Anzeige Aktenvernichtung nach DSGVO: Worauf Sie jetzt achten sollten [Sponsored Post]

© MAMMUT Deutschland

Am 25. Mai 2018 ist die EU DSGVO in Kraft getreten. Worauf müssen Unternehmen achten, wenn sie die Aktenvernichtung an externe Dienstleister auslagern? Tipps und eine Checkliste vom bundesweiten Aktenvernichtungsprofi MAMMUT Deutschland.

Ziel der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist es, die Privatsphäre jedes Einzelnen künftig innerhalb der EU-Mitgliedsstaaten besser zu schützen. Deshalb regelt die DSGVO den Umgang mit personenbezogenen Daten für Unternehmen sehr genau und droht bei Nichteinhaltung der Vorgaben mit hohen Bußgeldern.

Sorgfältige Auswahl eines Aktenvernichtungsdienstleisters

Alle personenbezogenen Daten, die in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden, müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen datenschutzkonform vernichtet werden. Sofern Sie hierfür einen Aktenvernichtungsdienstleister beauftragen, fordert der Art. 28 DSGVO vorab eine sorgfältige Auswahl. Ein seriöser Anbieter wird Ihnen garantieren, dass seine technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) bei der Datenvernichtung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgen. Lassen Sie sich die TOMs am besten zeigen und überprüfen Sie, ob die Maßnahmen für den Schutz Ihrer Daten ausreichen. Wenn Sie zum Beispiel Gesundheitsdaten vernichten wollen, sollte der Aktenvernichtungsdienstleister eine zertifizierte Schutzklasse 3 der DIN 66399 anbieten können. Die praktischen Voraussetzungen zur Umsetzung der Schutzklasse 3 sind wiederum durch die DIN 66399 und den sich daraus ergebenen TOMs geregelt.

Mammut

Papierballen mit geschredderten Akten
Quelle: MAMMUT Deutschland

Keine Aktenvernichtung ohne Vertrag

Die Aktenvernichtung durch einen Dienstleister (Auftragsverarbeiter) darf künftig nur noch auf Grundlage eines schriftlichen Vertrags erfolgen. Alles andere wäre gesetzeswidrig. Im Vertrag muss der Auftrag der Verarbeitung verständlich bezeichnet werden. Umfang, Art und Zweck sind ebenso zu regeln wie die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Achten Sie auch darauf, dass Vertraulichkeitspflichten der Beschäftigten vorliegen und Vereinbarungen zu Unterauftragsverhältnissen im Vertrag geregelt sind. Nehmen Sie Ihr Kontrollrecht in Anspruch und sichern Sie sich die Unterstützung Ihres Aktenvernichtungsdienstleisters bei der Wahrnehmung von Betroffenenrechten zu.

Checkliste zur Aktenvernichtung nach EU DSGVO

Nutzen Sie gern unsere Checkliste zur Aktenvernichtung nach EU DSGVO, um die aktuellen Prozesse der von Ihnen in Auftrag gegebenen Dienstleistung einzuschätzen. Mit der Mittelstandskooperation MAMMUT Deutschland haben Sie einen kompetenten Servicepartner für die Aktenvernichtung nach DSGVO bis hin zur Schutzklasse 3 der DIN 66399. Mit elf Standorten sind wir bundesweit vertreten.

 

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