Unternehmen Feuer und Flamme

Lockerungsübungen: ­Stefan Schraner (l.v.l.) stimmt das Team mit Coach Peter Kunzweiler (2.v.l.) auf den Messetag ein.

Lockerungsübungen: ­Stefan Schraner (l.v.l.) stimmt das Team mit Coach Peter Kunzweiler (2.v.l.) auf den Messetag ein.© Sebastian van den Akker

Vorbereitung, Mitarbeitertraining, neues Standkonzept, Nachbereitung: Der Brandmeldespezialist Schraner hat seinen Messeauftritt zum ersten Mal professionell durchgeplant. impulse war dabei.

Sie hat wirklich alles gegeben. Hat versucht, freundlich zu sein, hat beharrlich nachgefragt, wieder und wieder. Doch dieser Messegast lässt Lisa Danzberger gnadenlos auflaufen. „Kann ich Ihnen helfen?“ – „Das weiß ich nicht.“ – „Interessieren Sie sich für unsere Produkte?“ – „Nein.“ Irgendwann gibt die 25-Jährige entnervt auf: „Gibt es auf der Messe wirklich Leute, die so schlimm sind?“

Zum Glück ist das Gespräch nur ein Rollenspiel: Der widerspenstige Standbesucher heißt Peter Kunzweiler und ist Messecoach aus Düsseldorf. In einem Tagungshotel in Erlangen soll er Danzberger und ihren Kollegen vom ­hiesigen Brandschutzspezialisten Schraner das Zuhören beibringen und ihnen helfen, „Selbstmord­phrasen“ wie „Kann ich Ihnen helfen?“ oder Ja-Nein-Fragen zu vermeiden. Der Fami­lienbetrieb liefert Informationssysteme für die Feuerwehr, die in größeren Immobilien Pflicht sind, ­außerdem Branddetektoren und Sprach­alarm­systeme. In einer Woche steigt mit der ­Security in Essen die wichtigste Messe für das 30-Mann-Unternehmen.

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Firmeninhaber Stefan Schraner will seine Leute diesmal perfekt auf das Branchentreffen vorbereiten, zu dem alle wichtigen Kunden des Unternehmens kommen werden. „Wir haben das bisher nicht professionell genug gemacht“, sagt Schraner. „Haben uns nur auf den Bau des Standes konzentriert, dann Einladungen verschickt und gewartet, was passiert. Wirklich systematisch geplant war das alles nicht.“

Für die Security 2012 Ende September hat Schraner eine Agentur beauftragt, einen besonders schicken, außergewöhnlichen Stand zu konstruieren. Schwarz, mit einem Podest und der roten Feuerteufel-Werbefigur als Blickfang. Marketingchefin Ricarda Freese lädt Besucher diesmal systematisch ein: Fünfmal hat sie potenzielle Kunden ansprechen und erinnern ­lassen. Sie hat ein professionelles Gesprächsprotokoll für die Unterhaltungen am Stand vorbereitet. Und Unternehmer Schraner ist als Redner auf dem messebegleitenden Kongress angemeldet: „Damit man über uns spricht.“

Der Messeauftritt soll sich rechnen

Die Erlanger haben sich viel vorgenommen: Sechs Mitarbeiter werden in Essen vier Tage lang Rede und Antwort stehen. Das erklärte Ziel: Jeder Kollege soll im Schnitt zehn „qualifizierte Kontakte“ pro Tag schaffen, also Gespräche führen, die so verbindlich enden, dass ein Auftrag daraus werden kann. Schraner will nicht nur seine Kosten von rund 90 000 Euro wieder hereinholen, sondern auch zusätzlichen Umsatz machen und signalisieren, wie innovativ das Unternehmen ist.

Damit das klappt, soll die Standmannschaft jederzeit hellwach sein. „Denken Sie daran: Wo gibt es das, außer auf der Messe?“, fragt Coach Kunzweiler beim Vorbereitungsseminar in die Runde. „Die Leute nehmen alles Mögliche auf sich, um Sie zu besuchen. Machen Sie was draus!“ Er zeigt den Schraner-Mitarbeitern, wie sie Besucher am besten ansprechen. Einfach mit „Hallo“ oder „Guten Tag“. Er erklärt, wie wichtig die richtige Körpersprache ist. Dass Standmitarbeiter nicht miteinander schwatzen ­sollen, weil das Besucher abschreckt. Und wie man Gesprächspartner festnagelt: „Fragen Sie nicht: ,Wann haben Sie Zeit?‘ Nutzen Sie stattdessen Alternativfragen: ,Können Sie donnerstags oder freitags? Vormittags oder nachmittags?‘“

Eine Woche später: Tausende Fachbesucher fluten das Gelände der Messe Essen, die gesamte Brandschutz- und Sicherheitstechnikbranche macht ihre Aufwartung. In Halle 3 steht Schraner, zwischen Anbietern biometrischer Scanner, Alarmsirenen und Kartenlesegeräten. Links neben den Erlangern hat ein Hersteller von Drehkreuzen seine Produkte aufgebaut, rechts Türschlossproduzent Dorma, gegenüber der Gemeinschaftsstand der britischen Chamber of Commerce. Der Stand von Schraner ist ein ­Hingucker: Das Schwarz hebt sich von den anderen Ausstellern ab, die erhöhte Plattform ist weithin sichtbar.

