To-do-Liste richtig führen: Mit einfachen Tipps zur effektiven To-do-Liste

Wenn der Berg mit unbearbeiteten Aufgaben immer größer wird, kann man schnell den Überblick und die Motivation verlieren. To-do-Listen können dann eine große Hilfe sein – eine Studie zeigt: Wer To-do-Listen anlegt, arbeitet fokussierter und hat weniger Angst vor großen Aufgaben. Zu diesem Ergebnis kamen Wissenschaftler der Florida State Universität.

Doch wie führt man am besten solch eine Liste? Und wie viele sind sinnvoll?

Für viele ist das Wort „To-do-Liste“ gleichbedeutend mit einer großen Liste, auf die alle Aufgaben geschrieben werden, die einem in den Sinn kommen. Das Motto: Bloß alles aufschreiben, damit man ja nichts vergisst. Das häufige Ergebnis: Eine wirre Ansammlung von Aufgaben, bei deren Anblick einem schnell die Lust vergeht, sie überhaupt (täglich) anschauen zu müssen. Oft sind die Aufgaben darauf nicht geordnet, weder nach Dringlichkeit noch nach Themen.

Für alle, denen dieses Phänomen bekannt vorkommt, gibt es eine Alternative, die für einen deutlich besseren Überblick sorgt: Legen Sie sich nicht nur eine To-do-Liste an, sondern möglichst drei. „Das wird nicht nur Ihre Produktivität erhöhen, sondern es Ihnen auch erleichtern, langfristiger zu denken“, sagt der amerikanische Zeitmanagement-Experte Cody Wheeler.

• Die Masterliste: Hier notieren Sie jede Aufgabe (egal ob wichtig oder unwichtig), die auf absehbare Zeit erledigt werden muss.
• Die Wochenliste: Hier notieren Sie die Aufgaben einer bestimmten Woche.
• Die Tagesliste: Hier notieren Sie Must-do’s für den aktuellen Tag.

Was auf der Masterliste stehen sollte

Auf der Masterliste sollten Sie sämtliche Aufgaben, Meetings und Telefonate notieren, die in den nächster Zeit anstehen. Schreiben Sie alles auf, was in Ihrem Kopf herumschwirrt! Dann müssen Sie keine Angst haben, irgendetwas zu vergessen. Notieren Sie gegebenenfalls auch, was Sie in Meetings erreichen wollen, bestimmte Arbeitsschritte oder wichtige Telefonnummern. Dann haben Sie es später leichter.

Was auf der Wochenliste stehen sollte

„Für die Wochenliste brechen Sie die Aufgaben aus der Masterliste herunter und schreiben die Teilaufgaben auf, die in der nächsten Woche anstehen“, rät Wheeler. „Das gibt Ihnen einen guten Überblick darüber, was Sie Woche für Woche tun müssen, um Ihre Ziele zu erreichen.“ Aus dieser Liste können Sie dann wiederum die Aufgaben für die einzelnen Wochentage ableiten.

Was auf der Tagesliste stehen sollte

Auf Ihrer Tagesliste sollten die Aufgaben stehen, die Sie heute oder morgen erledigen müssen (je nachdem, ob Sie die Liste abends oder morgens schreiben) – und zwar sortiert nach der Priorität der Aufgaben. Fangen Sie mit der höchsten Priorität an und arbeiten Sie sich dann weiter nach unten.

Wichtig dabei: Schreiben Sie nicht zu viele Aufgaben auf die Liste, möglichst nicht mehr als drei! Wenn am Ende des Tages noch Zeit für andere Dinge bleibt: umso besser! Und wenn Sie etwas nicht schaffen? Dann können Sie die Aufgabe auf den nächsten Tag schieben, sollten sie dann aber mit höchster Priorität angehen. Um priorisierte Aufgaben effizient abzuarbeiten, eignet sich die Pomodoro-Technik.

Tipps für noch mehr Effizienz

Weniger ist mehr

Erfahrungsgemäß dauert fast jede Aufgabe länger als gedacht. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie nicht mehr als 70 Prozent des Tages verplanen. Dann haben Sie einen Puffer – auch für Dinge, die Sie noch nicht absehen konnten.

Halten Sie fest, wie Sie Ihre Aufgaben angehen wollen

Notieren Sie zusätzlich zu Ihren Aufgaben einen kurzen Plan, wie Sie diese angehen wollen. Schon zwei, drei Punkte reichen, um Angst vor einer großen Aufgabe abzubauen, so die Wissenschaftler der Florida State University. Solch ein Arbeitsplan kann verhindern, dass Sie stundenlang über die unerledigte Aufgabe nachdenken – Sie können also fokussierter arbeiten.

Schreiben Sie Ihre Tagesliste am Abend davor

Schreiben Sie Ihre To-do-Liste für den nächsten Tag möglichst am Abend davor – und notieren Sie die Aufgaben ausführlich genug, damit Sie nicht am Folgetag überlegen müssen, was Sie abends zusammengekritzelt haben. So haben Sie am nächsten Morgen alle Aufgaben vor Augen, können sofort loslegen und vergeuden keine wertvolle Zeit.

Notieren Sie Teilschritte

Bei größeren Aufgaben sollte Sie sich nicht das Ziel notieren – als Beispiel „Projekt fertigstellen“. Notieren Sie stattdessen lieber einen Teilschritt – „Thema X recherchieren“ – mit dem Sie auf das Ziel zusteuern. Das nimmt großen Aufgaben den Schrecken – und mit Teilaufgaben können Sie viel leichter und schneller loslegen.

Was habe ich geschafft?

Machen Sie sich am Ende der Woche bewusst, was Sie in den letzten Tagen alles geschafft haben. Das gibt Ihnen einen Motivationsschub für die folgende Woche.

Also, worauf warten Sie noch? Schnappen Sie sich einen Stift und Zettel und erstellen Sie Ihre eigenen To-do-Listen! Bei allen guten Tipps und Ratschlägen gilt jedoch immer: Wichtig ist, dass Sie damit klar kommen und es für Sie funktioniert.

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