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„Mit herzlichen Grüßen aus der märchenhaften Geburtsstadt der Gebrüder Grimm: Hanau“, das stand unter einer E-Mail, die uns einmal in der Redaktion erreichte. Der Absender: nicht etwa ein Märchenbuch-Verlag, sondern ein Softwareunternehmen. Der Gruß blieb in Erinnerung und sorgte für Diskussionen: Kann man so was machen? Ist das individuell, nett, gelungen – oder doch ein bisschen „too much“?
Was bei Grußformeln in Geschäftsbriefen und E-Mails heute gilt, weiß Business-Knigge-Trainerin Nandine Meyden. „Grußformeln werden immer individueller und authentischer“, bestätigt sie. „Früher wurde eher Sehr geehrter Herr geschrieben und Mit freundlichen Grüßen. Heute finden viele, dass das steif und unpersönlich klingt. Unternehmen wollen ihren Kunden deutlich machen, dass sie maßgeschneiderte Angebote haben – und das bringen sie durch persönliche Grüße in der Geschäftspost symbolisch zum Ausdruck.“
Herzliche, liebe oder freundliche Grüße – die Grußformel muss zum Unternehmen passen
Entscheidend ist: Die Grußformel muss zum Unternehmen passen. „Darüber sollten sich Unternehmer genauso Gedanken machen wie über ihr Firmenlogo oder ihre Webseite“, rät Meyden. Welches Image, welche Botschaft möchte ich vermitteln? Und mit welcher Erwartungshaltung begegnen mir meine Kundinnen und Kunde und Geschäftspartner? „Einige Unternehmen schreiben inzwischen auch von Anfang an per „Du“. Das kann man immer dann machen, wenn man davon ausgeht, dass das für die angesprochenen Menschen auch stimmig ist.“
Im Einzelfall spielt bei der Wahl der Grußformel auch persönliche Sympathie eine Rolle: Je besser man Kunden und Geschäftspartner kennt, desto kreativer kann man werden. Wer unsicher ist, welche Formulierung angemessen wäre, sollte laut der Expertin beim Konventionellen bleiben. „Damit richtet man im Zweifel weniger Schaden an als mit dem Unkonventionellen.“
Wie formell oder informell die Kommunikation abläuft, bestimmt übrigens immer der Ranghöhere. „Beim Umgang mit Kunden ist dieser stets der Ranghöchste“, sagt Meyden. Und rät, bei längeren E-Mail-Dialogen Grußformeln zu variieren – damit der Empfänger nicht das Gefühl bekommt, er werde mit unpersönlichen Floskeln abgespeist.
Von „Hallo“ bis „Sehr geehrter“: Anreden im Überblick
Klassisch: „Sehr geehrte/r“
Das sagt die Expertin: Beim Erstkontakt als Anrede nach wie vor in Ordnung – und in konservativeren Umfeldern durchaus auch darüber hinaus üblich.
Etwas informeller: „Guten Tag“ (Herr/Frau Nachname)
Das sagt die Expertin: Formell und höflich, aber nicht ganz so distanziert wie „Sehr geehrte/r“ – eine gute Wahl.
Genderneutral: Guten Tag / Hallo (Vorname Nachname)
Das sagt die Expertin: Inzwischen eine geläufige Form, um die Anrede „Frau“ oder „Herr“ zu vermeiden. Darauf greifen viele Unternehmen zurück, die durchgängig gendern – aber auch andere Unternehmen nutzen diese Variante.
Vertraut: „Liebe/r“
Das sagt die Expertin: Nicht inflationär und von Anfang an für die Anrede nutzen. Ist einem die Person wirklich lieb? Das weiß man doch noch gar nicht! Ähnlich wie beim Duzen und Siezen gilt: Von Anfang an genutzt, bedeutet es nichts.
Salopp: „Hallo“
Das sagt die Expertin: Als Anrede okay, wenn schnell und informell zwischen Gleichrangigen und Kollegen kommuniziert wird.
Regional: „Servus / Grüß Gott / Moin Moin“
Das sagt die Expertin: Durchaus eine Alternative, wenn das Produkt oder die Dienstleistung einen starken lokalen Bezug haben oder der Sender und der Empfänger der Nachricht aus der gleichen Region kommen. Wenn es passt, macht es die Welt ein bisschen bunter.