Wie beim Messetraining geplant, nutzt die Standmannschaft die auffällige Optik als Gesprächseinstieg. „Hallo!“, sagt Marketingchefin Freese zu einem Besucher, der den Feuerteufel betrachtet. „Ich bräuchte mal Ihre Meinung: Wie gefällt Ihnen unser Stand?“ Fast alle Besucher finden ihn gelungen. Und das, obwohl der Standbauer die Rückwand nicht mit Stoff, wie es besprochen war, sondern mit einer Folie bespannt hat, die teilweise das Scheinwerferlicht reflektiert. So sind Logo und Feuerteufel nicht optimal zu erkennen. „Darüber habe ich mich ziemlich geärgert“, sagt Freese. „Ließ sich aber leider nicht mehr ändern.“

Kontakt aufnehmen – und dranbleiben

Mit der Frage nach dem Stand verwickeln die Vertriebler jede Menge Besucher in Gespräche. „Viele bleiben stehen“, sagt Freese. „Und wir können sie dann vom Gang pflücken.“ Den ganzen Tag geht es Schlag auf Schlag. Lisa Danzberger erklärt Architekten und Handwerkern souverän die Vorzüge des Firebeam-Rauch­melders, führt Immobilienentwickler zu Feuerwehrschaltschränken, kontert Einwände, legt Besucher auf Termine fest. „Bisher“, sagt sie erleichtert, „war noch kein Gespräch so schlimm wie die Rollenspiele im Training.“

Das brachte den entscheidenden Kick: „Bei der letzten Messe haben wir uns kaum bemüht, die Leute am Stand zu halten“, erinnert sich Marketingchefin Freese. „Wir haben viele einfach gehen lassen.“ Jetzt dauern die Gespräche im Schnitt 20 Minuten, doppelt so lang wie auf der letzten Security. „Es sind auch viel bessere Kontakte.“ Es gibt kaum noch Besucher, die nur im Vorbeigehen ihre Visitenkarte hinwerfen und rufen: „Schicken Sie mir mal Ihren Katalog.“ Schraner und seine Mitarbeiter halten die Gespräche mit Fragen am Laufen – und protokollieren die wichtigsten Fakten sorgfältig.

Nach 16.30 Uhr leeren sich die Hallen spürbar, an vielen Ständen machen es sich die Aussteller gemütlich. Nicht so auf dem Stand mit dem roten Feuerteufel. Als zwölf Minuten vor Messeschluss drei Gäste vor ­Vertriebler Patrick Wiebe auftauchen, gibt der noch einmal alles. „Wir interessieren uns für Rauch­melder. Wenn Sie noch Lust haben“, sagt einer der Besucher schüchtern. Wiebe setzt sein schönstes Lächeln auf: „Ich hab auch um 18 Uhr noch Lust.“ Der Einsatz lohnt sich: Die späten Kunden bestellen eine Test­anlage – gleich am Stand.

In den vier Messetagen notiert das Team auf seinen Protokollbögen 225 qualifizierte Kontakte. Das sind weniger als die zehn pro Tag und Person, die man sich vorgenommen hatte. Doch ein Topkontakt hat das Unternehmen damit nur 400 Euro gekostet – kein schlechter Schnitt. „Da zahlen viele Unternehmen bis zu 1000 Euro und mehr“, weiß Berater Kunzweiler. Noch am Messetag mailt Marketingchefin Freese Fotos der Gesprächsprotokolle in die Zentrale nach Erlangen. Eine Kollegin setzt Dankes-E-Mails an die Gesprächspartner auf, damit die Erinnerung an das Treffen frisch bleibt.

Pläne fürs kommende Jahr

Fünf Wochen nach Messeschluss läuft das Follow-up auf Hochtouren. Alle 225 Lead-Kontakte haben die ersten Unterlagen zugeschickt bekommen. Die Gesprächsprotokolle liegen bei den zuständigen Vertriebskollegen. Ziel ist es, mit jedem noch einmal persönlich zu sprechen – am Telefon oder sogar bei einem Besuch. „Die Messe-Nachbereitung ist intensiver als in den Jahren zuvor“, freut sich Freese. „Dafür dauert sie länger.“

Die Mühen tragen bereits erste Früchte. In den Wochen nach der Messe ist die Zahl der Anfragen um 15 Prozent gestiegen. „Ab der dritten Woche nach der Messe lag auch der Auftragseingang um 20 Prozent höher als sonst“, sagt Stefan Schraner. Für die nächste Security hat er bereits große Pläne. Er will seine Leute noch intensiver schulen, das Standkonzept weiter verbessern und das Follow-up beschleunigen. „Ich hätte nie gedacht“, sagt der Unternehmer, „was für ein Potenzial in so einem Messeauftritt steckt.“

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