Geld entweder bar eingezahlt oder verbucht wurde
  • Art und Umfang der Be­arbeitung der Ware vor der Beförderung oder Versendung in EU
  • Beleg der Beförderung oder Versendung an den EU-Kunden
  • Bestimmungsort in EU
Aus dem Magazin
Dieser Beitrag stammt aus der impulse-Ausgabe 07/2011.

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