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Wer als Unternehmer oder Unternehmerin Einnahmen erzielt, muss oft vierteljährlich Vorauszahlungen an den Fiskus leisten. Wie viel fällig wird, bestimmt die Behörde. Doch nicht immer entspricht die festgesetzte Einkommensteuer-Vorauszahlung auch der realen Gewinnsituation. In solchen Fällen können Firmeninhaber ihre Steuervorauszahlung reduzieren.
Welche Gründe das Finanzamt akzeptiert, wann man die Einkommensteuer-Vorauszahlung herabsetzen kann und in welchen Fällen sich sogar die Vorauszahlung beim Finanzamt stoppen lässt: Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Wer muss eine Einkommensteuer-Vorauszahlung leisten?
Grundsätzlich müssen alle Unternehmerinnen oder Unternehmer eine Steuervorauszahlung leisten, die Inhaber einer Personengesellschaft (GbR, KG, OHG) oder Einzelunternehmer sind. Diese beziehen den Unternehmensgewinn persönlich als Einkommen. Deshalb wird darauf Einkommensteuer fällig.
Aber auch Angestellte – das sind für das Finanzamt auch Unternehmer und Unternehmerinnen, die in ihrer eigenen AG oder GmbH in der Geschäftsführung angestellt sind – müssen mitunter eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer leisten. Dann, wenn sie neben ihrem Gehalt weitere Einkünfte beziehen, etwa aus Vermietung und Verpachtung.
Wie lässt sich die Steuervorauszahlung berechnen?
Als Grundlage für die Berechnung der Einkommenssteuer-Vorauszahlung nimmt das Finanzamt den letzten Steuerbescheid. Die Beamten gehen davon aus, dass die Unternehmerin oder der Unternehmer im laufenden Jahr Einkünfte in derselben Höhe wie im Vorjahr erzielt.
Wer sein Unternehmen gerade erst gegründet hat und daher noch nie als Selbstständiger vom Finanzamt veranlagt wurde, wie das im Amtsdeutsch heißt, muss Angaben zum erwarteten Gewinn machen. Zu viel Optimismus führt dann zu – womöglich unnötig – hohen Vorauszahlungen. Mehr Realismus kann hier wertvoll sein.
Einkommenssteuer-Vorauszahlung: Welche Termine sind entscheidend?
Die Steuervorauszahlungen müssen Chefs und Chefinnen alle drei Monate leisten. Sie wird immer an denselben Stichtagen fällig:
- 10. März,
- 10. Juni,
- 10. September und
- 10. Dezember.
Wer nicht pünktlich überweist, läuft Gefahr, eine Säumnisgebühr zahlen zu müssen. Die fällt je nach Finanzamt unterschiedlich hoch aus, beläuft sich in der Praxis aber oft nur auf zweistellige Beträge.
Vorauszahlung an das Finanzamt stoppen oder senken – was ist möglich?
Unternehmerinnen und Unternehmer dürfen nicht einfach die Vorauszahlung an das Finanzamt stoppen oder auf null setzen. Allerdings können sie ihre Steuervorauszahlung reduzieren, sobald sie merken, dass ihre steuerpflichtigen Einnahmen geringer werden.
Dabei ist es egal, um welchen Betrag die Einnahmen sinken: „Es gibt keine Bagatellgrenze“, sagt Michaela Jeske, Steuerberaterin bei der Kanzlei Ecovis BLB.
Der Antrag sollte jedoch gut überlegt sein. Sollte sich später zeigen, dass die Grundlage für eine Herabsetzung gar nicht gegeben war, kann dies zu einem Verdacht auf Steuerhinterziehung und bei entsprechenden Indizien gar zu einem Steuerstrafverfahren führen.
Das Finanzamt werde in dieser Hinsicht strikter, warnt Jeske. „Man sollte genau aufpassen, dass die Datengrundlage für die Herabsetzung korrekt ist.“
Um einschätzen zu können, ob die Vorauszahlungen zu hoch sind, ist es wichtig zu wissen, auf welcher Basis das Finanzamt deren Höhe ermittelt hat. Hat den Beamten tatsächlich das vorangegangene Steuerjahr als Grundlage gedient? Im Zweifelsfall reicht ein Anruf im zuständigen Amt, um das herauszufinden.
Wie können Inhaber ihre Steuervorauszahlung reduzieren?
Um die Steuervorauszahlung zu reduzieren, genügt es, wenn der Unternehmer oder die Unternehmerin einen formlosen Antrag beim zuständigen Finanzamt stellt. Das Schreiben sollte bis zur Erhebung der letzten Einkommensteuer-Vorauszahlung eines Jahres, also am 10. Dezember, bei der Behörde eingehen.
Vorauszahlung ans Finanzamt mit Musterbrief reduzieren
Wer seine Steuervorauszahlung senken möchte, kann dafür beispielsweise diesen Musterbrief an das Finanzamt schicken:
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit dem Einkommensteuerbescheid vom [Datum einfügen] haben Sie die Vorauszahlungen auf [BETRAG] Euro festgesetzt. Hiermit beantrage ich, die Steuervorauszahlungen herabzusetzen.
Für eine Reduzierung gibt es die folgenden Gründe: […]
Welche Gründe akzeptiert das Finanzamt?
Damit das Finanzamt den Antrag annimmt, sollte zunächst dargelegt werden, wie sich das steuerpflichtige Einkommen im Vorjahr zusammengesetzt hat. Im Anschluss sollten Antragsteller plausibel begründen, warum die Behörde im laufenden Jahr die Einkommenssteuer-Vorauszahlung herabsetzen sollte.
