Unternehmen Offene Bücher

Seit Januar können Betriebsprüfer bis zu 250.000 Euro Strafe verhängen, wenn Steuerdaten nicht in digitaler Form vorliegen. Welche Standards gelten und welches EDV-Archiv übertrieben ist.

Wieder und wieder sind Olaf
Paetsch
und seine Kollegen in
den vergangenen Jahren bei
Nacht und Nebel ausgerückt. Immer
dann, wenn Paetsch den nächsten verzweifelten
Mittelständler in der Leitung
hatte, bei dem sich ein Steuerprüfer angemeldet
hatte.

Der IT-Experte und seine Notfalltruppe
sind für solche Unternehmen oft die
letzte Hoffnung: Die EDV-Spezialisten
suchen sämtliche Festplatten nach elektronischen
Daten ab, die den Prüfer vom
Finanzamt interessieren könnten. Sie kopieren
E-Mails, Excel-Tabellen und Projektpläne
eiligst in ein revisionssicheres
Archiv. Und legen alles so ab, dass der
Fiskus die Daten problemlos auswerten
kann. Den Blitzeinsatz lässt sich der Profi
selbstverständlich gut bezahlen.

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Wer die Dienste Paetschs in Anspruch
nimmt, spricht nicht gern darüber – der
Chef des IT-Dienstleisters Infoniqa aus
München bittet um Verständnis, dass er
seine Notfälle diskret behandeln muss.

Zulauf ist ihm bis auf Weiteres sicher.
Denn digitale Steuerdaten sind in vielen
Betrieben nach wie vor ein Fremdwort:
„Die sagen sich: Lassen wir die Steuerprüfung
doch erst einmal auf uns zukommen“,
so Paetsch. „Vielen Unternehmern
– sogar Steuerberatern – ist die Tragweite
des Themas nicht bewusst.“ Und auch
der Infoniqa-Chef kann mit seinen Feuerwehreinsätzen
nicht immer rechtzeitig
helfen. „Die Prüfer melden sich in der
Regel
vier bis sechs Wochen vorher an“,
sagt Paetsch. „Das reicht nicht unbedingt,
um wirklich noch alles in Ordnung
zu bringen.“

Strafgeld bei Verspätung

Unternehmer, deren Computer und Datenbanken
den Ansprüchen des Fiskus
bisher nicht genügen, sollten sich sputen:
Mit dem Jahressteuergesetz 2009 hat der
Gesetzgeber die Regeln nämlich drastisch
verschärft. Finanzbeamte können
bei einer Außenprüfung nicht nur verlangen,
dass „steuerrelevante Daten“ nach
den Grundsätzen zum Datenzugriff und
zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
(GDPdU) abgespeichert sind. Seit dem
1. Januar dieses Jahres gilt auch: Können
Unternehmer die angeforderten digitalen
Unterlagen nicht „innerhalb einer angemessenen
Frist“ vorlegen, dürfen die Prüfer
ein Verzögerungsgeld festsetzen –
zwischen 2500 und 250 000 Euro.

Noch sind keine Fälle bekannt, in denen
Finanzämter säumigen Steuersubjekten
solch eine Strafe tatsächlich aufgebrummt
hätten. Bund und Länder geben
keine Zahlen dazu heraus. Wer aber weiß
schon, ob es dabei bleibt? „Auf jeden Fall
hat das Verzögerungsgeld Signalwirkung“,
sagt Infoniqa-Chef Paetsch.

„Die Schonfrist ist vorbei“, bestätigt Ulrich
Kampffmeyer, Geschäftsführer der
Unternehmensberatung Project Consult
aus Hamburg, die sich auf die digitale Datenverwaltung
spezialisiert hat. Bis dato
war es nicht viel mehr als eine Bitte der
Behörden, die Daten GDPdU-konform abzulegen.
Wer sich daran hielt, zeigte seinen
guten Willen. Kein Wunder, dass sich
gerade einmal sechs Prozent der Betriebe
auf die Regeln zur digitalen Steuerprüfung
vorbereitet hatten, als die Finanzämter
2005 begannen, sie anzuwenden.
Experten wie Kampffmeyer sind sicher:

 

DIGITALE PRÜFUNG

Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)
gibt es schon seit 2002. Sie sind vielen Unternehmern immer noch unbekannt. Deshalb
hier die wichtigsten Regeln:

Daten vorhanden?

