Pomodoro-Technik Das beste Rezept, um produktiv zu arbeiten

Dem klassischen Küchenwecker in Tomatenform verdankt die Pomodoro-Technik ihren Namen.

Dem klassischen Küchenwecker in Tomatenform verdankt die Pomodoro-Technik ihren Namen.© Thilo / Fotolia.com

Sie sind abends oft erschöpft und haben dennoch das Gefühl, nichts geschafft zu haben? Dann probieren Sie die Pomodoro-Technik aus: Mit ihr arbeiten Sie produktiver – und Pausen kommen nicht zu kurz.

Weil der Italiener Francesco Cirillo während seines Studiums in den Achtzigerjahren so häufig trödelte und sich von seinen eigentlichen Aufgaben ablenkte, fasste er einen guten Vorsatz: Er würde 25 Minuten konzentriert arbeiten. 25 Minuten, das ist zu wenig Zeit, um lange herumzutrödeln oder sich zu verzetteln, aber genug, um ein Stück voranzukommen. Nach diesen 25 Minuten, so Cirillos Plan, würde er eine kurze Pause machen und weitermachen.

Die Zeit stoppte der Student mit einem Küchenwecker in Form einer Tomate – und die Pomodoro-Technik war geboren. Ihren Namen verdankt die Zeitmanagement-Methode übrigens dem Tomatenwecker: Denn Pomodoro ist italienisch und bedeutet Tomate.

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So funktioniert die Pomodoro-Technik

Das Grundprinzip der Pomodoro-Technik ist simpel: Phasen konzentrierter Arbeit wechseln sich ab mit regelmäßigen kurzen und längeren Pausen. So soll es möglich sein, produktiver zu arbeiten.

In einem Pomodoro – so nennt man die 25-minütigen Arbeitseinheiten – widmet man sich voll und ganz nur einer einzigen Aufgabe. Dieses Prinzip des Monotaskings ist ganz zentral für die Methode.

Auf seiner Webseite skizziert Cirillo folgende Schritte für einen Pomodoro-Zyklus:

  1. Aufgabe auswählen.
  2. Wecker auf 25 Minuten stellen.
  3. Aufgabe bis zum Klingeln bearbeiten.
  4. Wenn der Timer klingelt, die erledigte Aufgabe von der To-do-Liste abhaken.
  5. Drei bis fünf Minuten Pause machen.
  6. Punkte 2 bis 5 wiederholen.
  7. Nach dem vierten Durchgang 20 bis 30 Minuten Pause machen.

Dadurch entsteht folgender Ablauf:

  • Pomodoro 1
  • 5 Minuten Pause
  • Pomodoro 2
  • 5 Minuten Pause
  • Pomodoro 3
  • 5 Minuten Pause
  • Pomodoro 4
  • 30 Minuten Pause

Für einen kompletten Pomodoro-Zyklus werden also 2:25 Stunden gebraucht.

Diese Vorbereitung ist nötig

Cirillo empfiehlt folgendes Vorgehen:

1. Aufgaben aufschreiben und priorisieren

Im ersten Schritt schreibt man alle offenen Aufgaben auf eine To-do-Liste und priorisiert diese: Was muss als Erstes erledigt werden, was hat Zeit? Dabei helfen beispielsweise das Eisenhower-Prinzip und die ABC-Analyse.

2. Zeitaufwand schätzen

Nun schätzt man, wie lange man für jede einzelne Aufgabe ungefähr brauchen wird. Das fällt vielen Menschen anfangs schwer. Je länger man die Pomodoro-Technik jedoch anwendet, desto genauer gelingt es, die nötige Zeit für einzelne Tätigkeiten zu kalkulieren.

Der Zeitbedarf wird in 25-Minuten-Arbeitseinheiten ausgedrückt. Größere Aufgaben sollte man nach Möglichkeit aufbrechen: Aus “Steuererklärung machen” (3 Pomodori) wird dann beispielsweise “Belege suchen” (1 Pomodoro), “Belege sortieren” (1 Pomodoro) und “Formular ausfüllen” (1 Pomodoro). Nimmt eine Aufgabe keine 25 Minuten in Anspruch, etwa das Beantworten einer E-Mail, werden mehrere Punkte in einem Pomodoro gebündelt.

3. Zeitbudget ausrechnen

Den nächsten Schritt macht man am besten schon am Vorabend oder aber morgens gleich als Erstes: Man kalkuliert, für wie viele Pomodoro-Intervalle überhaupt Zeit sein wird. Pomodori am besten gleich in den Kalender eintragen!

4. Aufgaben planen

Nun weist man jedem Pomodoro-Slot im Kalender eine Aufgabe von der To-do-Liste zu.

