Recht + Steuern Wie Firmen ihre Lieferanten durchleuchten

Aus Furcht vor Compliance-Verstößen gehen viele Unternehmen bei der Auswahl ihrer Lieferanten oder Dienstleister mittlerweile sehr vorsichtig vor und durchleuchten sie nach allen Regeln der Kunst auf mögliche Compliance-Risiken. Rechtsanwalt Florian Block beschreibt die Hintergründe solcher Business-Partner-Screenings.

Aufgeschreckt durch die Korruptionsaffären der vergangenen Jahre, die nicht selten auch auf die Einschaltung mehr oder weniger zweifelhafter Geschäftspartner zurück zu führen waren, haben viele große, aber auch mittelständische Unternehmen mittlerweile Prüfungsprogramme entwickelt, um solche Vorfälle künftig zu verhindern.

Vor allem potentielle Lieferanten und Dienstleister werden nun nicht mehr nur auf ihre Leistungsfähigkeit und Qualität geprüft, sondern immer häufiger auch auf ihre Zuverlässigkeit und Rechtstreue. Durch diese Prüfungen – im Compliance-Neudeutsch als „Business-Partner-Screening“ oder „Third Party Due Diligence“ bezeichnet – wollen Unternehmen sicherstellen, dass sie nur mit redlichen Geschäftspartnern zusammen arbeiten.

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Die Gründe hierfür sind einleuchtend: Besticht beispielsweise ein Vermittler oder Handels-vertreter im Ausland potentielle Kunden (schlimmstenfalls Amtsträger), so kann dieses Verhalten dem Auftraggeber unter Umständen zugerechnet werden. Werden solche Verfehlungen bekannt, droht eine strafrechtliche Verfolgung auch des Auftraggebers oder seiner Mitarbeiter. Hinzu kommen in der Regel erhebliche Kosten für die Aufklärung. Wird die Angelegenheit auch noch öffentlich, ist der Ruf des Unternehmens schnell beschädigt. Die Unternehmen haben somit ein vitales Interesse daran, sich nur an zuverlässige und redliche Geschäftspartner zu binden.

Viele Unternehmen beschränken sich jedoch nicht mehr nur auf die Überprüfung potentieller Geschäftspartner. Zusätzlich sichern sie sich durch den Einsatz von Compliance-Klauseln ab. Durch solche Klauseln werden Geschäftspartner zum einen vertraglich verpflichtet, die Verhaltensregeln des Auftraggebers anzuerkennen und müssen zum anderen die Einhaltung aller geltenden Gesetze ohne wenn und aber garantieren. Diese Wohlverhaltenspflicht erstreckt sich jedoch nicht nur auf die eigenen Mitarbeiter, sondern auch auf Subunternehmer, Vermittler, Berater oder andere Erfüllungsgehilfen des Geschäftspartners. Bei Verletzung der Compliance-Klauseln drohen die Kündigung bestehender Verträge und Schadensersatzforderungen des Auftraggebers.

Gerade mittelständische Unternehmen, in denen häufig noch keine strukturierte Überprüfung von Lieferanten und Dienstleistern stattfindet, sollten sich schnellstmöglich auf diese Entwicklung einstellen. Wer gegenüber seinem Auftraggeber entsprechend weit reichende Garantien abgibt, sollte tunlichst auch die eigenen Geschäftspartner überprüfen und zur Rechtstreue verpflichten, bevor er für sie die eigene Hand ins Feuer legt. Sonst drohen bei einem Compliance-Verstoß nicht nur strafrechtliche, sondern auch zivilrechtliche Konsequenzen. Business-Partner-Screening wird daher zunehmend auch ein Thema für mittelständische Unternehmen.

Für die Überprüfung bietet sich in der Regel ein dreistufiger Prozess an: In einem ersten Schritt ist das potentielle Risiko einer Zusammenarbeit zu ermitteln. Die Beurteilung hängt von verschiedenen Faktoren, wie Art der Tätigkeit, Auftragsvolumen oder dem Ort der Tätigkeit ab. Hier gilt es, die Spreu vom Weizen zu trennen und nicht in jeder Verbindung Gefahren zu sehen – so wird beispielsweise die beabsichtigte Beschaffung von Verbrauchsmaterial in der Regel anders zu beurteilen sein, als die Einschaltung eines unbekannten Vermittlers zur Akquise von Großaufträgen der chinesischen Regierung.

Im zweiten Schritt sollten möglichst viele Informationen über den Geschäftspartner gesammelt werden. Hilfreich sind alle Informationen, die bei der Einschätzung des Geschäftspartners helfen können – allgemeine Unternehmensdaten, Berichte über die Reputation oder Gesetzesverstöße in der Vergangenheit, oder Informationen über persönliche Beziehungen der handelnden Personen zu Amtsträgern. Als Quellen können neben der einfachen Internetrecherche einschlägige Datenbanken von Auskunfteien und Informationen aus öffentlichen Registern herangezogen werden. Alternativ kann der Geschäftspartner aufgefordert werden, eine Selbstauskunft zu erteilen.

Für die Entscheidung über eine Zusammenarbeit mit dem Geschäftspartner sind die gesam-melten Informationen dann zu gewichten und zu bewerten. Lässt sich kein oder nur ein geringes Risiko feststellen, spricht regelmäßig nichts gegen eine Zusammenarbeit. Bei einem gesteigerten oder gar hohen Risiko kann eine zusätzliche Prüfung durch die Compliance-Abteilung oder externe Berater sinnvoll sein.

Lassen sich Zweifel an der Zuverlässigkeit des potentiellen Geschäftspartners nicht aus der Welt schaffen, sollten zumindest Schutzmechanismen wie Compliance-Klauseln und Sonderkündigungsrechte in den Vertrag aufgenommen werden. Erscheint das Risiko einer Zusammenarbeit nach der Prüfung gar nicht vertretbar, sollte besser von einer Zusammenarbeit abgesehen werden. In jedem Fall ist es besonders wichtig, den Entscheidungsprozess ausführlich zu dokumentieren.

Fazit: Auch mittelständische Unternehmen sollten potentielle Geschäftspartner auf ihre Zuverlässigkeit hin überprüfen, um unliebsame Überraschungen und Haftungsrisiken zu vermeiden. Dies gilt vor allem dann, wenn man sich gegenüber dem eigenen Auftraggeber für seine Erfüllungsgehilfen verbürgt hat.

Autor: Florian Block, Rechtsanwalt bei CMS Hasche Sigle

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