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In Zeiten des Fachkräftemangels sind sie eine Möglichkeit, Bewerber fürs Unternehmen zu gewinnen und Beschäftigte zu halten: steuerfreie Arbeitgeberleistungen. Wir stellen 21 Beispiele für Benefits für Mitarbeiter vor – und erklären, was Unternehmen beachten müssen, damit die Arbeitgeberleistungen am Ende auch wirklich steuerfrei sind.
21 Benefits für Mitarbeiter – und wann sie steuerfrei sind
1. Fahrtkosten/Jobticket
Zuschüsse zu Fahrkarten für Bus und Bahn sind bei Mitarbeitenden als Gehalts-Extra beliebt und ein gutes Instrument, um die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen und bei Bewerbern zu punkten.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… der Fahrtkostenzuschuss zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt wird (keine Gehaltsumwandlung). Die Besonderheit: Es gibt keine Begrenzung. Der Zuschuss ist immer steuerfrei, egal wie hoch er ist. Auch ein Zuschuss zum 49-Euro-Ticket als Jobticket ist möglich.
2. Dienstwagen
Was vermutlich kaum überrascht: Dienstwagen sind ein beliebtes Gehalts-Extra.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… das Auto ausschließlich zu betrieblichen Zwecken genutzt werden darf. Will der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin den Dienstwagen auch privat nutzen, ist das ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.
3. Dienstfahrrad
Beliebt sind auch Fahrräder: Ein privat genutztes Dienstfahrrad ist steuerlich begünstigt.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
der Arbeitgeber dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin das Rad lediglich überlässt (und nicht übereignet) und er es zusätzlich zum Gehalt zur Verfügung stellt. Die Steuerbefreiung gilt sowohl für klassische Fahrräder als auch für E-Bikes und ist befristet bis Ende 2030.
Die Vergünstigung gilt nicht, wenn das Rad über eine Gehaltsumwandlung finanziert wird. Bei einer Gehaltsumwandlung wird der Leasingbetrag vom Bruttolohn abgezogen, wodurch sich die Steuern und Sozialabgaben verringern. Sie gilt ebenfalls nicht für E-Bikes, die schneller als 25 Stundenkilometer fahren können und somit als Kfz gelten. Beschäftigte müssen in beiden Fällen ein Prozent Steuern auf ein Viertel des Bruttolistenpreises des Rads zahlen.
Jobräder für Mitarbeiter 4. Mobilitätsbudget
Ob fürs Rad, die Bahn oder Carsharing – Arbeitgeber können ihrem Team ein Mobilitätsbudget anbieten. Damit können Mitarbeitende das für sie passende Verkehrsmittel wählen – im Rahmen eines vereinbarten Budgets. Dazu zählen etwa öffentliche Verkehrsmittel wie Bus und Bahn, Leihfahrräder, E-Scooter, Carsharing, ein (E-)Fahrrad oder Taxis.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn
… das Unternehmen die Steuern aufs Mobilitätsbudget zahlt, also auf die tatsächlich angefallenen Kosten eine Pauschalsteuer von 25 Prozent ans Finanzamt überweist. Diese Regelung sieht der Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2024 vor. Das Gesetz soll Ende 2024 in Kraft treten.
5. Parkplatz
Beschäftigte schätzen auch, wenn Arbeitgeber in zentralen Lagen einen Parkplatz für sie anmieten.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… das Unternehmen mit dem Betreiber des Parkhauses einen Vertrag abschließt, damit Arbeitnehmer dort ihre privaten Wagen abstellen können. Anders ist es, wenn der oder die Angestellte den Stellplatz selbst mietet und sich die Aufwendungen vom Arbeitgeber erstatten lässt – das ist steuerpflichtig. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich.
6. Restaurantgutscheine
Ein beliebtes Gehalts-Extra sind Restaurantgutscheine fürs Mittagessen. Dabei bezahlen Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden jeden Tag einen Teil des Essens und Trinkens. Die Gutscheine können die Beschäftigten in Restaurants, Imbissen oder Supermärkten einlösen, die mit Gutscheinherausgebern wie Pluxee kooperieren. Eine gute Möglichkeit für kleine Firmen, die sich keine eigene Kantine leisten können.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… das Unternehmen täglich maximal 3,10 Euro zum Mittagessen dazu gibt. Der Verrechnungswert des Restaurantgutscheins darf 2024 höchstens bei 7,23 Euro liegen. Pro Tag dürfen Beschäftigte nur einen Gutschein verwenden, eine Einlösung am Wochenende muss ausgeschlossen sein.
