Betriebsprüfung: So meistern Sie die Schlussbesprechung

Die Schlussbesprechung ist der wichtigste Teil der Betriebsprüfung: Firmenchef, Prüfer und Steuerberater setzen sich zusammen, um die Ergebnisse der Prüfung zu besprechen und Kompromisse auszuhandeln. Mit etwas Verhandlungsgeschick lassen sich jetzt steuerlich strittige Fragen auf Jahre hin klären. Empfehlenswert für Unternehmer: vorher mit dem Steuerberater eine Verhandlungstaktik erarbeiten.

Die Finanzverwaltung muss die Punkte, die sie in der Schlussbesprechung ansprechen will, vorher nicht bekannt geben. Genauso wenig muss sie darüber informieren, ob ein für die Steuerfestsetzung zuständiger Beamter an der Besprechung teilnimmt. Bitten Sie den Prüfer dennoch um eine Themenliste.

Wurde in Ihrem Unternehmen ein für die Zukunft wichtiger Sachverhalt geprüft, zum Beispiel die Höhe des Geschäftsführergehalts oder eine Konzernumlage, sollten Sie sich über die ausgehandelte Höhe eine verbindliche Zusage für die nächsten Jahre einzuholen. Den Antrag dazu müssen Sie spätestens in der Schlussbesprechung stellen.

Solche Feststellungen oder Einigungen während der Schlussbesprechung haben noch keinerlei rechtliche Wirkung. Diese tritt erst mit dem Bericht des Prüfers ein, den dieser nach der Schlussbesprechung verfasst. Zu diesem können Sie dann noch einmal Stellung nehmen.

Wann Chefs bei der Schlussbesprechung nachgeben sollten

• Betriebsfeiern: Der Firmenchef nimmt die zusätzlich festgesetzte Lohnsteuer auf die eigene Kappe, wenn er seine Mitarbeiter mit einer schönen Feier verwöhnt und dafür im Durchschnitt mehr als 110 Euro inklusive Umsatzsteuer pro Mitarbeiter ausgegeben hat, etwa für Essen, Trinken, Fahrtkosten, Hotel und Rahmenprogramm. Ab der 110-Euro-Grenze muss die Feier als geldwerter Vorteil versteuert werden. Wer das versäumt hat, sollte nicht streiten.
• Eigenbedarf: Gastronomen und Handelsunternehmer sollten die Pauschalbeträge für die Eigenentnahme von Getränken und Lebensmitteln akzeptieren, die der Betriebsprüfer festgesetzt hat. Auch wenn die tatsächlichen Werte für den Selbstverbrauch niedriger sind. Sie verhandeln mit dem Beamten allerhöchstens über die Höhe des Anteils für die Kinder über zwölf Jahre. Denn die werden vom Finanzamt pauschal als Erwachsene behandelt und verzehren nach der amtlichen Tabelle zum Beispiel als Sohn oder Tochter eines Gastronomen jährlich 3520 Euro an kalten und warmen Speisen.

Wann Chefs bei der Schlussbesprechung verhandeln sollten

• Eigene Bezüge: Reibt sich der Kontrolleur an hohen Gehältern, Tantiemen und Extras des Gesellschafter-Geschäftsführers einer GmbH, setzt der Firmenchef zumindest den Vergleichswert aus aktuellen Umfragen zu Chefgehältern an. Bestes Argument für Topgehälter sind Gewinne deutlich über dem Branchendurchschnitt. (Lesen Sie mehr zum Thema, was Geschäftsführer verdienen.)
• Maschinenpark: Hat der Firmenchef hier die Buchwerte wegen Finanzkrise und Rezession radikal kleingerechnet, macht der Betriebsprüfer nicht mit. Er wird zwar durchweg eine außerplanmäßige Sonderabschreibung akzeptieren, aber dafür einen bescheidenen Prozentsatz anbieten – ein klassischer Fall für intensive Verhandlungen.
• Chefauto: Hält der Betriebsprüfer den Kaufpreis für einen Luxus- oder Sportwagen für unangemessen hoch, einigt man sich auf eine Obergrenze für die Abschreibungsbeträge. Vor allem, wenn der Unternehmer für die Anschaffung des ungewöhnlichen Autos keine repräsentativen Verpflichtungen ins Feld führen kann oder das Fahrzeug meist privat nutzt. (Lesen Sie mehr zum Thema, welcher Firmenwagen angemessen ist.)

Wann Chefs bei der Schlussbesprechung hart bleiben sollten

• Abschreibung: Haben Unternehmer Maschinen und Anlagen schneller abgesetzt, als es die amtliche Abschreibungstabelle erlaubt, belegen sie dem Betriebsprüfer die überdurchschnittliche Nutzungsintensität etwa im Zwei- oder Drei-Schicht-Betrieb. Oder sie zeigen, dass sie alte Maschinen durchweg schneller ersetzen als das Finanzamt erwartet. Ein Blick ins Anlagenverzeichnis genügt.
• Liebhaberei: Bei einer Tochterfirma streicht der Beamte steuersparende Verluste. Angeblich seien mit dem Engagement auf Dauer keine Gewinne zu erzielen. Chefs argumentieren mit einem Bündel von Rettungsmaßnahmen: etwa eine Marketingoffensive oder ein Kostensenkungsprogramm. Hilfreich, wenn die Planrechnungen schwarze Zahlen vorsehen.
• Gewinn: Bei mageren Erträgen in den Bilanzen zieht der Betriebsprüfer die amtlichen Richtsätze aus der Tasche und erhöht den Firmengewinn per Schätzung. Der Unternehmer lehnt ab. Denn der Betriebsprüfer hat die Buchführung nicht beanstandet. Also bleibt es bei den Zahlen in Bilanz und Erfolgsrechnung.

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