Unternehmen Feste Regeln, niedrigere Kosten

Viele Unternehmen geben nur für ihr Personal noch mehr Geld aus als für Geschäftsreisen. Dabei lassen sich die Kosten für Flüge, Hotelzimmer und Bahnfahrkarten mit einfachen Mitteln senken.

Deutsche Mittelständler leben von ihren guten Beziehungen – im Inland und im Ausland. Damit das so bleibt, oder sich die Beziehungen noch weiter verbessern, arbeiten immer mehr Mitarbeiter nicht nur im Büro, sondern besuchen regelmäßig ihre Kunden. So geben auch kleinere Firmen zunehmend mehr Geld für Geschäftsreisen aus. Diese Ausgaben summieren sich oft zur zweithöchsten Kostenstelle, direkt nach den Personalausgaben. Im Jahr 2007 gaben deutsche Unternehmen für Geschäftsreisen insgesamt 49 Millionen Euro aus, belegt einer Studie des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR). Dafür machten Angestellte und Chefs fast 167 Millionen Geschäftsreisen. Im Jahr 2004 waren es erst 146 Millionen gewesen.

Die Wirtschaftskrise wird diesen Anstieg nun vermutlich stoppen. Welchen Einfluss die Krise auf das Reiseverhalten in Firmen hat, zeigt eine aktuelle VDR-Studie. Danach wollen 31 Prozent der Unternehmen alle nicht unbedingt notwendigen Reisen streichen. Im Oktober 2008 hatte dieser Wert erst bei 14 Prozent gelegen. Und: Vor drei Monaten hatte noch die Hälfte aller Unternehmen angekündigt, dass die Mitarbeiter künftig unverändert reisen sollten. In der neuesten Umfrage sagten das nur noch 22 Prozent.

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Die Zahl der Dienstreisen einzuschränken, ist eine gängige Methode, die Kosten zu senken. Doch so sparen Unternehmen nur kurzfristig, warnen Experten. Michael Kirnberger, Präsident des VDR, erinnert an die langfristigen Folgen: „Geschäftsreisen sind ein unverzichtbarer Bestandteil des Erfolgs moderner Firmen“, sagt er. Wenn Unternehmen den Kontakt zu Kunden einschränken, könne das ähnlich verheerend wirken wie eine Kreditklemme.

Ist ein Unternehmen dennoch gezwungen, Dienstreisen einzuschränken, sollten die Mitarbeiter zunächst Treffen mit Kollegen von anderen Standorten streichen und die Alternativen Video- und Telefonkonferenz nutzen. „Damit lassen sich bis zu 30 Prozent der Reisen einsparen“, sagt Andreas Wilbers, Professor für Business Travel Management an der Fachhochschule Worms. Weiterer Vorteil: Die Mitarbeiter sind nach zwei Konferenzstunden wieder an ihrem Arbeitsplatz und nicht auf der Heimreise.

Außerdem sollten Unternehmen in einem ersten Schritt die Reisestandards senken, rät Wilbers. „Geschäfte akquirieren Unternehmen, indem sie persönlich zum Kunden kommen. Das geht aber auch, wenn die Mitarbeiter in der Bahn zweite statt erste Klasse fahren, Economy Class statt Business Class fliegen oder einen Golf statt eine A-Klasse mieten.“

So hatte auch der Automobilzulieferer Veritas AG aus dem hessischen Gelnhausen zunächst versucht, die Reisekosten zu senken. Anne Suntrup, im Unternehmen für das Reisemanagement verantwortlich, wollte aber auch andere Wege beschreiten. Deshalb gibt es seit Januar dieses Jahres in dem hessischen Familienunternehmen Firmenkreditkarten, eine elektronische Reisekostenabrechnung. Und neue Reiserichtlinien.

Suntrup ist von dem Ergebnis überzeugt: „Wir wussten, dass sich rund 30 Prozent der Prozesskosten im Reisemanagement sparen lassen, und genau das wollten wir erreichen.“ So hat sich allein der Zeitaufwand der Reisemanager um 30 Prozent verringert.

