Unternehmen Jederzeit gesprächsbereit

Unternehmer und Mitarbeiter sind heute immer und überall erreichbar. Auch bei Paragon sind die Mitarbeiter komplett vernetzt: Ohne solche Technik wäre der Zulieferer kaum konkurrenzfähig.

Morgens um acht Uhr. Klaus Dieter Frers nimmt an seinem Schreibtisch im ersten Stock des schlichten weißen Bürohauses im Gewerbe­gebiet des westfälischen Delbrück Platz. Er steckt sein Notebook in die Do­cking-Station, stellt dann das Handy auf den Festnetzapparat um. Kurze Zeit später blinken im Postfach 20 E-Mails. Ins­gesamt werden es mehr als 100 elektronische Nachrichten sein, die der Gründer und Chef der Paragon AG an diesem ganz normalen Arbeitstag beantworten muss.

Frers‘ Unternehmen, das Innenraum-Elektronik wie Sensoren für die Automobilindustrie herstellt, ist gerade 20 Jahre alt geworden. Der Maschinenbau-Ingenieur hat 1988 angefangen, im Güterschuppen des Bahnhofs von Delbrück Auftragsarbeiten für Elektronikhersteller zu erledigen. Wenn er an die Zeit zurückdenkt, wird ihm vor allem deutlich, wie sich sein Arbeitsalltag bei Paragon verändert hat: „Es ist fast alles anders geworden.“

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Nicht nur, weil sich aus dem kleinen Auftragsfertiger ein Direktlieferant der Autoindustrie mit inzwischen fast 600 Angestellten entwickelt hat. Frers hat seine Firma auch in Sachen Büro- und Kommunikationstechnik auf den neuesten Stand gebracht: Seine Mitarbeiter sind heute immer und überall erreichbar, die wesentlichen Geschäftsprozesse digitalisiert. So ist es egal, von wo aus sie sich in ihre Groupware-Programme und die Paragon-Datenbank einloggen. Sie können sich zu Video­konferenzen zusammenschalten – vom Schreibtisch aus genauso wie von unterwegs – und gemeinsam Dateien bearbeiten.

Für Klaus-Peter Stiefel, Experte am Fraunhofer Office Innovation Center (OIC) in Stuttgart, ist der Mittelständler ein Paradebeispiel für die revolutio­nären Entwicklungen, die die Büro­arbeit in den vergangenen 20 Jahren umgekrempelt haben. „Die neuen Techniken haben die Geschäftsprozesse nachhaltig ver­ändert“, urteilt Stiefel.

Und sie rechnen sich, sagt Unternehmer Frers. Weil alle schneller geworden seien, arbeite sein Unternehmen deutlich effizienter. Wollte er den heutigen Umsatz von fast 110 Millionen Euro mit der alten Technik stemmen, könnte er das nur mit 15 zusätzlichen Verwaltungskräften bewältigen. Frers müsste satte 750.000 Euro mehr an Personalkosten pro Jahr aufbringen – plus Extra-Büroräume, Schreib­tische und Ausrüstung.

Immer vorne mit dabei

Der erste wichtige Schritt zur vernetzten Teamarbeit war das Handy: Im Sommer 1992 startete die Deutsche Telekom ihr digitales D1-Netz. Und weil Paragon vorher bereits im Auftrag von Siemens analoge Autotelefone der Marke C1 zusammengeschraubt hatte, gehörte Unternehmer Frers zu den Ersten, die sich ein Mobiltelefon zulegten.

Fortan schleppte er das 500 Gramm schwere, ziegelsteingroße „1011“ von Nokia mit sich herum. Recht bald ließ er auch seine Führungskräfte ausstatten – heute hat jeder Kundenbetreuer ein Mobil­telefon. „Man konnte Fragen plötzlich ad hoc klären und musste nicht mehr warten, bis die Mitarbeiter im Büro eintrafen“, erinnert sich Frers. „Das hat die Produktivität enorm erhöht – anfangs noch ganz ohne lästige Begleit­erscheinungen.“

Der nächste Schritt war das Internet: Das World Wide Web wurde im April 1993 zur Benutzung freigegeben. Paragon stieg 1995 ein. „Wir waren zunächst skeptisch“, sagt der Unter­nehmer. „Aber unsere Kunden wollten das neue Medium unbedingt nutzen.“ Heute, schätzt Paragon-IT-Leiter Christian Happe, laufen mindestens 95 Prozent der Firmenkorrespondenz über
E-Mail. „Briefe und Faxe sind praktisch ausgestorben.“

Firmenchef Frers hatte den Fertigungsplaner Happe eigentlich eingestellt, damit er die Arbeits­abläufe in Büro und Betrieb organisierte. Anfangs war das einzig Elektronische dabei der Nixdorf-Großrechner, in dem parallel zur Papier-Buchhaltung die Aufträge erfasst wurden. „1991 gab es bei Paragon genau zwei PCs“, sagt Happe und grinst. „Einer stand im Sekretariat und einer in der Personalabteilung – zum Briefeschreiben.“

Doch über die Jahre kam immer mehr digitale Technik ins Spiel, sodass Happe sich zwangsläufig zum Computer- und Netzwerkexperten entwickelte. Im Jahr 2000 ersetzte er das alte Großrechnersystem von Nixdorf durch eine moderne Unternehmenssoftware. Jetzt ordern und bezahlen größere Kunden komplett papierlos.

