Unternehmen Das Büro zum Mitnehmen

Bis vor wenigen Jahren waren Bürogebäude noch Dreh- und Angelpunkt jedes Unternehmens. Mittlerweile sind Unternehmer und ihre Angestellten nicht mehr an den Firmensitz gebunden, sondern können den Arbeitsplatz flexibel an jeden beliebigen Ort verlegen. Eine Freiheit, die schnell zur Last werden kann.

Dank Handy, Blackberry, UMTS-Laptop und PDA kann man fast immer und überall arbeiten. Viele Mittelständler setzen auf die neuen Technologien, damit ihre Mitarbeiter auch auf Dienstreisen für Kunden und Kollegen erreichbar sind und Reise- und Wartezeiten sinnvoll nutzen können.

Innerhalb weniger Jahre hat sich das Arbeitsleben durch die moderne Technik radikal verändert. Klaus Dieter Frers, der 1988 das Maschinenbau-Unternehmen Paragon AG gründete, erinnert sich an die Anfänge der Büro-Mobilisierung. Das war im Jahr 1992, als die ersten Handys auf den Markt kamen: „Man konnte Fragen plötzlich ad hoc klären und musste nicht mehr warten, bis die Mitarbeiter im Büro eintrafen“, sagt Frers. Damit stieg in den vergangenen Jahren auch die Effizienz: Ohne Internet, Handy und Computer würde Frers’ Unternehmen heute die dreifache Zahl von Verwaltungsmitarbeitern brauchen. Mehr Leute als in den Werkshallen arbeiten.

Anzeige

Mittlerweile sind PDAs, Laptops und Co. so weit, dass sie ihren Nutzern nicht nur Zeit und Aufwand sparen, sondern fast schon einen festen Arbeitsplatz ersetzen können. Überall und jederzeit kann man E-Mails abrufen, Dokumente unterwegs bearbeiten und verschicken – und sich von überall auf den Firmenserver einloggen.

Der Puffer Sekretariat fehlt

Dennoch: Treffen von Angesicht zu Angesicht macht die moderne Technik nicht überflüssig. Manchmal ist der technische Fortschritt sogar ein Ärgernis. Frers etwa schaffte seinen Blackberry nach zwei Monaten wieder ab. „Der Puffer Sekretariat fehlte, und ich war auf einmal ständig verfügbar. Das war in keinem Fall produktiv.“

Ständige Erreichbarkeit ist die Kehrseite der direkten Kommunikation und der Mobilität. Unternehmer sollten deshalb klare Regeln setzen, die Mitarbeitern und Kunden Grenzen setzen, empfehlen Management-Berater. Regel Nummer Eins: Im Urlaub schaltet man das Handy aus, genauso wie in Meetings. So sind die Leute gelassener, haben nicht das Gefühl von der ständig erwarteten Erreichbarkeit überfordert zu sein.

Auch nach Feierabend und an Wochenenden sollten PDAs, Firmenlaptops und Co. tabu sein. Wer solche Regeln beachtet, entgeht dem Dauerstress durch ständige Erreichbarkeit – und genießt stattdessen die Vorteile der neuen Freiheit.

Nur wer Laptop, Handy & Co. gezielt einsetzt und das für sich passende Gerät findet, profitiert von den Alleskönnern. impulse.de zeigt, welche Technik sich für welche Anwendung eignet und was sie kostet:

Teil 2: Auf dem Weg zum nächsten Termin schnell die E-Mails checken

Teil 3: Auf längeren Reise bequem Unterlagen bearbeiten

Teil 4: Von unterwegs auf den Firmenserver zugreifen

Auf dem Weg zum nächsten Termin schnell die E-Mails checken

Hardware: Mit fast jedem modernen Handy kann man im Internet surfen. Auf Geschäftsleute zugeschnitten sind so genannte Smartphones: Blackberry, Palm und Co. können nicht nur E-Mails abrufen, sondern verwalten auch Adressen und Termine. Auch Office-Dokumente lassen sich mit vielen Geräten bearbeiten. Kosten der Smartphones: 200 bis 700 Euro.

Verbindung: Der Mobilfunkvertrag kann um eine UMTS-Verbindung erweitert werden. Damit ist der Zugang zum Netz meist günstiger und schneller als per herkömmlichem GPRS. Die Tarife richten sich nach dem Datenvolumen (meist abgerechnet in Megabytes) oder nach der Zeit. Preise für Flatrates schwanken zwischen 8,50 Euro für begrenztes Surfen, bis 49,95 Euro für eine unbegrenzte Flatrate.

Darauf müssen Unternehmer achten: Ein Smartphone ist meist deutlich größer als ein Handy. E-Mails checken ist kein Problem, ein ständiges Arbeiten mit dem Gerät ist allerdings anstrengend. UMTS-Verbindungen sind zudem nicht gesichert und können daher leicht angezapft werden.

Auf längeren Reise bequem Unterlagen bearbeiten

Hardware: Mit einem gewöhnlichen Notebook kann man auf Reisen per USB-UMTS-Stick oder per UMTS-Laptopkarte im Internet surfen. Die UMTS-Hardware gibt es bei den meisten Mobilfunkanbietern zum Vertrag dazu.

Verbindung: Die UMTS-Verbindung läuft über einen Mobilfunkvertrag. Die Preise hängen wie bei den Smartphones vom Umfang der Flatrates ab.

Darauf müssen Unternehmer achten: Die UMTS-Verbindung ist nicht gesichert. Zudem sollte man Laptops nicht in der Öffentlichkeit, also auch nicht im Bahnabteil, unbeobachtet stehen lassen. Sonst können Daten-Diebe Betriebsgeheimnisse leicht ausspionieren.

Von unterwegs auf den Firmenserver zugreifen (zum Beispiel für Außendienstmitarbeiter)

Hardware: Eine spezielle Hardware braucht man nicht, es reicht ein gewöhnlicher Laptop. Allerdings ist eine VPN-Verbindung notwendig. Damit kann jeder internetfähige Rechner mit einem Benutzernamen und Passwort auf den Firmenserver zugreifen.

Verbindung: Bei den meisten Betriebssystemen wie Windows XP lässt sich ein Virtuelles Persönliches Netz (VPN) einrichten. IT-Unternehmen bieten an, VPN-Verbindung zusätzlich zu sichern und frei zugängliche Software auf die Ansprüche der Firma anzupassen.

Darauf müssen Unternehmer achten: Die Verbindung ist sehr sicher, da sie das Internet „tunnelt“. Der Nutzer ist zwar online, aber abgeschottet. Eingeloggte Computer sollten nicht unbeaufsichtigt sein, denn dann könnten Fremde Zugang zu den Daten vom Firmenserver bekommen.

1 Kommentar
  • karin 31. August 2014 21:26

    flexibilität ist bereits sehr wichtig und wird immer noch wichtiger. hier stört fast ein physisches büro – und ist, wenn man es nicht wirklich 5 tage die woche braucht – auch viel zu kostenintensiv. hier kann ein virtuelles büro abhilfe schaffen – man hat eine geschäftsadresse, einen telefondienst, eine sekretärin, marketingfachleute,…. und zahlt nur wirklich das service, welches man benötigt. ich spreche aus erfahrung, denn ich selbst nutze so ein service in wien – und bin ausgesprochen zufrieden damit – und kann es mir gar nicht mehr anders vorstellen.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Kommentare werden von der Redaktion montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr freigeschaltet)

Bitte beantworten Sie die Sicherheitsabfrage (Anti-Spam-Schutz): *Captcha loading...