Recht + Steuern Mit einem Unternehmer-Wiki Wissen in der Firma speichern

Wenn wichtige Mitarbeiter gehen, egal ob in den Ruhestand oder zu einem anderen Arbeitgeber, reißen sie oft eine Wissenslücke ins Unternehmen. Ein Firmen-Wiki kann helfen, das Know-how im Betrieb zu halten – unabhängig von den Mitarbeitern. Welche Dinge Unternehmer dabei beachten müssen, erklärt Rechtsanwältin Julia Dönch.

 

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Als die Leiterin der Entwicklungsabteilung in den wohlverdienten Ruhestand ging, trat sie unmittelbar eine Weltreise an. Und schon kamen in ihrem ehemaligen Team Zweifel auf. Könnte ein seit Jahren am Markt eingeführtes Produkt des Unternehmens möglicherweise Patente eines Wettbewerbers verletzen? Die Entwicklung des Produkts war maßgeblich durch die frühere Leiterin der Entwicklungsabteilung begleitet worden. Hatte man damals bei der Produktentwicklung die Patente des Wettbewerbers im Auge gehabt? Und war der nun identifizierte angebliche Knackpunkt tatsächlich patentrechtlich problematisch? Der neue Leiter der Entwicklungsabteilung musste sich dieser Fragen annehmen – und begann praktisch bei Null.

Mit jedem Mitarbeiterwechsel ändert sich die Wissensbasis eines Unternehmens. Wikis können dabei helfen, das Unternehmenswissen von Wissensträgern zu lösen und über das Ausscheiden des Mitarbeiters hinaus im Unternehmen zu halten. Für Wikis werden vielfältige Softwarelösungen angeboten, so dass ihre technische Implementierung meist kein größeres Problem ist. Doch wie füllt man ein Unternehmens-Wiki mit Leben? Bei der Beantwortung dieser Frage spielen auch juristische Gesichtspunkte eine Rolle.

Wenn Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, etwa Kundenlisten, Rezepturen oder auch die unternehmensinterne Bewertung des Risikos von Patentverletzungen in dem Wiki enthalten sind, besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter Informationen abziehen und für unternehmensfremde Zwecke verwenden. Also lieber kein Wiki implementieren und die „Herzstücke“ des Unternehmenswissens weiterhin dezentral in verschiedenen Listen, Datenbanken oder schlicht in den Köpfen der Mitarbeiter verwalten?

Sobald Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse in ein Wiki aufgenommen werden, sollten Maßnahmen zum Know-how-Schutz ergriffen werden. Dazu können technischen Schutzmechanismen (zum Beispiel Passwörter) und „Wissenshierarchien“ eingerichtet werden: Nicht jeder Mitarbeiter des Unternehmens muss Zugang zu allen Informationen haben. Zudem können Vertraulichkeitsvereinbarungen als rechtliche Schutzschilde dienen. Diese verpflichten die Mitarbeiter, vertrauliche Informationen in Zusammenhang mit dem Unternehmen auch vertraulich zu behandeln – und zwar über ihre Zugehörigkeit zum Unternehmen hinaus. Denn nur wer beispielsweise mit Vertraulichkeitsvereinbarungen erkennbar macht, dass bestimmte Informationen als Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse vertraulich bleiben sollen, hat die Möglichkeit, gegen ein späteres Ausplaudern juristisch vorzugehen.

Arbeitgeber bestimmt die Spielregeln

Doch bevor ein Wiki zum Ausplaudern anregt, müssen dort erst einmal Inhalte vorhanden sein. Hierfür bestimmt der Arbeitgeber die Spielregeln: So darf er aufgrund seiner Weisungs- und Direktionsbefugnis festlegen, welche Arbeitsabläufe und -ergebnisse auf welche Art dokumentiert werden sollen. Je transparenter diese Spielregeln sind und je klarer der Arbeitgeber seine Erwartungshaltung an die Mitarbeiter formuliert, desto einfacher kann ein Fehlgebrauch des Wikis arbeitsrechtlich, etwa über Abmahnungen, sanktioniert werden.

Mangelnde Qualität einzelner Wiki-Beiträge kann in aller Regel allerdings nicht durch den Arbeitgeber geahndet werden: Ein Arbeitnehmer muss im Grundsatz das, wozu er angewiesen ist, so gut tun, wie er kann. Somit können Arbeitnehmer in aller Regel lediglich für vorsätzliche Fehldokumentationen in Haftung genommen werden. Enthält jedoch einer von einem Arbeitnehmer in das Wiki eingestellte Versuchsbeschreibung versehentlich einen Fehler und kommt es infolge dessen bei der Wiederholung eines Versuchs zu Schäden, haftet hierfür der Arbeitnehmer als Autor nicht.

