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E-Mail-Signatur Das gehört in eine professionelle Signatur für geschäftliche E-Mails

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Und ab geht die Post! Aber bitte nicht ohne E-Mail-Signatur ... - schließlich müssen auch elektronische Nachrichten gesetzliche Vorgaben erfüllen.

Und ab geht die Post! Aber bitte nicht ohne E-Mail-Signatur ... - schließlich müssen auch elektronische Nachrichten gesetzliche Vorgaben erfüllen.© PolaRocket / photocase.de

Welche Infos gehören in die geschäftliche E-Mail-Signatur? Welche rechtlichen Vorgaben sind einzuhalten? Und was sollte man beim Gestalten beachten? Alle Infos für die perfekte Signatur im Überblick - plus Muster!

Die geschäftliche E-Mail-Signatur gibt nicht nur den Absender einer Nachricht preis. Sie ist auch eine elektronische Visitenkarte, muss gesetzlichen Vorgaben genügen, sollte alle wichtigen Kontaktinformationen enthalten und dabei übersichtlich sein. Wie bringt man all diese Anforderungen unter einen Hut? Tipps für die perfekte Signatur.

Welche Kontaktinformationen gehören in die E-Mail-Signatur?

Folgende Angaben sind in privaten und geschäftlichen E-Mail-Signaturen üblich:

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  • Vorname Nachname
  • Postadresse
  • Telefonnummer mit Durchwahl
  • E-Mail-Adresse

Bei allen anderen Kontaktkanälen sollte man sich fragen, ob man auf diese Weise kontaktiert werden will: Wer eine Faxnummer angibt, muss damit rechnen, Faxe zu bekommen; wer den E-Mail-Empfängern in der Signatur seine Mobilnummer verrät, wird womöglich auf dem Handy angerufen.

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Und auch wenn es wie eine Selbstverständlichkeit wirken mag: Die Kontaktinformationen müssen aktuell und fehlerfrei sein. Veraltete Durchwahlen oder Tippfehler sorgen für Frust, wenn der Adressat den Absender kontaktieren will.

Minimalisten stellen in Frage, ob die E-Mail-Adresse in der Signatur wirklich nötig sei – schließlich könne der Empfänger diese Information dem Adresskopf der E-Mail entnehmen. Dennoch empfiehlt es sich, sie auch in der Signatur aufzuführen: So sind alle Kontaktdaten auf einen Blick ersichtlich.

Welche rechtlichen Vorgaben gibt es für die E-Mail-Signatur?

Für geschäftliche E-Mails gelten dieselben gesetzlichen Pflichtangaben wie für einen Geschäftsbrief. Schon aus diesem Grund sollte die Signatur in jeder Geschäftsmail obligatorisch sein. Folgende Pflichtangaben dürfen beispielsweise in der E-Mail-Signatur einer GmbH nicht fehlen:

  • Firmenname wie im Handelsregister angegeben
  • Rechtsform der Gesellschaft (GmbH oder UG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Vor- und Zunamen aller Geschäftsführer; außerdem Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden, falls vorhanden.
  • Wird die Gesellschaft abgewickelt, ist darauf hinzuweisen, etwa mit der Abkürzung „i.L.“ für „in Liquidation“. Statt der Geschäftsführer sind dann die Liquidatoren zu nennen.

Die gesetzliche Grundlage hierfür ist Paragraf 35 a GmbH-Gesetz. Einen vollständigen Überblick für alle Rechtsformen bietet unser Artikel: „Pflichtangaben bei Geschäftsbriefen: Diese Angaben dürfen auf Ihrer Korrespondenz nicht fehlen“.

Ist Werbung in der E-Mail-Signatur erlaubt?

„Die typischen Signaturhinweise auf die eigenen Onlinepräsenzen – Links zur Webseite, zu Facebook, zu Twitter – halte ich für zulässige Informationen“, sagt Rechtsanwalt Thomas Schwenke, spezialisiert auf Marketingrecht. Sie dürfen daher in einer Signatur aufgeführt werden.

Aber darf man auch in der E-Mail-Signatur auf die neueste Rabattaktion des Unternehmens hinweisen? Heikel, warnt Schwenke: Nach seiner Einschätzung ist das als Werbung zu verstehen – und wer Werbung per E-Mail verschicken will, muss vorher grundsätzlich die Einwilligung des Empfängers einholen. Tut er dies nicht, riskiert er eine Abmahnung.

