Inhalt: Darum geht's in diesem Beitrag
Auf den 1. Blick: Vorteile der Pomodoro-Technik
- Einfach: Man braucht nur Timer, Zettel und Stift.
- Erholsam: Regelmäßige Pausen bringen neue Energie.
- Motivierend: Pausen dienen als Belohnung, das Abhaken erledigter Punkte sorgt für Erfolgserlebnisse.
- Konzentriert: Strategien gegen Unterbrechungen helfen beim Fokussieren.
- Niedrigschwellig: Aufgaben werden in überschaubare Teile zerlegt. Dadurch kostet es weniger Überwindung, anzufangen.
- Disziplinierend: Kompakte 25-Minuten-Intervalle verhindern Prokrastination.
- Produktivitätssteigernd: Durch Monotasking schaffen Sie mehr.
Was ist die Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik ist eine beliebte Zeitmanagement-Methode. Ihr Grundprinzip ist leicht erklärt: Phasen konzentrierter Arbeit wechseln sich ab mit regelmäßigen kurzen und längeren Pausen. So soll es möglich sein, sich besser zu konzentrieren und produktiver zu arbeiten.
Die Pomodoro-Technik, auch Pomodoro-Methode oder Tomaten-Methode genannt, geht zurück auf den Italiener Francesco Cirillo. Der trödelte während seines Studiums in den Achtzigerjahren so häufig und ließ sich von seinen eigentlichen Aufgaben ablenken, dass er einen Vorsatz fasste: Er würde 25 Minuten konzentriert arbeiten. 25 Minuten, das ist zu wenig Zeit, um lange zu prokrastinieren oder sich zu verzetteln, aber genug, um ein Stück voranzukommen. Nach diesen 25 Minuten, so Cirillos Plan, würde er eine kurze Pause machen und dann weiterlernen.
Die Zeit stoppte der Student mit einem Küchenwecker in Form einer Tomate – diesem verdankt die Pomodoro-Methode ihren Namen: Pomodoro ist italienisch und bedeutet Tomate.
So funktioniert das Pomodoro-Prinzip
Cirillo nennt die 25-minütigen Arbeitseinheiten Pomodoro. In einer Arbeitseinheit widmet man sich voll und ganz nur einer einzigen Aufgabe. Das Monotasking ist zentral für die Pomodoro-Methode und sorgt dafür, konzentrierter zu arbeiten.
Auf seiner Website skizziert Cirillo folgende Schritte für das Pomodoro-Prinzip:
- Aufgabe auswählen.
- Wecker auf 25 Minuten stellen.
- Aufgabe bis zum Klingeln bearbeiten.
- Wenn der Pomodoro-Timer klingelt, die erledigte Aufgabe auf der To-do-Liste abhaken.
- Drei bis fünf Minuten Pause machen.
- Punkte 2 bis 5 wiederholen.
- Nach dem vierten Durchgang 20 bis 30 Minuten Pause machen.
Pomodoro-Technik – ein Beispiel
Eine Unternehmerin plant für einen Vormittag zwischen 8 und 11 Uhr fünf Pomodori. Danach hat sie Meetings, deshalb kann sie sich nur diese Stunden für die Pomodoro-Methode blocken. So könnte ihr Vormittag aussehen:
- Pomodoro 1 (25 Minuten gestriges Team-Meeting auswerten)
- 5 Minuten Pause
- Pomodoro 2 (25 Minuten Mitarbeitergespräch vorbereiten)
- 5 Minuten Pause
- Pomodoro 3 (25 Minuten Mitarbeitergespräch weiter vorbereiten)
- 5 Minuten Pause
- Pomodoro 4 (25 Minuten Präsentation für Kundengespräch vorbereiten)
- 30 Minuten Pause
- Pomodoro 5 (25 Minuten mehrere kleine Aufgaben erledigen, wie Mails checken und Chat-Nachrichten beantworten)
- 5 Minuten Pause
Pomodoro-Methode: Die Vorbereitung
Für einen optimalen Pomodoro-Effekt empfiehlt Cirillo folgendes Vorgehen:
1. Zeitbudget kalkulieren
Den ersten Schritt der Pomodoro-Technik erledigen Sie am besten schon am Vorabend oder direkt morgens: Kalkulieren Sie, für wie viele Pomodoro-Intervalle am jeweiligen Tag Zeit sein wird. Pomodori am besten direkt in den Kalender eintragen!
2. Aufgaben aufschreiben und priorisieren
Danach schrieben Sie alle offenen Aufgaben auf eine To-do-Liste und priorisiert diese: Was muss als Erstes erledigt werden, was hat Zeit?
3. Zeitaufwand schätzen
Nun gilt es zu überlegen, wie viel Zeit jede einzelne Aufgabe ungefähr beansprucht. Das fällt vielen anfangs schwer. Je länger Menschen die Pomodoro-Technik jedoch anwenden, desto genauer gelingt es, die nötige Zeit für einzelne Tätigkeiten zu kalkulieren.