Die mit dem Wiki verfolgte Wissenstransparenz führt regelmäßig auch zu einer höheren Transparenz der Leistungen der einzelnen Mitarbeiter. Sofern das Unternehmens-Wiki auch zu der Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Mitarbeiter verwendet werden kann, ist nach den Vorschriften des Betriebsverfassungsrechts in aller Regel der Betriebsrat vor Implementierung des Wikis einzubinden.

Rechte der Autoren

Damit das Wiki nicht für den Arbeitgeber selbst zu einer Haftungsfalle wird, dürfen auch die Rechte der Autoren nicht aus den Augen verloren werden: Ein Wiki-Autor ist Urheber. Doch wem stehen die Urheberrechte zu? Entstehen Wiki-Beiträge während der Arbeitszeit und mit den Arbeitsmitteln des Arbeitgebers, werden die Rechte an diesen Beiträgen in aller Regel ausschließlich auf den Arbeitgeber übertragen. Sofern dies nicht zum Beispiel arbeitsvertraglich vereinbart wurde, ergibt sich dies aus den allgemeinen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Wiki-Beiträge für sein Unternehmen nutzen darf, ohne dem Arbeitnehmer eine zusätzliche Vergütung über den Arbeitslohn hinaus zu schulden. Stellt also jemand während der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses einen Aufsatz in das Unternehmens-Wiki ein, der sich etwa mit einer neuen technischen Lösung für die Herstellung eines Produktes beschäftigt, darf er diesen Aufsatz auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht nutzen. Die Rechte stehen nach wie vor dem früheren Arbeitgeber zu. Das Urheberpersönlichkeitsrecht gebietet aber in jedem Fall die Namensnennung des Autors.

Da dem Arbeitgeber die Hoheit über das Wiki zukommt, muss er diffamierende oder sachfremde Beiträge nicht dulden und darf sie löschen. Doch ist der Arbeitgeber darüber hinaus verpflichtet, die Beiträge unbegrenzt in dem Unternehmens-Wiki zu belassen? Obwohl ihm die ausschließlichen Nutzungsrechte zustehen, gibt es eine solche Pflicht nicht. Sofern sich der Arbeitgeber entscheidet, einzelne Beiträge oder das gesamte Wiki zu löschen, fallen die Nutzungsrechte an die jeweiligen Autoren der betroffenen Beiträge zurück. Sie dürfen die von ihnen verfassten Beiträge dann auch anderweitig verwenden – so lange dadurch nicht Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des (ehemaligen) Arbeitgebers verletzt werden.

Urheberrechte Dritter

Andererseits müssen aber auch die Autoren die Urheberrechte Dritter beachten: Die Übernahme urheberrechtlich geschützter Materialien Dritter im Unternehmens-Wiki kann unter anderem zu Unterlassungs- und Schadenersatzansprüchen sowohl gegen den Autor selbst als auch gegen das Unternehmen führen. Regelmäßige Informationen und Schulungen der Arbeitnehmer können aber solchen Urheberrechtsverletzungen entgegenwirken.

Typischerweise ist es in Unternehmens-Wikis ausgeschlossen, Einträge anonym vorzunehmen. Denn das Forum soll nicht nur das Wissen selbst, sondern auch den Wissensträger erkennbar machen. Um jedoch den Anforderungen des Datenschutzes zu entsprechen, dürfen nicht unbegrenzt Daten der Autoren ohne deren Zustimmung in den veröffentlicht werden. Beschränkt man sich auf den Namen, die Abteilung und betriebliche Kontaktdaten (mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ist man datenschutzrechtlich jedoch abgesichert.

Dem neuen Leiter der Entwicklungsabteilung hätte also ein Unternehmens-Wiki helfen können. Dort hätten sich nicht nur Ergebnisse früherer Patentrecherchen dokumentieren lassen, sondern auch möglicherweise vorhandene Notfallpläne für den Fall etwa einer Patentverletzung sowie Ideen für Umgehungslösungen. Jedenfalls aber wären vielen Erkenntnisse im Zusammenhang der Produktentwicklung jetzt nicht auf Weltreise unterwegs zwischen Timbuktu und Ouagadougou.

Julia Dönch ist Anwältin bei CMS Hasche Sigle und Expertin für Gewerblichen Rechtsschutz.

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