Von „Herzliche Grüße“ bis „Beste Grüße“: Schlussformeln im Überblick
Klassisch: „Mit freundlichen Grüßen“
Das sagt die Expertin: Wenig originell, aber in Ordnung beim Erstkontakt, wenn man noch nichts über den anderen weiß. Genauso formal, aber einen Tick moderner: freundliche Grüße. Das kann jeder machen.
Etwas informeller: „Beste Grüße“
Das sagt die Expertin: „Beste Grüße“ sind eine gute Alternative für alle, die eine Variante zwischen freundlichen und herzlichen Grüßen suchen.
Noch etwas informeller: „Viele Grüße“
Das sagt die Expertin: „Viele Grüße“ sind als Grußformel geeignet, wenn man informell und wiederholt schreibt.
Vertraut: „Herzliche Grüße“
Das sagt die Expertin: Wenn man sich überhaupt noch nicht kennt, werden herzliche Grüße von manchen als seltsam empfunden. Daher sollte die Grußformel mit Bedacht eingesetzt werden. Nach einem persönlichen Kontakt vermitteln herzliche Grüße Wertschätzung und bauen eine herzliche Verbindung auf.
Liebevoll: „Liebe Grüße“
Das sagt die Expertin: Das ist sehr persönlich und daher für den Erstkontakt völlig ungeeignet – viel zu distanzlos. Wenn man aber mehrfach und intensiv zusammengearbeitet hat, können liebe Grüße durchaus eine Option sein. Nur sehr vorsichtig einsetzen.
Selbstverliebt: „Schöne Grüße“
Das sagt die Expertin: Das klingt für einige Menschen seltsam – beinahe so, als würde man seine Grüße selber loben. Wann ein Gruß schön ist, entscheidet der Empfänger.
Mit Ortsangabe: „Grüße aus Hamburg“ / „Grüße nach Berlin“
Das sagt die Expertin: Es gilt als aufmerksamer, nicht die eigene Stadt zu nennen, sondern den Herkunftsort des Adressaten: Das stellt ihn in den Mittelpunkt. Es kann aber auch durchaus nett sein, in einer längeren E-Mail-Konversation mal den eigenen Ort zu nennen – so bringt man Abwechslung rein.
Mit Wetter-Bezug: „Sonnige Grüße“
Oder auch, kombiniert mit einer Ortsangabe: „Herzliche Grüße aus dem frühlingshaften / völlig verregneten / weihnachtlich verschneiten / trüben Hamburg“.
Das sagt die Expertin: Das kann sehr nett wirken, wenn man sich ein bisschen kennt – wie ein kleiner schriftlicher Smalltalk: Es signalisiert dem Empfänger der E-Mail, dass die Konversation über den reinen Austausch geschäftlicher Informationen hinausgeht.
Abgekürzt: „MfG“ / „VG“ / „LG“
Das sagt die Expertin: Bei aller Liebe zum Zeitmanagement: Solche Abkürzungen gehen maximal in einer SMS, wenn man kurz und informell einen Termin bestätigen will und es so schnell wie möglich gehen muss. Bei allen anderen Gelegenheiten wirkt es salopp und wenig wertschätzend – zumal es Alternativen gibt, die keine Zeit kosten: Viele Mailprogramme können MfG automatisch zu „Mit freundlichen Grüßen“ ersetzen. Oder man nimmt die Grußformel mit in der E-Mail-Signatur auf.
Wünsche statt Grüße: „Einen guten Start in die Woche“ / „Ein schönes Wochenende“
Das sagt die Expertin: Wünsche sind eine gute Möglichkeit, die E-Mail persönlicher zu machen. Sie ersetzen aber nicht die Grußformel am Schluss der E-Mail.
Eilig: „Gruß“
Das sagt die Expertin: „Gruß“ wirkt sehr kurz angebunden. Wer es wirklich eilig hat, schreibt lieber nur „Ihr/e + Name“ oder „Herzlichst“.
Gestelzt: „Mit dankenden Grüßen“
Das sagt die Expertin: Das wirkt etwas aufgesetzt. Besser: Vielen Dank schreiben und dann die Grußformel der Wahl.
Altmodisch: „Hochachtungsvoll“
Das sagt die Expertin: Das sollte man heute nicht mehr schreiben. „Hochachtungsvoll“ weckt bei vielen Adressaten heute nicht mehr die Assoziationen von Hochachtung und wirkt fast unfreundlich. Mit diesen Worten unterschreibt beispielsweise die Polizei bei Strafbescheiden.
