Sponsored PostAnzeige ECM-Systeme: das digitale Fundament

Schneller, effizienter, sicherer – mit einem ECM-System lassen sich Unternehmen durchgehend digitalisieren.

Schneller, effizienter, sicherer – mit einem ECM-System lassen sich Unternehmen durchgehend digitalisieren.© Quelle: ELO Digital Office GmbH

Wer heute nicht digital denkt, verliert im Wettbewerb schnell den Anschluss. Warum ein System für Enterprise-Content-Management das Fundament für erfolgreiche digitale Unternehmensprozesse ist, erklärt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH

1. Prozessbeschleuniger

Mit einem ECM-System werden nicht nur Dokumente, Dateien und Informationen digital archiviert, sondern diese auch in Prozesse eingebunden. Zum Beispiel in der Buchhaltung: Eine Rechnung wird digital erfasst, mit Metadaten versehen und in den Freigabeprozess gegeben. Einfach per Mausklick, schnell und unkompliziert. Idealerweise müssen die Anwender durch Bereitstellung eines Integrationsclients ihr führendes System nicht verlassen – das schafft Akzeptanz und optimiert den Prozess zusätzlich.

2. Effizienzsteigerung

Ein ECM-System ist die Grundlage für effizientes Arbeiten. Gerade Teams können besser zusammenarbeiten, wenn sie Dokumente nicht in unzähligen Mails hin und her schicken müssen, sondern diese transparent und zentral an einem Ort gemeinsam bearbeiten können. Zusätzliche Collaboration-Tools wie Chat-Feeds erlauben die Kommunikation direkt am Dokument. Wer zusätzlich darauf achtet, ein ECM-System mit virtuellen, cloudbasierten Projekträumen für externe Dienstleister einzuführen, geht auf der Effizienzleiter noch eine Stufe weiter.

Wer digitale Zusammenarbeit fördert, geht auf der Effizienzleiter eine Stufe weiter.© ELO Digital Office GmbH

3. Sicherheitsgarant

Mit Projekträumen umgeht man die Nutzung von unsicheren File-Sharing-Plattformen und erhöht damit wesentlich die Sicherheit. In Zeiten der DSGVO stehen aber vor allem auch die personenbezogenen Daten im Fokus. Ein ECM-System sollte daher nicht nur eine hochentwickelte Verschlüsselungstechnologie nutzen, sondern auch Möglichkeiten zur Kennzeichnung und Verwaltung dieser sensiblen Daten bieten. Gleiches gilt für Features zur Einhaltung von Lösch- und Aufbewahrungsfristen sowie für die Vergabe von Rechten- und Rollenkonzepten.

„Ein Enterprise-Content-Management-System ist das Fundament für die erfolgreiche Digitalisierung eines Unternehmens“, erklärt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH.© ELO Digital Office GmbH

4. Digitalisierungsbasis

Alles aus einer Hand: Insellösungen schrecken nicht nur Administratoren ab, sie kosten Zeit und Geld. Wer plant, sein Unternehmen durchgehend zu digitalisieren, sollte daher darauf achten, dass das ECM-System auch Lösungen für Fachbereiche bereithält. Diese lassen sich gut verzahnen: Ein Vertragsmanagement nutzt nicht nur dem Einkauf, auch die Personalabteilung kann ihre Arbeitsverträge hiermit verwalten. Und diese in eine digitale Personalakte überführen – wenn die Softwarevoraussetzungen geschaffen sind.

Sponsored Post ist ein vom Werbekunden gesponserter Gastbeitrag. Dieser wird als solcher gekennzeichnet. Der Sponsored Post eignet sich zur Vorstellung von Unternehmen und Produkten und kann Produktabbildungen, Links und Produktbeschreibungen enthalten.
Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Die Redaktion schaltet Kommentare montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr frei. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist freiwillig. IP-Adressen werden nicht gespeichert. Mit der Abgabe eines Kommentars stimmen Sie unseren Datenschutzbestimmungen zu.)