Der Zeitbedarf wird in 25-Minuten-Arbeitseinheiten ausgedrückt. Größere Aufgaben werden aufgeteilt, zum Beispiel so: Aus „Steuererklärung machen“ (3 Pomodori) wird „Belege suchen“ (1 Pomodoro), „Belege sortieren“ (1 Pomodoro) und „Formular ausfüllen“ (1 Pomodoro). Nimmt eine Aufgabe keine 25 Minuten in Anspruch, etwa das Beantworten einer E-Mail, werden mehrere Punkte in einem Pomodoro gebündelt.
4. Aufgaben planen
Nun weisen Sie jedem Pomodoro-Slot im Kalender eine Aufgabe aus der To-do-Liste zu.
Diese Probleme können beim Pomodoro-Prinzip auftreten
25 Minuten eine Aufgabe bearbeiten, ohne Unterbrechungen? Für viele hört sich das erst einmal undenkbar an. Schließlich klingelt ständig das Telefon, Mitarbeiter platzen mit dringenden Fragen rein, ein Geistesblitz lässt die Aufmerksamkeit zum nächsten Thema springen. Das Problem: Nach jeder Unterbrechung dauert es eine Weile, bis man gedanklich wieder bei der Sache ist.
Wer die Pomodoro-Technik jedoch eine Weile praktiziert und sich von Rückschlägen nicht entmutigen lässt, wird feststellen: Die Konzentrationsspanne erhöht sich Stück für Stück und es fällt immer leichter, fokussiert und ohne Unterbrechungen zu arbeiten.
Pomodoro-Effekt: Sinnvoll mit Ablenkungen umgehen
Wer mit der Pomodoro-Technik fokussierter arbeiten will, muss bei Unterbrechungen konsequent bleiben: Wird man in einer Arbeitseinheit gestört, muss man die Störung hintanstellen. Sollte Sie also jemand in Ihrer Arbeit unterbrechen, informieren Sie Ihr Gegenüber darüber, dass Sie beschäftigt sind, und vereinbaren Sie einen Zeitpunkt, bis zu dem Sie sich zurückmelden. Erfahrungsgemäß können die meisten Anliegen bis zum nächsten Pomodoro – also maximal eine halbe Stunde – warten.
Für die eigene Impulskontrolle ist es hilfreich, etwas zum Schreiben bereitzulegen: So können Sie Geistesblitze notieren und in der nächsten Planungsphase auf die To-do-Liste nehmen.
Ein Stück weit lassen sich Ablenkungen auch durch vorherige Planung reduzieren. Daneben können folgende Strategien helfen, externe Störungen zu minimieren:
- Bürotür schließen
- Telefon umleiten / Anrufbeantworter einschalten
- Smartphone lautlos stellen
- E-Mail-Postfach schließen und Desktop-Benachrichtigung für neue E-Mails ausschalten
- Mitarbeitenden Bescheid sagen, dass man in den nächsten 25 Minuten nicht gestört werden möchte.
Pomodoro-Technik: Pausen einhalten und gestalten
Gerade anfangs fällt es schwer, die Pausen nach 25 Minuten einzuhalten. Gedanken wie „Ich hab‘ doch eben erst richtig angefangen!“ oder „Jetzt bin ich gerade mittendrin“ schießen durch den Kopf; die Versuchung ist groß, einfach weiterzuarbeiten.
In solchen Situationen ist es hilfreich, sich vor Augen zu halten, dass regelmäßige kurze Pausen nötig sind, um geistig länger frisch zu bleiben. Kurz den Gedanken zu Ende führen und zwei, drei Stichworte notieren, damit Sie wissen, wo Sie nach der Pause weiterarbeiten müssen, ist natürlich erlaubt. Aber danach wirklich durchatmen! Wer etwas länger gearbeitet hat, holt die Pausenzeit nach.
„Atme, meditiere, hol dir eine Tasse Kaffee, mach einen kurzen Spaziergang oder tu etwas anderes Entspannendes (was nichts mit der Arbeit zu tun hat). Dein Gehirn wird es dir später danken“, schreibt Cirillo dazu auf seiner Webseite.
Um die Pausenzeiten nicht zu überzuziehen, ist es sinnvoll, auch hier einen Pomodoro-Timer mitlaufen zu lassen.
Wie man noch mehr aus der Pomodoro-Technik herausholen kann
Es empfiehlt sich, die eigene Arbeit – und damit auch die Erfolge mit der Pomodoro-Methode – kurz vor Feierabend zu protokollieren:
- Wie viele 25-Minuten-Arbeitsphasen habe ich geschafft?
- Welche Aufgaben habe ich erledigt?
- Wie oft wurde ich unterbrochen/war ich abgelenkt – und warum?
Wer seine Arbeit unterbrochen und nicht wieder aufgenommen hat, darf den betroffenen Pomodoro bei der Auswertung nicht mitzählen.
Diese Protokolle regelmäßig auszuwerten, bringt wertvolle Erkenntnisse: Wann bin ich am produktivsten? Wann werde ich am häufigsten gestört? Welche Unterbrechungen gab es und wie kann ich sie künftig vermeiden? Welche Aufgaben unterschätze ich im Zeitaufwand? Auf diese Weise lassen sich Produktivität und Pomodoro-Effekt Stück für Stück steigern.