Grußformeln weglassen
Anrede und Schlussformeln ganz weglassen, zum Beispiel weil man sich bereits kennt? Keine gute Idee – denn den anderen weder zu begrüßen, noch zu verabschieden, wirkt sehr unhöflich. Ausnahmen sind nur möglich, wenn man mit ein und derselben Person in kurzer Zeit häufig schreibt. In der fünften Mail innerhalb von zehn Minuten ist es in Ordnung und nicht unhöflich, auf umständliche Begrüßungen und Verabschiedungen zu verzichten und direkt zur Sache zu kommen.
Grußformeln für Geschäftsbriefe – die Formalien nach DIN 5008
- Nach der Anrede steht ein Komma; der auf die Anrede folgende Text beginnt mit einem Kleinbuchstaben – natürlich vorausgesetzt, das erste Wort ist kein Substantiv. Zum Beispiel so:
„Guten Tag Frau Müller,
vielen Dank für Ihre Nachricht …“
- Anrede und Haupttext werden durch eine Leerzeile getrennt.
- Auch die Schlussformel wird durch eine Leerzeile vom Haupttext getrennt.
- Die Grußformel endet stets ohne Punkt, Komma oder Ausrufezeichen:
„Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann“
- Und noch ein Hinweis zur Rechtschreibung: Grüße schreibt man stets mit ß, nicht mit SS.
Englische Grußformeln
Einfach nur „Hello“ oder lieber „Dear Sir“? Ein kurzer Überblick über gängige Anreden und Schlussformeln in englischsprachiger Geschäftspost.
Anreden
- „Dear“: Die Kombination aus „Dear“(deutsch: Lieber/Liebe) und dem Nachnamen des Empfängers eignet sich für formelle Mails. Mit „Dear Mr Smith“, oder bei mehreren Empfängern „Dear all“, machst du nichts falsch. Im britischen Englisch verzichtet man auf einen Punkt nach Mr oder Ms, im amerikanischen Englisch gehört ein Punkt dahinter.
- Kennst du deinen Ansprechpartner nicht, kannst du ihn mit„Dear Sir/Madam“ Das heißt so viel wie „Sehr geehrte/r Herr/Frau“.
- Die Grußformel„To whom it may concern“ entspricht „Sehr geehrte Damen und Herren“ – ist allerdings sehr förmlich und eher in Schreiben an Behörden üblich.
- Bei unbekannten Empfängern ist es gängiger,„Dear Sir/Madam“ zu schreiben.
- „Hello/Hi“ (plus Name) eignet sich für Kontakte, die du persönlich kennst.
- „Peter“: Wundere dich nicht, wenn ein Amerikaner oder Brite dich in Briefen oder Mails ohne Hello oder Dear anschreibt. Solche Kurzformen sind durchaus üblich.
- Wenn du Frauen mit „Ms“anschreibst, bist du auf der sicheren Seite. „Mrs“ ist nur empfehlenswert, wenn du sicher weißt, dass die Empfängerin der E-Mail verheiratet ist. Achtung: Schreibe auf keinen Fall „Miss“ oder gar „Mistress“. Ersteres ist recht verstaubt und altmodisch, letzteres wird in Zusammenhang mit Frauen verwendet, die eine Affäre mit einem verheirateten Mann haben.
Schlussformeln
- „Yours faithfully“ entspricht „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“. Das solltest du schreiben, wenn du den Empfänger nicht kennst – also wenn deine Mail mit der Anrede „Dear Sir“ oder „Dear Madam“ begonnen hat.
- „Yours sincerely“ heißt ebenfalls „Mit freundlichen Grüßen“ und ist üblich, wenn du den Namen des Empfängers kennst. Beide Abschiedsformeln sind sehr formell.
- Weniger formelle Schlussformeln:„Best regards“ (Beste Grüße), „Kind regards“ (viele Grüße), „Best wishes“ (Herzliche/Liebe Grüße), „Yours“ (Ihr/Ihre“), „All the best“ (Alles Gute) oder einfach nur „Thanks“ (Danke) oder „Cheers“ (das Wort bedeutet zwar auch Prost, ist aber am Ende von formlosen Mails recht gebräuchlich und entspricht Danke/Vielen Dank).
Kommunikationstrainerin Nandine Meyden gibt Seminare, hält Vorträge und schreibt Bücher zum Thema Etikette und Business-Knigge. (Foto: Marcel Hasübert)
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