7. Günstiges Kantinenessen
Größere Unternehmen können für ihre Beschäftigten auch eine Kantine einrichten. Auch hier müssen Arbeitgeber einiges beachten, damit das Finanzamt nicht die Hand aufhält.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… die Beschäftigten pro Essen mindestens 4,13 Euro selbst zahlen.
Ein Beispiel: Für ein Essen in der Kantine müssen Mitarbeitende 6 Euro bezahlen. Damit ist es für die Beschäftigten steuerfrei. Kostet ein Essen eigentlich 6 Euro, die Beschäftigten zahlen dafür aber nur zwei Euro, müssen sie auf den Betrag von 2,13 Euro Lohnsteuer zahlen (also auf die Differenz zum amtlichen Sachbezugswert von 4,13 Euro im Jahr 2024, der die sogenannte Bemessungsgrundlage für die Steuer bildet).
Soll das Essen in der Kantine kostenlos sein, müssen Mitarbeitende auf den Betrag von 4,13 Euro Lohnsteuer zahlen.
Wollen Arbeitgeber verhindern, dass Mitarbeitende fürs Essen in der Kantine Steuern zahlen müssen, können sie alternativ eine Pauschalsteuer von 25 Prozent aufs Essen ans Finanzamt zahlen. Dann ist der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin aus dem Schneider.
8. Frühstück
Mit einem guten Frühstück können Mitarbeitende gut gestärkt in den Tag starten.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… diese für das Frühstück 2,17 Euro (= amtlicher Sachbezugswert im Jahr 2024) selbst zahlen. Wollen Chefs ihren Mitarbeitenden ein kostenloses Frühstück spendieren, müssen die Beschäftigten auf den sogenannten Sachbezugswert von 2,17 Euro Steuern zahlen. Ansonsten gilt die gleiche Regel wie beim Kantinenessen.
9. Fitnessstudio
Arbeitgeber können ihren Beschäftigten auch einen Zuschuss für den Besuch von Fitnessstudios zahlen. Ein einfaches, unbürokratisches Mittel, dass auch kleine Firmen schnell umsetzen können und das auch zum Wohlbefinden der Mitarbeitenden beiträgt.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… der Arbeitgeber monatlich maximal 50 Euro des Mitgliedsbeitrags übernimmt. Wenn das Unternehmen bereits andere Gutscheine (zum Beispiel fürs Tanken) im Wert von jeweils 50 Euro an die Beschäftigten ausgibt, bleibt fürs Workout jedoch nichts übrig. Die steuerlich unkomplizierteste Variante ist ein Fitnessraum in der Firma, den Beschäftigte kostenlos nutzen dürfen. „Das ist kein steuerpflichtiger Vorteil“, sagt Klaus Bührer, Steuerberater und Partner bei der Kanzlei Dornbach in München.
10. Büroeinrichtung fürs mobile Arbeiten
Spätestens seit der Corona-Pandemie arbeiten Beschäftigte immer mal wieder zuhause im Homeoffice. Mobiles Arbeiten nennt sich das. Hier kann können Unternehmen ihre Mitarbeitenden beim Einrichten unterstützen.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… der Schreibtisch, der Monitor oder die Lampe den Beschäftigten nur überlassen und nicht geschenkt wird. „Mitarbeitende müssen die Gegenstände aber tatsächlich für die Arbeit nutzen“, sagt Bührer.
Wollen Unternehmen einen Zuschuss geben, ist dieser bis zum Betrag von 50 Euro steuerfrei (gilt jedoch nicht für Zuschüsse in bar). Doch Achtung: Die Sachbezugsgrenze gilt auch für andere Benefits. Zahlen Chefs oder Chefinnen ihren Teammitgliedern einen Fitnessstudiobeitrag von 40 Euro, bleiben nur noch 10 Euro (inklusive Umsatzsteuer) für die Büroeinrichtung übrig.