Dennoch begegnet einem Werbung in Signaturen immer häufiger – wohl weil die Unternehmen das Risiko einer Abmahnung als gering einschätzen. Wer ebenfalls die E-Mail-Signatur fürs eigene Marketing nutzen möchte, sollte Chancen und Risiken abwägen.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Artikel: „Werbung per E-Mail: Wie Sie rechtliche Fehler vermeiden“.

Ist ein Disclaimer in der E-Mail-Signatur Pflicht?

„Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender telefonisch oder per E-Mail und löschen Sie diese E-Mail aus Ihrem System. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet.“

Solche oder ähnliche Sätze liest man häufig am Ende der Signatur von E-Mails. Ein solcher Disclaimer ist jedoch weder vorgeschrieben noch rechtlich verbindlich – daher kann man auch einfach darauf verzichten.

Sollte die Grußformel Teil der E-Mail-Signatur sein?

Wer jede E-Mail „Mit freundlichen Grüßen“ beschließt, kann diese Formulierung ruhig in seine E-Mail-Signatur aufnehmen. Kommunikationstrainerin Nandine Meyden allerdings rät, bei längeren E-Mail-Dialogen Grußformeln zu variieren – damit der Adressat nicht das Gefühl bekommt, er werde mit unpersönlichen Standardfloskeln abgespeist. Das wiederum spricht gegen die Grußformel in der Signatur.

Welche Grußformeln zeitgemäß sind, lesen Sie in unserem Artikel: „Grußformeln: Freundliche, beste oder herzliche Grüße?“

Was sollte man beim Gestalten der E-Mail-Signatur beachten?

Kontaktinformationen, Pflichtangaben, eventuell noch Hinweise auf Online-Präsenzen des Unternehmens: Eine E-Mail-Signatur enthält viele Informationen. Eine durchdachte Formatierung hilft dem Empfänger, das Wichtigste schnell zu erfassen.

Die Pflichtangaben laut GmbH-Gesetz (s.o.) kann man beispielsweise in kleinerer Schriftart ans Ende der Signatur setzen. Wichtige Informationen wie der Firmenname lassen sich durch Fettungen hervorheben. Absätze geben der Signatur Struktur und sorgen für Übersichtlichkeit.

Doch Vorsicht: Eine Signatur, die zu viele verschiedene Schriftgrößen und -farben enthält, hinterlässt einen chaotischen  Eindruck. Für die Signatur sollte man zudem dieselbe Schriftart verwenden wie für die E-Mail – alles andere wirkt unprofessionell. Verzichten sollte man auch auf eine Hintergrundfarbe.

Gibt es im Unternehmen Gestaltungsrichtlinien (ein so genanntes Corporate Design), sollten diese auch bei der E-Mail-Signatur zum Einsatz kommen. Und: Selbstverständlich sollte jeder Mitarbeiter eines Unternehmens eine einheitlich gestaltete Signatur verwenden!

Muster für eine gut strukturierte E-Mail-Signatur:

Vorlage / Muster für eine E-Mail-Signatur

Welche Gestaltungselemente sind in E-Mail-Signaturen noch möglich?

Wer sich eine individuelle E-Mail-Signatur wünscht, sollte ein Foto in Erwägung ziehen. Ein Porträt des Absenders verleiht der E-Mail nicht nur eine persönliche Note, es bietet noch einen weiteren Vorteil: Haben sich Absender und Empfänger der E-Mail noch nicht kennengelernt, erleichtert es das Erkennen beim ersten Treffen.

Auch das Firmenlogo kann in die Signatur mit aufgenommen werden.

Früher wurden E-Mails mit Bildern von E-Mailprogrammen häufig als Sicherheitsrisiko aussortiert. Moderne Mailprogramme können jedoch inzwischen gut mit Bildern umgehen. Allerdings lassen sich manche Nutzer E-Mails im Nur-Text-Format anzeigen. Daher sollte man sicherstellen, dass die Signatur wichtige Informationen nicht nur im Bild zeigt.

Slogans und Mottos à la „Carpe diem“ kommen übrigens nicht bei jedem gut an.

Wie kann man eine E-Mail-Signatur erstellen und ändern?

Wie man eine E-Mail-Signatur erstellt und einer Nachricht hinzufügt, hängt von dem verwendeten E-Mail-Programm ab. Besonders häufig in Unternehmen eingesetzt wird Microsoft Outlook. Hier erfahren Sie, wie man eine E-Mail-Signatur in Outlook erstellt und ändert.

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