Diese Probleme können auftreten

25 Minuten am Stück eine Aufgabe bearbeiten? Für viele hört sich das erst einmal undenkbar an. Schließlich klingelt ständig das Telefon, Mitarbeiter platzen mit dringenden Fragen rein. Das Problem: Nach jeder Unterbrechung dauert es erst einmal eine Weile, bis man gedanklich wieder bei der Sache ist.

Und manchmal braucht es nicht mal externe Ablenkungen, um den Arbeitsfluss zu unterbrechen: Ein Geistesblitz – und schon springt man gedanklich zum nächsten Thema. Besonders, wenn man mit vielen Projekten jongliert, fällt es oft schwer, fokussiert bei der Sache zu bleiben.

Wer die Pomodoro-Technik jedoch eine Weile praktiziert und sich von Rückschlägen nicht entmutigen lässt, wird feststellen: Die Konzentrationsspanne erhöht sich Stück für Stück und es fällt immer leichter, fokussiert und ohne Unterbrechungen zu arbeiten. Nützlich sind auch die folgenden Tipps.

So geht man sinnvoll mit Ablenkungen um

Wenn es um Unterbrechungen geht, versteht die Methode keinen Spaß: Wird man in einer Arbeitseinheit gestört, muss man die Störung hinten anstellen. Sollte also jemand die Arbeit unterbrechen: das Gegenüber informieren, dass man beschäftigt ist, und einen Zeitpunkt vereinbaren, bis zu dem man sich zurückmeldet. Erfahrungsgemäß können die meisten Anliegen bis zum nächsten Pomodoro – also maximal eine halbe Stunde – warten.

Für die eigene Impulskontrolle ist es hilfreich, etwas zum Schreiben bereitzulegen: So kann man Geistesblitze notieren und in der nächsten Planungsphase auf die To-do-Liste nehmen. Wer seine Arbeit unterbricht, darf den Pomodoro bei der Auswertung (siehe unten) später nicht mitzählen.

Ein Stück weit lassen sich Ablenkungen auch durch vorherige Planung (siehe oben) reduzieren. Daneben können folgende Strategien helfen, externe Störungen zu minimieren:

  • Bürotür schließen
  • Telefon umleiten / Anrufbeantworter einschalten
  • E-Mail-Postfach schließen und Desktop-Benachrichtigung für neue E-Mails ausschalten
  • Mitarbeitern Bescheid sagen, dass man in den nächsten 25 Minuten nicht gestört werden möchte

Darauf kommt es bei den Pausen an

Gerade anfangs fällt es schwer, die Pause nach 25 Minuten einzuhalten. Gedanken wie „Ich hab‘ doch eben erst richtig angefangen!“ oder „Jetzt bin ich gerade mittendrin“ schießen durch den Kopf; die Versuchung ist groß, einfach weiterzuarbeiten.

In solchen Situationen ist es hilfreich, sich vor Augen zu halten, dass eine regelmäßige Pause nötig ist, um geistig länger frisch zu bleiben. Kurz den Gedanken zu Ende führen und zwei, drei Stichworte notieren, damit man weiß, wo man später weiterarbeiten muss – das ist natürlich erlaubt. Aber dann ist wirklich Pause! Wer etwas länger gearbeitet hat, holt die Pausenzeit nach.

Die Pause soll wirklich der Erholung dienen. Zwischen zwei Pomodoru kurz einen Kunden anrufen oder mit einem Mitarbeiter über das aktuelle Projekt sprechen? Das ist nicht im Sinne der Pomodoro-Technik.

„Atme, meditiere, hol dir eine Tasse Kaffee, mach einen kurzen Spaziergang oder tu etwas anderes Entspannendes (was nichts mit der Arbeit zu tun hat). Dein Gehirn wird es dir später danken“, schreibt Cirillo auf seiner Webseite. Hier gibt es Tipps für die Pausengestaltung.

Um die Pausenzeiten nicht zu überzuziehen, ist es übrigens sinnvoll, auch in der Pause einen Timer mitlaufen zu lassen.

Wie man noch mehr aus der Pomodoro-Technik rausholen kann

Es empfiehlt sich, die eigene Arbeit am Feierabend zu protokollieren:

  • Wie viele 25-Minuten-Arbeitsphasen habe ich geschafft?
  • Welche Aufgaben habe ich erledigt?
  • Wie oft wurde ich unterbrochen/war ich abgelenkt und warum?

Wer diese Protokolle regelmäßig auswertet, gewinnt wertvolle Erkenntnisse, beispielsweise: Wann bin ich am produktivsten? Wann werde ich am häufigsten unterbrochen? Welche Unterbrechungen gab es und wie kann ich sie künftig vermeiden? Welche Aufgaben unterschätze ich im Zeitaufwand? Auf diese Weise lässt sich die Produktivität Stück für Stück weiter steigern.