11. Betriebliche Gesundheitsförderung
Wer die Gesundheit seiner Teammitglieder fördern will, kann die Kosten für Rücken-, Raucherentwöhnungs- oder Anti-Stress-Kurse übernehmen.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… diese pro Jahr Kurse im Wert von maximal 600 Euro wahrnehmen. Erst danach fallen Steuern und Sozialabgaben an – allerdings nur auf die Kosten, die das Limit übersteigen. Wichtig: Die Kurse müssen Kriterien erfüllen, die der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen im „Leitfaden Prävention“ festgelegt hat. Unerheblich ist, ob der Arbeitgeber Trainer ins Unternehmen holt oder seinen Beschäftigten externe Kurse finanziert.
Das Finanzamt akzeptiert den Steuervorteil jedoch nur, wenn der Arbeitgeber die Leistungen für die Betriebliche Gesundheitsförderung zusätzlich zum Gehalt gewährt.
12. Bildschirmbrille
Gerade ältere Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen brauchen für die Arbeit vor dem Computer oft eine spezielle Brille.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… der Augenarzt bescheinigt, dass die Bildschirmbrille notwendig ist. Die Kosten für die Brille müssen Arbeitgeber außerdem zusätzlich zum Gehalt zahlen. Sind beide Voraussetzungen erfüllt, ist die Brille sogar unbegrenzt steuerfrei.
13. Handy und Laptop
Besonders beliebt als Gehalts-Extra bei Mitarbeitenden: das Firmenhandy oder der -laptop.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… das Gerät offiziell dem Arbeitgeber gehört und lediglich die Privatnutzung erlaubt ist. Wie lange und oft das Gerät auch privat genutzt wird, ist unerheblich und muss nicht belegt werden. Auch Monitor, Scanner, externe Festplatten, Datenträger und zusätzliche Akkus oder die ergonomische Maus werden steuer- und abgabenfrei gewährt.
Gegenüber dem Finanzamt sollten Arbeitgeber zwar einen Grund nennen können, warum ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin ein solches Gerät braucht. „Ein Grund könnte beim Handy aber schon sein, dass der Mitarbeiter erreichbar sein muss“, sagt Steuerexperte Klaus Bührer. Normalerweise werde das vom Finanzamt auch nicht hinterfragt. Die Kosten für das Diensthandy können vom Arbeitgeber komplett als Betriebsausgabe abgesetzt werden, selbst wenn der oder die Beschäftigte das Gerät größtenteils privat nutzt.
14. Kindergartenzuschuss
Ob Kindergarten, Tagesmutter oder Über-Nacht-Betreuung: Der Zuschuss zur Kinderbetreuung ist für Unternehmen eine gute Möglichkeit, die Angestellten zu unterstützen und sich selbst zu einem attraktiveren Arbeitgeber zu machen.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… das Unternehmen den Zuschuss zusätzlich zum Gehalt zahlt. Dann ist der Zuschuss sogar unbegrenzt steuerfrei. Der Arbeitgeber kann also die kompletten Kosten übernehmen, die für die Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern anfallen. Das gilt für klassische Kindergärten ebenso wie für Kindertagesstätten oder Tagesmütter. Steuerfrei ist auch, wenn der Arbeitgeber Kosten für Dienstleistungsunternehmen übernimmt, die Beschäftigte hinsichtlich der Kinderbetreuung beraten oder Betreuungspersonen vermitteln. Für eine Kinderbetreuung daheim gilt das Privileg jedoch nicht; hier ist ein Zuschuss steuerpflichtig.
15. Gutscheine
Wenn Mitarbeitende gern ins Theater oder Kino gehen, können Arbeitgeber ihnen dafür Gutscheine spendieren. Auch Tankgutscheine, Gutscheine für Online-Shops, Kundenkarten von Einkaufszentren sowie Gutscheine für Bücher und Streamingdienste sind möglich. Wichtig: Die Gutscheine dürfen nur in der Region des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin einlösbar sein.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… der Gutschein zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt wird (keine Gehaltsumwandlung) und der Wert der Gutscheine 50 Euro pro Monat nicht übersteigt. „Sobald die Grenze überschritten wird, ist die gesamte Summe steuer- und sozialabgabenpflichtig“, warnt Klaus Bührer. Außerdem muss aus dem Gutschein klar hervorgehen, dass der Mitarbeiter beziehungsweise die Mitarbeiterin diesen nicht in Geld umtauschen darf. „Sonst wertet das Finanzamt die Zuwendung als steuerpflichtigen Barlohn“, sagt der Steuerexperte.
Bei Geldkarten oder Prepaidkarten müssen Unternehmen zusätzlich darauf achten, dass diese nur einen begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen beinhalten (zum Beispiel Geldkarten für einen Einkauf in einem bestimmten Geschäft oder in einem bestimmten Einkaufszentrum mit verschiedenen Geschäften).
