Ordne deine täglichen und wöchentlichen Aufgaben nach ihrer Bedeutung. Bei der ABC-Analyse werden den verschiedenen Aufgaben die Prioritäten hoch, mittel oder niedrig zugeteilt:
Was muss getan werden? A-Aufgaben
Was soll getan werden? B-Aufgaben
Was kann getan werden? C-Aufgaben
Die eigentlichen unternehmerischen Maßnahmen, zum Beispiel eine Strategie zu entwickeln, um mehr Marktanteile zu bekommen oder neue Kunden zu gewinnen, sind A-Aufgaben. Sie stehen in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Schicksal des Unternehmens und sind nicht delegierbar. Diesen Aufgaben solltest du die meiste Zeit widmen.
Zu den B-Aufgaben gehört alles von mittlerer Bedeutung. Solche Aufgaben lassen sich mitunter auch delegieren, erfordern aber eine Nachkontrolle. Mit solchen Aufgaben solltest du dich mindestens eine Stunde pro Tag beschäftigen.
Aufgaben, die irgendwann erledigt werden können oder leicht delegierbar sind, zählen zu den sogenannten C-Aufgaben. Mit diesen solltest du dich nicht mehr als 45 Minuten pro Tag beschäftigen.
Übrigens: Um die priorisierten Aufgaben effizient abzuarbeiten, eignet sich die Pomodoro-Technik.
Nutze dein Leistungshoch
Niemand ist den ganzen Tag über fit und aufnahmefähig. Statistisch liegt der Gipfel der Leistungsbereitschaft gegen 10 Uhr morgens. Ab 14 Uhr sackt die Leistungskurve erheblich ab. Nach einem Zwischenhoch am frühen Abend fällt die Aufnahmefähigkeit kontinuierlich. Beobachte dich selbst: Wann bist du besonders fit? Lege A-Aufgaben in diese Zeit. Diese lassen sich dann sehr viel leichter lösen.
Checkliste für den Arbeitstag
Analysiere regelmäßig deine Arbeitsorganisation – so kannst du bei Zeitfressern wie unnötigen Berichten, überflüssigen Besprechungen oder anderen unangenehmen Unterbrechungen gegensteuern. Dabei helfen folgende Fragen:
- Arbeite ich zur Zeit wirklich nur an lohnenden oder notwendigen Aufgaben?
- Nehme ich die anstehenden Tätigkeiten wirklich nach ihrer Priorität in Angriff?
- Bewältige ich Aufgaben in der geplanten Zeit?
- Habe ich in ausreichendem Umfang dringende Aufgaben delegiert?
- Sind kleinere Aufgaben wie E-Mails zu beantworten oder Angebote zu erstellen zu einem Block zusammengefasst?
- Habe ich die persönlichen Störfaktoren und Produktivitätskiller ausgeschaltet?
Musst du dich ständig um dringende Aufgaben kümmern und hast nicht genug Zeit für A-Aufgaben ohne Deadline? Dann kann dir das Eisenhower-Prinzip helfen.
