Notfallkoffer für Unternehmen Was, wenn der Chef plötzlich ausfällt?

Ein betrieblicher Notfallkoffer hilft, in schwierigen Situationen die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Ein betrieblicher Notfallkoffer hilft, in schwierigen Situationen die richtigen Entscheidungen zu treffen.© littlebell / Fotolia.com

Wenn in einer kleinen Firma der Chef plötzlich ausfällt, kann eine existenzielle Krise entstehen. Nachfolgeberater Nils Koerber packt den Notfallkoffer für alle Fälle.

Wenn der Chef in einem kleinen Unternehmen von heute auf morgen ausfällt, kann das für die Firma schnell zur existenziellen Krise werden. Ein betrieblicher Notfallkoffer sorgt vor. Nachfolgeberater Nils Koerber aus Bremen weiß, was in den Koffer hineingehört.

impulse: Herr Koerber, was ist das wichtigste Dokument im Notfallkoffer?

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Nils Koerber: Die Grundfrage muss sein: Wem vertraue ich so sehr, dass ich ihm die Verantwortung übertragen kann? Es sollte eine schriftlich fixierte Stellvertreter-Regelung geben – und die muss ich auch mit dem Betroffenen besprechen. Ich hatte schon Fälle, in denen der Stellvertreter nichts von seiner Rolle wusste. Und er wollte die Verantwortung auch gar nicht.

Reicht bei Verheirateten nicht die Einsetzung des Ehepartners?

Ich würde sagen, nein. Schließlich sind Sie mit Ihrem Partner oft gemeinsam unterwegs, im Urlaub zum Beispiel. Also ist die Wahrscheinlichkeit auch groß, dass beide betroffen sind, wenn Ihnen etwas zustößt. Wir empfehlen daher Unternehmen ab 15 bis 20 Mitarbeitern unbedingt, einen Beirat einzurichten. Das können ein bis drei andere Unternehmer sein, auch der Steuerberater. Die können im Normalfall beraten und im Notfall einspringen.

Was brauche ich neben dem Stellvertreter noch?

Zwingend ist ein Unternehmertestament, in dem geregelt ist, wie es mit der Familie und der Firma weitergehen soll. Die gesetzliche Erbfolge ist nur selten gut für das Unternehmen. Weil in Deutschland aber Gesellschaftsrecht vor Erbrecht geht, muss das Testament unbedingt mit dem Gesellschaftsvertrag synchronisiert werden. Sonst kann im schlimmsten Fall die Beteiligung an der Gesellschaft verloren gehen. Ohne verbindliche Regelungen kann das Firmenvermögen leiden und Angehörige erhalten nicht die gewünschten Werte. Hier sollte man unbedingt einen Anwalt oder Notar um Rat fragen.

Was sollte ich noch unbedingt regeln, damit es in der Firma notfalls auch einige Zeit ohne mich weiterläuft?

Zuerst einmal sollten die Vollmachten vorliegen: Privatvollmachten und Kontovollmachten sowie eine Handlungsvollmacht oder Prokura für den Stellvertreter. Eventuell sollte diese beim Anwalt hinterlegt werden, der sie erst herausgeben darf, wenn der vorher besprochene Fall X eintritt.

Welche Dokumente sollten im Notfallkoffer liegen?

Im Normalfall eine Aufstellung aller Fristen, eine Adressliste mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und Service-Nummern, Versicherungspolicen, Informationen zu Passwörtern und PINs, eine Schlüsselliste, eine Anleitung, wo die wichtigsten Geschäftsunterlagen zu finden sind, eventuell eine Vermögensaufstellung, ein Notfallplan mit den ersten Schritten und nicht zuletzt der Aufbewahrungsort von Testament, Gesellschaftervertrag und Patientenverfügung.

Das zusammenzutragen hört sich in der Tat nach einer Sisyphusarbeit an …

Stimmt. Man sollte so etwas daher auch nur bei überschaubaren Strukturen alleine angehen. Ansonsten empfiehlt sich die Beratung durch einen Fachanwalt für Wirtschaftsrecht. Und natürlich sollten Sie alle drei bis fünf Jahre überprüfen, ob alles noch gültig ist.

Für die Mitarbeiter ist es sicher beruhigend, wenn sie wissen, dass ihr Chef alles für den Notfall vorbereitet hat …

Auf jeden Fall! Und die Unternehmer, die ihren Notfallkoffer gepackt haben, erzählen mir, dass es auch für sie selbst eine innere Erleichterung gebracht hat. Die Gespräche mit der Familie, mit Geschäftsfreunden oder Mitarbeitern über diese existentiellen Themen schaffen Klarheit, Nähe und Vertrauen. Schon alleine deswegen lohnt es sich.

Haben Sie einen Notfallkoffer?

Oh ja. Ich habe seit acht oder neun Jahren eine elektronische Akte, in der alle betrieblichen Belange und alle privaten Dinge geregelt sind. Das ist übrigens auch sehr hilfreich, wenn man mit Banken über Kredite verhandelt. In Ratings wird so eine Risikovorsorge positiv bewertet.

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