Nicht nur elektronische Rechnungen gehören zu den „steuerrelevanten Daten“, sondern
auch Kostenvoranschläge, die man per E-Mail verschickt, genauso wie Kalkulationsblätter
oder Informationen zum Skonto. Derartige Dateien werden in der Regel weder
automatisch in einer Unternehmenssoftware wie SAP erfasst, noch gehören sie zu
den Daten, die der Steuerberater über sein Datev-System abspeichert.

Inhalte unverändert?

Chefs müssen alle steuerrelevanten Inhalte laut Gesetz zehn Jahre lang vollständig
aufbewahren.
Wichtig: Die Daten dürfen nicht veränderbar sein. Entweder wählen Unternehmer
dazu spezielle Dateiformate wie PDF oder ein Spezialarchiv.

Dateien noch lesbar?

Die Prüfsoftware des Finanzamts versteht viele Datenformate, aber eben nicht
jedes – vor allem keine älteren. Stammen die Steuerdateien aber von einem Programm,
das inzwischen nicht mehr läuft, wird das zum Problem. Steuerpflichtige müssen sicherstellen,
dass die Daten regelmäßig in gängige Formate überspielt werden. Oder sich
wenigstens wieder lesbar machen lassen.

Zugänglich für Prüfer?

Die IT-Abteilung muss dem Betriebsprüfer auf Wunsch einen eigenen Arbeitsplatz einrichten,
von dem aus er direkt aufs Archiv zugreift (Zugriff „Z1“). Prüfer können
stattdessen verlangen, dass ein Mitarbeiter ihnen bei der Suche nach Informationen
hilft („Z2“). Oder sie lassen sich eine CD-Rom mit den Steuerdaten brennen („Z3“).

Ordentlich abgelegt?

Wer sich an die „Grundsätze der ordnungsgemäßen DV-gestützten Buchführungssyste-
me“ (GoBS) hält, ist schon mal auf der sicheren Seite. Sind die Daten auch maschinell
auswertbar, ist den GDPdU meist Genüge getan. Die GoBS-Regeln können Chefs von
der Homepage des Finanzminsteriums als PDF herunterladen. Einfach die Stichworte
„GoBS-Regel“ und „Bundesfinanzministerium“ bei der Google-Suche eingeben.

„Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen
hat seitdem nichts getan.“ Und
so haben die meisten Chefs und ihre ITBeauftragten
ein ungutes Gefühl, wenn
sie an die nächste Steuerprüfung denken.
Vielleicht liegt das auch daran, dass sich
die GDPdU eigentlich gar nicht an Unternehmen
richten. „Es handelt sich streng
genommen um Verwaltungsanweisungen“,
erklärt Antje Zimmerlich, Anwältin
bei der Münchner Kanzlei DLA Piper.
„Sie richten sich also nicht an Bürger,
sondern an die Behörden.“

Doch die Regeln zeigen eben, was
Steuerprüfer erwarten. Und Unternehmer
haben eine „steuerrechtliche Mitwirkungspflicht“,
betont Zimmerlich. Sie
müssen dem Steuerprüfer die Daten so
übergeben, wie er sie haben will. Und
das heißt heute: digital.

Wie das im Detail auszusehen hat, wissen
die meisten Unternehmer nicht. Will
der Steuerprüfer auch E-Mails sehen?
„Wenn in einer E-Mail etwa ein Kalkulationsblatt
und die Skonto-Regeln extra
aufgeführt sind, dann sind auch E-Mails
steuerrelevant“, erklärt GDPdU-Experte
Kampffmeyer. Generell gilt: Unternehmer
müssen alle Dokumente, die direkt
oder indirekt mit Einnahmen und Ausgaben
zu tun haben, zehn Jahre lang
aufheben
– kein Kostenvoranschlag darf
einfach gelöscht werden.