Die Reiserichtlinien hat das Unternehmen an die neuen Werkzeuge angepasst und zudem steuerrechtlich auf den neusten Stand gebracht. Mit der elektronischen Reisekostenabrechnung kann Suntrup jetzt einfach überprüfen, ob die Reisenden die Regeln auch einhalten. „Vor der Umstellung wurden die Reiserichtlinien nicht gelebt, jetzt lassen sie sich nicht mehr so einfach ignorieren.“

Welche Reisemittel sind erlaubt?

Unternehmen sollten zu diesem Thema Basisrichtlinien festlegen. Beispiel: Welche Strecken sollen Mitarbeiter nur mit dem Zug fahren? Wie teuer darf ein Hotelzimmer höchstens sein? Dabei sollte man die firmenspezifische Situation beachten. Ist der nächste Bahnhof etwa 20 Kilometer vom Firmensitz entfernt, ist die Bahnfahrt zu kompliziert. Bei den Regeln sollten außerdem nicht nur die Kosten eine Rolle spielen, sondern auch die Gesundheit und das Wohl der Mitarbeiter. Vielreisende schätzen bei Bahnfahrten die erste Klasse, bei Flugreisen Business Class. Das ist nicht nur angenehmer und praktischer, sondern kann sich auch für die Firma lohnen. Dank Internetverbindung und Steckdosen lässt es sich in der ersten Klasse etwa leichter arbeiten.

Welcher Buchungsweg ist der richtige?

Es sollte strikt festgelegt sein, wer im Unternehmen auf welchem Weg Reisen bucht. Gängige Internetbuchungsportale wie HRS sind bei einem Buchungsvolumen von 50 Nächten pro Jahr ausreichend. Geht es aber um weitaus mehr Buchungen, ist es sinnvoll, sie zu kanalisieren. Dann lassen sich eventuell mit Hotelketten Spezialpreise aushandeln.

Muss der Chef die Reise absegnen?

Formelle Genehmigungsverfahren sind langwierig und oft überflüssig. Denn: Die meisten Dienstreisen sprechen Mitarbeiter sowieso mit ihrem Vorgesetzen ab. Andere Variante: Der Reisende schickt seine Bestellung per E-Mail an die Reisestelle – und eine Kopie an seinen Vorgesetzten. Der wird nochmals an die Reise erinnert und kann notfalls eingreifen.

Wie müssen Rechnungen aussehen?

Rechnungen müssen steuerrechtlich einwandfrei sein, damit sie im Nachhinein überprüft werden können. Sie sollten immer auf den Namen der Firma laufen, damit sie zugeordnet werden können. Ist in der Reiserichtlinie genau festgelegt, welche Kostenpunkte wie aufgelistet sein sollten, gibt es bei der Nachbearbeitung keine Unstimmigkeiten, die aufgedeckt werden müssen.

Wie sieht eine Reiseabrechnung aus?

Rund 20 Prozent der Reisekosten sind Prozesskosten. Ein Großteil davon entsteht bei der Nachbearbeitung der Reise. Damit nicht ein großer Rattenschwanz an Verwaltungsaufgaben entsteht, sollten Reiseabrechnung spätestens nach drei Monaten eingereicht werden. Um einen Überblick über die gesamten Reisekosten zu erhalten, ist es zudem sinnvoll, sämtliche Kosten wie einen Flug und ein Hotel auf der Abrechnung aufzulisten. Anhand dieser Gesamtauflistung lassen sich künftig einfacher Entscheidungen über Reisekonditionen treffen.

Bestätigen Ausnahmen die Regel?

Natürlich sind Ausnahmen von den Reiserichtlinien möglich. Doch gibt es zu viele Ausnahmen, lässt sich die Reiserichtlinie irgendwann nicht mehr durchsetzen. So tun sich zum Beispiel Vorgesetzte schwer, ihrem besten Verkäufer mögliche Ausnahmen zu verwehren.

Gibt es Sanktionen, wenn Mitarbeiter die Regeln nicht einhalten?

Reiserichtlinien schränken oft die Buchungsfreiheit der Mitarbeiter ein und sind zunächst unangenehm. Damit sie aber akzeptiert werden, ist nicht nur ein Prüfungssystem nötig. Es muss auch möglich sein, die Regelverstöße mit Sanktionen zu belegen. Hält sich ein Mitarbeiter nicht an das Regelwerk, sollte er zusätzliche Kosten selbst tragen.

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