Folgende Gründe können Inhaberinnen und Inhaber dabei anführen:
1. Gesunkener Gewinn
Sinken die Betriebseinnahmen oder steigen die Ausgaben, dürfte der Gewinn des laufenden Jahres geringer ausfallen als der Betrag, den das Finanzamt angesetzt hat, um die Steuervorauszahlung zu berechnen.
Höhere Betriebsausgaben fallen beispielsweise an, wenn im laufenden Jahre größere Investitionen anstehen. Wenn eingeplante Aufträge plötzlich wegfallen, sinken die Betriebseinnahmen. Entsprechend sollte das Finanzamt auch die Steuervorauszahlung reduzieren.
2. Unterhaltszahlungen
Wer geschieden ist oder von seinem Ehegatten dauerhaft getrennt lebt, muss mitunter Unterhaltszahlungen leisten. Ist der oder die Ex unbeschränkt einkommensteuerpflichtig, können die Aufwendungen bis zu einer Höhe von 13.805 Euro (Stand: 2025) geltend gemacht werden, auch wenn die tatsächliche Summe höher ist.
Steuerberaterin Jeske rät, eine Scheidung dem Finanzamt sofort mitzuteilen, um die Vorauszahlung entsprechend danach aufteilen zu lassen, wer sie verursacht hat. Bei Paaren, die eine gemeinsame Steuererklärung machen, wird auch die Vorauszahlung hälftig auf beide Personen verteilt.
Nach der Trennung ist das hinfällig. Dann zahlt die Vorauszahlung nur noch, wer Einkünfte aus selbstständiger Arbeit oder andere Nebenverdienste hat, etwa Mieteinnahmen.
3. Versorgungsleistungen
Der Firmeninhaber oder die -inhaberin hat lebenslange und wiederkehrende Versorgungsleistungen zu zahlen. Ein typisches Beispiel dafür ist, wenn jemand den Betrieb von seinen Eltern geschenkt bekommen hat und diesen im Gegenzug regelmäßige Ausgleichszahlungen überweist, also eine Art Rente zahlt.
4. Kinderbetreuungskosten
Seit 2025 können 80 Prozent der Aufwendungen für die Kinderbetreuung, maximal jedoch 4800 Euro jährlich, als Sonderausgaben steuermindernd geltend gemacht werden. Voraussetzung ist, dass das Kind nicht älter als 14 Jahre ist und beide Eltern entweder erwerbstätig sind, sich in der Ausbildung befinden oder körperlich, geistig oder seelisch behindert oder krank sind.
5. Spenden
Unternehmerinnen und Unternehmer können von ihrer Einkommenssteuer Spenden absetzen. Diesen Umstand können sie auch nutzen, um ihre Steuervorauszahlung zu senken. Das ist möglich, wenn die Spenden in Summe den Pauschbetrag von 36 Euro (bei Ehegatten 72 Euro) jährlich übersteigen. Eine spürbare Auswirkung auf die Vorauszahlung haben jedoch erst weit höhere Beträge.
6. Außergewöhnliche Belastungen
Ein typisches Beispiel für außergewöhnliche Belastungen sind Kosten, die aus einer Behinderung entstehen. Wer etwa einen schweren Unfall hatte und danach auf Grund einer Behinderung ein speziell ausgestattetes Auto benötigt, kann diese Ausgaben geltend machen. Auch die Kosten für ein Hörgerät kann das Finanzamt als außergewöhnliche Belastung akzeptieren. „Entsprechende ärztliche Atteste oder Verordnungen sind jedoch Voraussetzung“, sagt Steuerberaterin Jeske.
Als außergewöhnliche Belastungen akzeptiert das Finanzamt nicht nur Kosten, die für den Antragsteller selbst entstehen. Auch wenn die Ehefrau oder der Ehemann oder ein Kind betroffen sind, kann das ein Grund sein, die Steuervorauszahlung zu reduzieren.
7. Negative Einkünfte
Wer mit einer Tätigkeit neben der Firma Verluste erzielt, kann diese steuerlich geltend machen. Ein Beispiel sind Verluste mit Immobilien, etwa wenn ein Gebäude teuer saniert wurde und die Mieteinnahmen die Kosten nicht gedeckt haben. Dann entstehen in der steuerlichen Einkunftsart Vermietung und Verpachtung Verluste, die bei der Einkommensteuer geltend gemacht werden können.
Welche Unterlagen müssen dem Antrag beiliegen?
Zwar können Selbstständige den Antrag, die Steuervorauszahlung zu reduzieren, formlos stellen. Sollte das Finanzamt aber einzelne Gründe anzweifeln, wird es Nachweise und Belege verlangen. Um die Erfolgsaussichten zu erhöhen, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer entsprechende Unterlagen und Nachweise vorhalten, rät Steuerberaterin Jeske.
Wann sollten Inhaber und Inhaberinnen Einspruch einlegen?
Wer einen überhöhten Einkommensteuer-Vorauszahlungsbescheid erhalten hat, kann dagegen Einspruch einlegen, genau wie gegen einen Einkommensteuerbescheid auch. Das ist innerhalb einer Frist von einem Monat nach Datum des Bescheids möglich.
Der Einspruch ist bei dem Finanzamt einzureichen, das den Vorauszahlungsbescheid erteilt hat. Aus dem Einspruch muss klar hervorgehen, welchen Bescheid der Unternehmer oder die Unternehmerin nicht akzeptiert. Das Wort Einspruch muss hingegen gar nicht erwähnt sein.
Eine Begründung ist für den Einspruch zunächst nicht nötig. Die Gründe können im weiteren Verfahren nachgereicht werden.
Michaela Jeske ist Steuerberaterin bei der Ecovis BLB Steuerberatungsgesellschaft in Würzburg. Sie berät insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sowie Freiberufler. 
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