Es kann außerdem hilfreich sein, extra Pomodori in den Kalender einzutragen. Wer für eine Aufgabe länger benötigt als geplant oder mit unerwarteten Ablenkungen zu kämpfen hat, wird für diese zusätzlich geblockte Zeit dankbar sein.
Pomodoro-Timer und Apps: Digitale Tools
Einer der großen Vorteile der Pomodoro-Technik: Sie lässt sich ohne große Vorbereitung und ohne teure Hilfsmittel anwenden. Gebraucht werden Zettel und Stift, um die Aufgaben zu notieren, und ein Timer. Cirillo empfiehlt eine klassische Küchenuhr zum Aufziehen wie die namensgebende Tomate: Das Aufziehen, Ticken und Klingeln führe das Verstreichen der Zeit vor Augen.
Wer eine digitale Lösung bevorzugt, entscheidet sich für eine der zahlreichen Pomodoro-Anwendungen für Computer und Smartphone. Eine Auswahl:
- Tomighty: ein kostenloses kleines Programm für Windows und Mac
- TomatoTimer: ein weiterer online verfügbarer Pomodoro-Timer, mit Option für fünf- und zehnminütige Pausen
- Marinara-Timer: eine Web-App mit individuell anpassbarem Timer
- Strict Workflow: eine Browser-Erweiterung für Chrome, die Internetseiten während der 25-minütigen Arbeitseinheiten blockiert
- Flat Tomato: eine kostenlose Pomodoro-App fürs iPhone mit Timer und integrierter Aufgabenliste
Kritik an der Pomodoro-Methode
Kritiker halten das Pomodoro-Prinzip für unflexibel. Wer jedoch mit den 25-Minuten-Zeitabschnitten nicht zurechtkommt, kann die Technik an seine Bedürfnisse anpassen. Wichtig ist, dass das Pomodoro-Prinzip erhalten bleibt: der Wechsel aus fokussierter Arbeit und regelmäßiger Pause.
Ein weiterer Vorwurf: Von sich zu verlangen, sich für längere Zeit auf nur eine Aufgabe zu fokussieren, sei realitätsfern. Allerdings sagt niemand, dass man den ganzen Tag ablenkungsfrei arbeiten muss. Wer einen durchgetakteten Tag mit vielen Terminen vor sich hat, kann zumindest die frei zur Verfügung stehende Zeit nach der Pomodoro-Technik einteilen. Strategie für Vielbeschäftigte: Termine zu Blöcken zusammenfassen, damit möglichst wenige Pomodoro-Zyklen unterbrochen werden.
Nachteile der Pomodoro-Technik sind tatsächlich, dass sie planungsintensiv ist und sich angesichts der vollen Terminkalender von Unternehmerinnen und Unternehmern lange nicht jeder Tag mit mehreren 25-minütigen Zeiteinheiten füllen lässt. Hier kann es helfen, die Tomaten-Methode ausschließlich an Tagen anzuwenden, an denen nicht ein Termin den anderen jagt.
Alternativen zur Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Methode ist nichts für Sie? Vielleicht passt eine der folgenden Alternativen besser zu Ihnen:
Timeboxing
Auf die Timeboxing-Methode schwören Unternehmer wie Bill Gates oder Elon Musk. Das Prinzip: Für jede anfallende Aufgabe reservieren Sie einen Zeitblock in Ihrem Kalender. Anders als bei der Pomodoro-Technik ist der Grundgedanke aber, die Zeitslots vorher individuell einzuschätzen.
ABC-Analyse
Kern der ABC-Anlayse ist, Ihre Aufgaben in drei Kategorien zu priorisieren: A-Aufgaben müssen erledigt werden, B-Aufgaben sind mitterlwichtig und C-To-dos optional.
Eisenhower-Prinzip
Auch das Eisenhower-Prinzip folgt der Idee der Priorisierung. Dabei ordnen Sie Ihre To-dos in eine Matrix ein – von wichtig und dringend (sofort erledigen) bis weder wichtig noch dringend (ab in den Papierkorb damit).
90-90-1-Regel
Die 90-90-1-Regel hilft dabei, große Ziele in kleinen Schritten zu erreichen – indem Sie sich 90 Tage lang die ersten 90 Minuten eines Tages nur dieser einen Aufgabe widmen.
1-Minute-To-do-List
Ordnung ins Aufgaben-Wirrwarr bringen: Mit Hilfe der 1-Minute-To-do-List können Sie in vier Schritten ein übersichtliches System in Ihre Aufgaben-Liste integrieren und Unnötiges streichen. Der Name täuscht allerdings etwas: In der Realität braucht man mehr als eine Minute dafür.
Wer sich eingehender mit den verschiedenen Zeitmanagement-Methoden beschäftigt, erkennt schnell, dass jede individuelle Vorteile und Nachteile mit sich bringt. Eignen Sie sich ein kleines Portfolio an, das Sie je nach Bedarf anwenden oder sogar kombinieren. So könnten die ABC-Analyse oder das Eisenhower-Prinzip bei der Vorbereitung der Pomodoro-Technik helfen.