Das braucht man, um die Pomodoro-Technik einzusetzen

Einer der großen Vorteile der Pomodoro-Technik: Sie lässt sich ohne große Vorbereitung und ohne teure Hilfsmittel anwenden. Gebraucht werden Zettel und Stift, um die Aufgaben notieren zu können, und ein Timer. Cirillo empfiehlt eine klassische Küchenuhr zum Aufziehen wie die namensgebende Tomate: Das Aufziehen, Ticken und Klingeln führe das Verstreichen der Zeit vor Augen.

Wer eine digitale Lösung bevorzugt, entscheidet sich für eine der zahlreichen Pomodoro-Anwendungen für Computer und Smartphone. Eine Auswahl:

  • Tomighty: ein kostenloses kleines Programm für Windows und Mac
  • Tomato.es: ein 25-Minuten-Timer im Browser, auf Wunsch mit Ticken
  • TomatoTimer: ein weiterer online verfügbarer Timer, mit Option für fünf- und zehnminütige Pausen
  • Marinara-Timer: eine Web-App mit Pomodoro-, Wecker- und individuell anpassbarem Timer
  • Strict Workflow: eine Browser-Erweiterung für Chrome, die Internetseiten während der 25-minütigen Arbeitseinheiten blockiert
  • Flat Tomato: eine kostenlose Pomodoro-App fürs iPhone mit Timer und integrierter Aufgabenliste
  • ClearFocus: eine kostenlose App für iPhone und Android mit detaillierten Auswertungsmöglichkeiten. Kann nicht nur Pomodoro-Technik, sondern bietet die Möglichkeit, für Arbeitsphasen, kurze und lange Pausen flexible Uhrzeiten einzustellen
  • Pomodoro-Timer von StudyHelper: Youtube-Video für zwei Stunden konzentriertes Arbeiten: Timer für vier Pomodoros samt Pausen – inklusive Ticken

Kritik an der Pomodoro-Technik

Kritiker halten die Pomodoro-Technik für unflexibel. Wer jedoch mit den 25-Minuten-Zeitabschnitten nicht zurechtkommt, kann die Methode auf seine Bedürfnisse anpassen. Wichtig ist, dass die Pomodoro-Kernelemente erhalten bleiben: der Wechsel aus fokussierter Arbeit und regelmäßiger Pause.

Ein weiterer Vorwurf: Den vollen Fokus auf eine Aufgabe zu fordern, sei realitätsfern. Allerdings sagt niemand, dass man den ganzen Tag ablenkungsfrei arbeiten muss. Wer einen durchgetakteten Tag mit vielen Terminen vor sich hat, kann zumindest die frei zur Verfügung stehende Zeit nach der Pomodoro-Technik einteilen. Strategie für Vielbeschäftigte: Termine möglichst zu Blöcken zusammenfassen, damit möglichst wenige Pomodoro-Zyklen unterbrochen werden.

Die Vorteile der Pomodoro-Technik im Überblick

  • Einfach: Man braucht nur Timer, Zettel und Stift.
  • Erholsam: Regelmäßige Pausen bringen neue Energie.
  • Motivierend: Pausen dienen als Belohnung, Abhaken erledigter Punkte sorgt für kleine Erfolgserlebnisse.
  • Konzentriert: Strategien gegen Unterbrechungen helfen beim Fokussieren.
  • Niedrigschwellig: Aufgaben werden in überschaubare Teilaufgaben zerlegt. Dadurch kostet es weniger Überwindung anzufangen.
  • Disziplinierend: Kompakte 25-Minuten-Intervalle halten von Prokrastination ab.
  • Produktivitätssteigernd: Durch Monotasking schafft man mehr.
  • Aufschlussreich: Durch das Protokollieren erhält man Erkenntnisse, wie viel Zeit Aufgaben brauchen und wann besonders produktive Phasen sind.

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1 Kommentar
  • Antje Welzandt 15. Mai 2018 10:13

    Herrliche Idee! Im Ernst, gefällt mir wirklich. Und mal so als kleiner Hinweis: Schauen wir mal auf die guten working moms, die sich schlicht komplett durch-priorisieren und -takten müssen. = Ähnliches Prinzip: nicht verzetteln, fokussieren, klare Zeiteinheiten, die schlicht eingehalten werden müssen. Sonst sind die Kids weder morgens in der Kita noch werden sie rechtzeitig abgeholt noch gibt’s abends Essen auf den Tisch. Manchmal ist die Welt so einfach …

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