Vor zwei Jahren führte der Techniker dann die Software Same Time bei Paragon ein – ein weiterer Meilenstein für das Unternehmen. Damit konnten Mitarbeiter erstmals gemeinsam an internen Dokumenten arbeiten. „Das bedeutete: kein lästiges Hin- und Herschicken von E-Mail-Anhängen mehr“, urteilt Happe. „Zumindest nicht mehr bei jeder Kleinigkeit.“

Auch in der Produktion ist die Arbeit schneller geworden: Ilona Landgraf, Gruppenleiterin im Paragon-Werk in Suhl, erinnert sich noch an ihre Zeit beim DDR-Technologiekombinat Robo­tron, wo sie Schreibmaschinen montierte. Nach der Wende übernahm Frers‘ Firma den Betrieb, und Landgraf stieg zur Vorarbeiterin auf.

Ihre Arbeit wurde stetig mehr zum Schreibtischjob: „Früher bin ich durch die Werkshalle gegangen und habe nachgeschaut, ob noch irgendwo Leiterplatten rumstehen“, erinnert sich Landgraf. „Heute schaue ich in die Datenbank.“ Wenn die Qualitätssicherung ein Bauteil moniert, bekommt die Technikerin eine E-Mail mit Fotos der Unregelmäßigkeit.

Kaum eine technische Neuerung aber hat das Arbeiten bei Paragon so sichtbar verändert wie die Videokonferenz. 2005 entschieden sich Frers und Happe, insgesamt 30.000 Euro für Beamer und Videokonferenzsysteme in den fünf Besprechungsräumen in Delbrück und an den Produktionsstandorten in Suhl, Cadolzburg und St. Georgen zu investieren, bei denen die Kollegen Powerpoint-Präsentationen einspeisen und Office-Dokumente live verändern können.

40 Prozent weniger Dienstreisen

Ergebnis: Die Zahl der Dienstreisen ist um 40 Prozent gesunken. „Als ich 1991 hier anfing, war es normal, dass ein- bis zweimal die Woche jemand nach Suhl fuhr, weil irgendwas zu klären war – das kostete jedes Mal 300 Euro“, erinnert sich Happe. „Heute machen wir einfach eine Videokonferenz.“

Über eine von der Telekom gemietete Daten-Standleitung übermittelt die Kamera die Reaktionen der Kollegen nach Delbrück, wo Happe und seine Kollegen ihrerseits vor einem handelsüblichen Flachbildfernseher Platz nehmen. Sie merken, sobald jemand in Suhl das Gesicht verzieht oder den Kopf schüttelt. „Wenn man sich schon mal im wirklichen Leben kennengelernt hat, dann ist die Fernbesprechung fast so gut wie ein persönliches Treffen“, versichert der Paragon-IT-Chef.

Michael Müller-Berg, beim IT-Konzern Microsoft zuständig für Kommunikationssysteme dieser Art, glaubt, dass sich ein Besprechungsraum mit moderner Videokonferenztechnik spätestens nach einem Vierteljahr amortisiert hat.

Inzwischen beginnt Firmenchef Frers jedoch, die ständige Erreichbarkeit teilweise wieder einzuschränken: wenn sie seine Leute eher von der Arbeit abhält, als dass sie nützt. 2006 bekam Frers einen Blackberry – seit 1999 bietet die US-Firma RIM den „Push“-Dienst samt zugehöriger Geräte an. E-Mails gehen dabei unterwegs augenblicklich beim Empfänger ein. Frers schaffte den E-Mail-Pusher nach zwei Monaten wieder ab. „Der Puffer Sekretariat fehlt, und ich war auf einmal ständig verfügbar“, sagt der Paragon-Gründer. „Das geht nicht.“

Also fragt er E-Mails nur noch per Laptop ab. In der Firma hat er es Mitarbeitern untersagt, gleichzeitig per Festnetz und Mobiltelefon erreichbar zu sein – und liegt damit auf einer Linie mit Experten. „Es ist wichtig, Grenzen zu setzen und sich selbst zu erziehen“, sagt Markus Albers, Autor des Buchs „Morgen komm ich später rein – für mehr Freiheit in der Festanstellung“ . „Sonst kann man sich heute im Schnitt nur noch elf Minuten am Stück konzentrieren, bis die nächste Mail oder der nächste Anruf eintrudelt“.

E-Mail-Anhänge unerwünscht
Noch etwas hat sich im Alltag von Frers geändert: Er macht heute sehr viel mehr selbst, was früher Sekretariate oder Assistenten erledigt hätten. „Gerade habe ich einen Vertrag korrigiert und eine Powerpoint-Präsentation gebaut“, sagt der Unternehmer. „So etwas wäre mir 1988 im Traum nicht eingefallen.“ Er versucht auch hier gegenzusteuern: Mitarbeiter dürfen ihm keine Dokumente als E-Mail-Anhang schicken, die er selbst ausdrucken soll. „Ich will das gleich in Papierform bekommen.“

Derweil arbeitet Frers‘ IT-Leiter Christian Happe an der Sicherheit. „Früher hatten wir parallel alles auf Papier, die EDV hätte ausfallen können. Heute würde buchstäblich alles stillstehen.“ Die Laptops, mit denen sich Mitarbeiter per UMTS ins Firmennetz einloggen, versieht er also mit den neuesten Verschlüsselungstechniken. Selbst mit Code lässt das System nur Geräte zu, deren Hardware-Kennung stimmt. Das Same-Time-System hat Happe inzwischen für den Fernzugriff gesperrt. „Zu gefährlich.“

Der nächste Schritt werden schnellere Datenleitungen sein. 2007 hat Paragon die alten DSL-Kupferkabel durch 60-mal flottere Glasfasern ersetzt. Anfang 2009 will Happe das Firmennetz mit dem MPLS-Standard versehen. „Dann haben Video- und Sprachdaten in den Leitungen automatisch Priorität.“ Und Videokonferenzen zwischen Delbrück und Suhl werden noch lebensechter.

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