Warnsignal für den Prüfer

Die elektronischen Dateien gelten als
Originale, selbst wenn Ausdrucke fein
säuberlich in einem Ordner abgeheftet
sind. Denn die Prüfer wollen das Material
mit ihrem Fahndungsprogramm Idea
auch statistisch auswerten, etwa nach
dem sogenannten Chi-Quadrat-Verfahren:
Dabei sucht ein Algorithmus automatisch
nach Unregelmäßigkeiten bei Einnahmen
und Ausgaben. Erreicht der Test
einen bestimmten Schwellenwert, schaut
der Prüfer an der Stelle genauer nach.

Die Forderungen der Finanzbehörden
an die Datensätze gehen ziemlich weit.
Zum Beispiel sollen Unternehmen digitale
Steuerdaten unverändert und doch jederzeit
lesbar aufbewahren. Kopieren sie
nicht alles, was Prüfer interessieren könnte,
gleich in ein spezielles GDPdU-Archiv,
müssen sie dafür eine Art Technikmuseum
unterhalten, mit alten Textverarbeitungsprogrammen
und Tabellenkalkulationen,
die antiquierte Dateien im Fall
der Fälle weiterhin öffnen können.

Für Kleinunternehmen wie Handwerksbetriebe
kommt das verständlicherweise
nicht infrage – ist aber meist
auch unnötig. „Kleine Unternehmen
brauchen in der Regel keine spezielle
Software“, beruhigt Gerhard Schmidt,
Experte des Informationsportals Elektronische-
steuerpruefung.de. Firmen, die
für das Finanzamt nur eine Einnahmenüberschussrechnung
erstellen, müssen
nach einem neuen Urteil des Bundesfinanzhofs
(Az.: VIII R 80/06) eben auch
nur die Steuerdaten zu Einnahmen und
Ausgaben digital vorhalten.

Nutzt der Steuerberater eines Kleinbetriebs
zudem die Software des Nürnberger
Anbieters Datev – so wie zwei Drittel
der Zunft – dann können seine Mandanten
die Steuerdaten im Fall der Fälle dort
ganz einfach für 30 Euro das Stück als
DVD anfordern. „Das Archiv enthält die
gesamte Finanz- und Lohnbuchhaltung“,
verspricht Jürgen Ewald, GDPdU-Experte
bei Datev. „Alles, was der Steuerberater
Datev in den Jahren zuvor übermittelt
hat. Der Prüfer kann die Dateien direkt
mit seiner Software auswerten.“

Theoretisch könnten die Nürnberger
Steuerinfos bis zurück ins Jahr 2001 von
ihren Servern abrufen. Gerade bei kleineren
Unternehmen, glaubt Ewald, sind
damit fast alle steuerrelevanten Daten
abgedeckt. „Den Rest muss man dann
einzeln angeben.“

Etwas komplizierter wird es schon bei
mittelgroßen Unternehmen, zumal wenn
sie als GmbH bilanzieren wie der
Wurstproduzent Graefke Fleischwaren.
Schon 2004 hatte der Steuerberater des
30-Mann-Betriebs aus Bienenbüttel in
der Lüneburger Heide Chefbuchhalterin
Katrin Grubbe gewarnt. „Er meinte, langsam
sollten wir mal anfangen, etwas zu
tun“, erinnert sich Grubbe.

Zuerst machte sich die Buchhalterin in
einem IHK-Seminar zum Thema „Gläserne
Unternehmen“ schlau. Dort lernte sie,
was „steuerrelevante Daten“ sind, dass
sie auch Faxe und E-Mails speichern
muss, in denen sich der Chef mit einem
Lieferanten oder Abnehmer über die Konditionen
einigt. „Viele Aufträge kommen
aber auch per Telefon – wie geht man damit
um?“, sagt Grubbe. „Ich finde ein
paar Aspekte immer noch verwirrend.“
Jedenfalls sahen sich die Norddeutschen
auf dem Markt für GDPdUSoftware
um. „In unserem kleinen Unternehmen
haben wir eine sehr handgestrickte
Buchhaltung“, gibt Grubbe zu.
„Da brauchten wir ein anpassungsfähiges
Programm.“

Viele Prüfer sind nicht gut geschult.“, Caterina Essberger.

