Unternehmen Auslagern ist Verhandlungssache

Was bei einer Handvoll Mitarbeitern noch überschaubar ist, gerät auf dem Weg zum mittelständischen Betrieb rasch zur Vollzeitbeschäftigung: die Wartung und Sicherung der unternehmenseigenen IT. Spätestens jetzt stellt sich die Frage: Outsourcen oder Einstellen? Wir erläutern, wann sich die externe IT-Dienstleistung lohnt.

Festplatten-Crash, gestörte Netzzugänge oder Leitungsunterbrechungen sind Unternehmern wie Mitarbeitern eine Horrorvorstellung, Datenverlust bedeutet schlechterdings den GAU: Wenn die IT-Systeme husten, droht dem Betrieb eine Lungenentzündung.

Nach einer Studie des Instituts für Management- und Wirtschaftsforschung (IMWF) befürchten 56 Prozent der Unternehmen mit einer Belegschaft bis zu 100 Mitarbeitern bei einem halbtägigen Ausfall der IT erhebliche wirtschaftliche Nachteile. Selbst wenn die Rechner nur eine Minute lang in die Knie gehen, erwartet jeder dritte Betrieb mit weniger als fünf Millionen Euro Jahresumsatz einen Verlust. Daher bleiben auch bei den unbarmherzigsten Sparplänen Hardware, Software und Netzwerke meist außen vor. Sie müssen funktionieren.

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Umsatzgarant für die IT-Dienstleister

Also investiert man als aufgeschlossener Unternehmer kräftig in Hardware, Software, Netzwerke und Telekommunikationsanbindung, stellt geschultes Personal ein und deckt Arbeitsspitzen und Spezialbedarf mit externen Mitarbeitern ab. Und fragt sich irgendwann angesichts der nach oben schießenden IT-Kosten, ob ein Teil- oder Komplett-Outsourcing nicht die bessere Lösung sein könnte.

An der mittelständischen Wirtschaft verdient die IT-Branche nicht schlecht. Mehr als 40 Prozent des Umsatzes entfallen auf kleine und mittlere Unternehmen, die die IT-Wartung oder sogar den Betrieb ihrer Systeme an einen darauf spezialisierten Dienstleister ausgelagert haben. Die beiden Hauptversprechen der Vertriebler sind sinkende Betriebsaufwendungen und die garantierte Funktionsfähigkeit der IT, indirekt also auch ein Kostenargument.

Outsourcing spart nicht automatisch

Marc Thylmann vom Branchenverband Bitkom: „Outsourcing lohnt sich für Unternehmen jeder Größenordnung. Man wird leistungsfähiger, flexibler und spart Kosten – je nach Betrieb und Form der Auslagerung können die IT-Kosten um bis zu 40 Prozent reduziert werden.“

Das klingt erst einmal erfreulich. Bei näherer Betrachtung jedoch entpuppt die in Aussicht gestellte Kostenentlastung sich nicht selten als Scheinriese. Sie ist in der Regel nämlich nur dann zu realisieren, wenn die in Betrieb oder Pflege auszulagernde IT weitgehend den gängigen Standards entspricht. Beispiel: Wer seine Buchhaltungs-, Personal- oder SAP-Anwendungen außerhalb des eigenen Betriebs laufen lassen möchte, kann viel bessere Preise aushandeln als ein Unternehmer, der seine selbst entwickelten Systeme oder Anwendungssoftware Marke Eigenbau extern betreuen lassen will.

Standards, Standards, Standards

Hier muss der Dienstleister sich nämlich erst in die ihm unbekannte Materie einarbeiten. Und kaum jemand wird für betriebliche Individualsoftware eine Rundum-Sorglos-Garantie anbieten, ohne einen kräftigen Preisaufschlag dafür zu verlangen – schließlich weiß er nicht, welche Risiken im Quellcode und in zuvor installierten Updates stecken.

Als Faustregel der Entscheidung, wann sich ein Outsourcing lohnt, gilt deshalb: Je stärker die IT auf eingeführten Standards basiert, desto größer sind die Kostenvorteile des „Buy“ gegenüber dem „Make“. Je anpassungsbereiter sich ein Kunde in dieser Hinsicht erweist, desto stärker lässt der verlangte Preis sich drücken.

