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Definition: Was ist die ALPEN-Methode?
Klingt nach Bergen, hat damit aber nichts zu tun: Die ALPEN-Methode ist eine Zeitmanagement-Technik, mit der du deinen Arbeitstag planen und deine Arbeitsweise optimieren kannst. Die Buchstaben A-L-P-E-N stehen für die einzelnen Schritte, mit denen du einen Tagesplan zusammenstellst:
- Aufgaben aufschreiben
- Länge schätzen
- Pufferzeit einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
Wie können Führungskräfte die ALPEN-Methode anwenden?
Einen Plan für den nächsten Arbeitstag solltest du am Vortag kurz vor Feierabend erstellen, empfiehlt Lothar Seiwert, Zeitmanagement-Experte und Erfinder der Methode. „Das dauert so lange wie Zähneputzen, vielleicht fünf Minuten“, sagt Seiwert. Er selbst nutzt die ALPEN-Methode täglich.
Seiwert rät davon ab, einen Tagesplan erst bei Arbeitsbeginn zu entwerfen. Morgens könnten bereits die ersten Anrufe, E-Mails oder Mitarbeitenden stören – und schon gerät die Planung durcheinander.
Wo und wie du deinen Tagesplan notierst, bleibt dir überlassen – sei es eine lose Zettelsammlung, ein analoger oder digitaler Kalender. Hauptsache, du notierst dir, wann du die Aufgaben in Angriff nehmen willst und wie viel Zeit du dafür veranschlagst.
So funktionieren die einzelnen Schritte der ALPEN-Methode:
A – Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben
Schreibe alles auf, was du am nächsten Tag erledigen musst: Meetings abhalten, Präsentationen vorbereiten oder wichtige Telefonate führen. Auch Aufgaben, die du am Vortag nicht erledigen konntest, gehören auf die To-Do-Liste.
L – Länge der Aufgaben schätzen
Notiere hinter jeder Aufgabe, wie viel Zeit du dafür veranschlagst. „Das soll keine Minutenplanung sein“, sagt Seiwert. „Aber wir unterschätzen häufig erheblich, wie lange etwas dauert, und geraten dadurch in Zeitstress.“
P – Pufferzeit
Wenn du deinen Tagesplan erstellst, solltest du daher großzügige Pufferzeiten einkalkulieren. Seiwert empfiehlt, nur circa 50 bis 60 Prozent des Arbeitstages mit Aufgaben und Terminen zu verplanen. Die restliche Zeit bleibt reserviert für unvorhergesehene Ereignisse und Aufgaben, an denen du länger arbeitest als geplant.
Die tägliche Pufferzeit von 40 bis 50 Prozent solltest du noch einmal unterteilen, rät Seiwert: die eine Hälfte der Zeit für strikt berufliche Dinge wie Anrufe und außerplanmäßige Meetings, die andere Hälfte für soziale Aktivitäten wie Kaffeepausen, Gespräche mit Mitarbeitenden oder ein paar Minuten nur für sich selbst.
E – Entscheidungen treffen
„Wir neigen dazu, uns zu viele Aufgaben in einen Tag zu packen“, sagt der Zeitmanagement-Experte. Deshalb solltest du Prioritäten setzen und überlegen: Welche Aufgaben sind besonders wichtig? Welche kann ich auch übermorgen oder erst nächste Woche erledigen? Welche Aufgaben kann ich ans Team delegieren? Was du heute nicht schaffst, verschiebst du auf einen anderen Tag.
Wenn es dir schwer fällt, Prioritäten zu setzen, können andere Zeitmanagement-Techniken helfen: die ABC-Analyse beispielsweise oder das Eisenhower-Prinzip, mit dem du Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren kannst. Oder das Pareto-Prinzip, das hilft, effizienter zu arbeiten.
N – Nachkontrolle
Aufgaben zu vertagen sollte nicht dazu führen, dass sie Wochen später immer noch unbearbeitet auf dem Tisch liegen. Seiwert: „Wenn ich etwas immer weiter geschoben habe, stimmt etwas mit den Prioritäten nicht.“
Kontrolliere deshalb jeden Tag, ob vom Vortag übertragene Aufgaben noch aktuell sind – oder ob du die Aufgabe streichen kannst.
Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode
Ein Tagesplan schafft Übersicht über alles, was aktuell anfällt. Am Ende des Tages weißt du, was du geschafft hast. Wer die Methode regelmäßig anwendet, bekommt ein besseres Gespür dafür, wie lange er an verschiedenen Aufgaben arbeitet und was ihn von der Arbeit abhält.
Kritiker bemängeln, dass die ALPEN-Methode zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Diese könne man effizienter nutzen, indem man Aufgaben direkt abarbeitet. Seiwert hält dagegen: „Man braucht dafür fünf Minuten, mit Übung drei.“
Der einzige Nachteil der Methode ist laut Seiwert der Faktor Mensch: „Ich muss meinen inneren Schweinehund überwinden. Manche Menschen wollen sich nicht festlegen, spontan und flexibel bleiben. Aber wir sollten unsere Arbeitszeit planen, so wie wir zum Beispiel auch Autofahrten planen. Wir fahren nicht einfach drauflos und merken auf halber Strecke: Mist, falsche Richtung. Wir planen vorher eine Route.“
Grenzen der ALPEN-Methode
Mit der ALPEN-Methode kannst du einen Arbeitstag planen, nicht aber deine gesamte Woche oder den Monat. „Ein Tag ist noch überschaubar“, sagt Seiwert. „Den Monat kann ich schlechter planen, da kommen mir immer wieder Dinge dazwischen.“
Um trotzdem strukturiert ein wenig weiter in die Zukunft schauen zu können, empfiehlt der Zeitmanagement-Experte, sich für die Wochen- oder Monatsplanung eine Prioritätenliste anzulegen und jeden Tag zu überlegen: Welche Aufgabe muss ich heute angehen?
Lothar Seiwert ist Europas führender Experte für Zeitmanagement. Er hat zahlreiche Ratgeber zum Thema Zeitmanagement geschrieben, unter anderem Das 1x1 des Zeitmanagement. 