Schließlich wurde man bei HSP Software
in Norderstedt fündig. Deren
GDPdU-Archiv
Opti.List ist seit 2006 bei
Graefke
im Einsatz. Das Programm läuft
im Hintergrund mit und archiviert automatisch
die meisten Steuerdaten, die
Grubbe und ihre Kollegen bei der täglichen
Arbeit produzieren. „Einige wenige
Dinge müssen wir noch von Hand eingeben.
Das dauert im Monat vielleicht eine
Stunde“, sagt die Buchhalterin. Gekostet
hat das Paket 5000 Euro – plus 1000 Euro
pro Jahr für den Wartungsvertrag.
Derartige Programme gibt es zum Beispiel
auch bei der Düsseldorfer Firma
Audicon,
von der das Prüfsystem Idea
stammt, mit dem die Finanzämter selbst
arbeiten. In Bienenbüttel fühlt man sich
jedenfalls mit der Spezialsoftware gerüstet
für die nächste Prüfung.

Bei größeren Mittelständlern reichen
solche Lösungen aber oft nicht aus. Zumindest
müssen sie ihre Unternehmenssoftware
laufend mit dem GDPdU-Archiv
abgleichen. So hat es Caterina Essberger
eingerichtet, beim Wuppertaler Leasinganbieter
Gefa für das Thema Steuern verantwortlich.
Essberger arbeitet seit zehn
Jahren für Gefa, und die Steuerreferentin
des 700-Mann-Unternehmens musste
schon einige Steuerprüfungen überstehen.
Als das Thema GDPdU Anfang 2002
virulent wurde, hätte sich die Firma beinahe
entschieden, die Daten einfach von
Hand in einer Datenbank abzulegen.
Doch Essberger setzte sich durch: „Ich
wusste: Dann hätten wir es gleich bleiben
lassen können.“

Also führte Gefa eine unternehmensweite
Datenverwaltung von SER Solutions
ein. Das Programm archiviert alle
digitalen Dokumente automatisch – was
steuerrelevant ist, landet parallel im
„GDPdU-Center“, einer Spezialdatenbank.
Experten wie Kampffmeyer halten
das für die wirtschaftlichste Lösung bei
größeren Unternehmen: „Ein Archiv nur
für die GDPdU ist eine Insellösung“, sagt
er. „Besser ist ein universelles Archivsystem,
das die steuerrelevanten Daten als
Nebeneffekt miterfasst.“ So profitiert das
Unternehmen auch in anderen Bereichen
davon, dass Informationen in einheitlicher
Form digital vorliegen – und man
alles schnell wiederfindet.

Digital ist nicht genug

Bisher hat Gefa-Buchhalterin Essberger
zwei digitale Steuerprüfungen erlebt: Eine
Lohnsteueraußenprüfung und eine
Umsatzsteuerprüfung. Erstere verlief
problemlos. Der Prüfer kam, stöpselte
seinen Laptop ins System und zog von
dannen. „Alles war offiziell in Ordnung“,
freut sich die Steuerreferentin.

Die zweite Prüfung war weniger erfreulich:
„Der Prüfer benutzte das erweiterte
Idea-Programm Tax Audit und wollte
die Daten per Knopfdruck abrufen“, erzählt
Essberger. „Das war dann aber
selbst unserem System nicht möglich.“
Die Folge: ärgerliche Worte des Beamten.
Und der Vermerk „nicht GDPdU-konform“
auf der Prüfungsakte. Bisher hat
Gefa nichts weiter in der Sache gehört.
Essberger sagt, das liege wohl daran,
dass es keine klaren Richtlinien seitens
der Finanzverwaltung gibt.

Sicher ist, dass sich immer weniger Betriebsprüfer
wie früher durch Berge von
Papier wühlen werden. Allerdings tun
Unternehmen dennoch gut daran, ihre
Finanzinformationen parallel auch auf
Papier zu archivieren – für die Banken
nämlich. Die als konservativ bekannten
Geldverleiher sehen elektronische Belege
weitaus kritischer als die Behörden.
Firmenkundenbetreuer verlangen denn
auch weiter Ordner und Akten, bevor sie
einen Kredit bewilligen.

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