Über die Höhe der monatlichen Kosten für ein IT-Outsourcing schweigen die Anbieter sich einvernehmlich aus. Natürlich gibt es „Preislisten“, doch sie hängen nicht öffentlich aus. Einerseits ist das verständlich, denn jedes IT-System ist anders, besteht aus unterschiedlichen Komponenten, hat hier dieses, dort jenes Alter auf dem Buckel, dient unterschiedlichen Zielen und wurde hier exzellent, dort mangelhaft gepflegt. Klar, dass weder Hardwareanbieter noch Systemhäuser grundsätzliche Preisaussagen machen möchten. Andererseits befördert der Nebel die Betonung der eigenen Vorteilhaftigkeit. Nichts wäre dem Geschäft der Outsourcer abträglicher als Kostentransparenz und Vergleichbarkeit.

Dabei muss, wer sich mit dem Gedanken an ein Outsourcing trägt, unbedingt eines wissen: Die Höhe der monatlichen Kosten bestimmt er maßgeblich selbst. Zu den wichtigsten Einflussgrößen gehören

  • Die Anzahl der Anwender im Betrieb (PC-Arbeitsplätze oder „User“) oder die Anzahl der Transaktionen in einem Monat.
  • Die Verfügbarkeit nach vereinbartem Service Level Agreement. Dazu gehören unter anderem: Die Servicezeiten (8 bis 17 Uhr oder rund um die Uhr? / Der Umfang des Servicepakets (nur Wartung? Betrieb? Software-Updates? Schulung der eigenen Mitarbeiter? Umfang der Dokumentation?)/Die Systemleistungen der Hardware (Geschwindigkeit der Datenverarbeitung, Datenbankgröße)
  • Der vereinbarte Risiko- bzw. Sicherheitsgrad (Wichtige Frage: Verfügt der Anbieter über ein Backup-Rechenzentrum?)
  • Welche zusätzlichen Dienstleistungen sollen erbracht werden?

Abhängig von den Anforderungen des Kunden beziffert Oliver Schreiber, Leiter Mittelstands-Outsourcing beim SAP-Partner Intelligence in Bielefeld, die monatlichen Kosten für den Betrieb einer Firmen-IT mit etwa zehn Arbeitsplätzen „ab 1500 Euro bis nach oben hin offen.“ Darüber, was größere Mittelständler mit, sagen wir: 500 Arbeitsplätzen, bezahlen müssen, macht er überhaupt keine Aussage. „Das kann von… bis… reichen“, sagt Schreiber, „hängt ganz davon ab, was der Kunde will.“ Ebenso eisern schweigen die Hardwarehersteller und IT-Dienstleister wie Accenture, Capgemini oder Datev aus. Jeder will zuerst wissen, was der Kunde in spe haben will. Dann erst sei man zu einer Preisaussage bereit.

Vergleichen, vergleichen, vergleichen

Vor der Entscheidung für einen Dienstleister steht daher ein Preisvergleich. Nur schreibt selbst der Branchenverband Bitkom in einer Studie über das Kosten-Benchmarking bei externen Anbietern: „Eine transparente Kostenbasis als Vergleichsmaßstab ist insbesondere unter Wettbewerbern praktisch nicht zu bekommen.“ In der Praxis weicht man daher auf das Preis-Benchmarking aus. Hier werden die für eine standardisierte Leistung bezahlten Preise verglichen. Beispiele sind der Preis pro SAP-User, der Preis pro Desktop oder der Preis pro Server, der im Rechenzentrum gehostet wird, multipliziert mit dem Faktor des gewünschten Service-Levels.

Der freilich ist bei allen Outsourcing-Anbietern geheime Kommandosache und wird nur bei konkreten Kundenanfragen genannt. Die Schlussfolgerung: Man sollte mindestens drei, besser fünf Angebote von Dienstleistern verschiedener Herkunft einholen: Hardwarehersteller, Systemhäuser, IT-Serviceanbieter. Kleinbetriebe mit weniger als 20 PC-Arbeitsplätzen dürfen dabei den lokalen IT-Dienstleister um die Ecke nicht vergessen. Bei ihm ist selbst ein Mini-Betrieb ein maximal wichtiger Kunde.

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