Bei Online-Händlern dürfen Mitarbeitende nur Waren oder Dienstleistungen aus der eigener Produktpalette kaufen. Amazon-Gutscheine sind somit nicht steuerfrei. Tankgutscheine einer bestimmten Tankstellenkette wiederum schon.
16. Zusatzkrankenversicherung
Auch eine Zusatzkrankenversicherung ist unter Beschäftigten beliebt, weil sie besseren Schutz als die gesetzliche Kasse bietet.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… Firmen für die Belegschaft eine solche abschließen und die Beiträge zusätzlich zum Arbeitslohn zahlen. Dann bleibt die Leistung bis zur Grenze von 50 Euro im Monat abgabenfrei. Darüber hinaus handelt es sich um einen geldwerten Vorteil. Außerdem darf kein Bargeld aus der Police ausgezahlt werden können.
17. Geschenke
Wer seinen Mitarbeitenden zum Beispiel zum Geburtstag etwas Gutes tun will, kann ihnen Geschenke überreichen. Damit darauf keine Steuern anfallen, müssen Arbeitgeber allerdings einige Dinge beachten.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… die Geschenke zu persönlichen Anlässen übergeben werden, also zum Beispiel zum Geburtstag, zur Hochzeit oder der Geburt eines Kindes. Dafür gilt eine Steuer-Freigrenze von 60 Euro (inklusive Umsatzsteuer). Ist das Geschenk auch nur einen Cent teurer, ist es steuerpflichtig. Geschenke zu persönlichen Anlässen sind auch mehrmals pro Monat oder Jahr steuerfrei, zum Beispiel, wenn ein Teammitglied Geburtstag hat und ein Kind bekommt.
Geschenke in Bargeld gelten dagegen immer als Arbeitslohn und müssen versteuert werden.
Für Geschenke, die nicht zu einem Geburtstag oder einer Hochzeit überreicht werden, gilt die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro. Das heißt, das Geschenk darf pro Monat einen Wert von 50 Euro nicht übersteigen, wenn es steuerfrei sein soll. In diese Freigrenze müssen auch andere Zuwendungen (Tankgutscheine, Zuschuss fürs Fitnessstudio, …) eingerechnet werden. Auch hier gilt: Wird diese Grenze überschritten, ist das Geschenk komplett steuerpflichtig.
18. Personalrabatte
Ob für Kleidung, Bücher oder Haarschnitt: Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden bis zu einer gewissen Grenze steuerfrei Rabatte auf die eigenen Produkte oder Dienstleistungen geben.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… diese maximal für 1080 Euro pro Jahr beim Arbeitgeber einkaufen. Der Freibetrag für Preisnachlässe gilt auch für Dienstleistungen wie Haarschnitte oder die Installation von Computern.
19. Gemeinsame Ausflüge / Urlaub
Teammitgliedern einen Urlaub zu bezahlen, kann ein besonderes Gehalts-Extra sein. Es muss aber nicht gleich ein ganzer Urlaub sein: Auch Ausflüge können das Team zusammenschweißen und das „Wir-Gefühl“ stärken.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… die Kosten für das Team-Event höchstens 110 Euro pro Person betragen. Alles, was darüber hinausgeht, müssen Mitarbeitende als geldwerten Vorteil versteuern. Wird der Betrag überschritten, kann der Arbeitgeber alternativ die Steuer für die Beschäftigten übernehmen und eine Pauschalsteuer von 25 Prozent darauf zahlen.
20. Betriebsfeiern
Ein Grillabend im Sommer, eine Weihnachtsfeier im Winter: Betriebsfeiern sind beliebt und nutzen allen im Team, sich fernab der Arbeit besser kennenzulernen. Wer gemeinsam mit seinen Mitarbeitern feiern will, kann dies unter bestimmten Bedingungen auch tun, ohne dass der Staat die Hand aufhält.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… die Ausgaben dafür pro Teammitglied höchstens 110 Euro betragen. Pro Jahr sind maximal zwei Betriebsfeiern steuerfrei. Liegen die Kosten pro Feier und Kopf über 110 Euro, müssen die Mitarbeitenden auf diesen Betrag Steuern zahlen. Möchten Unternehmen den Freibetrag einhalten, sollte sie gut planen. Denn die Summe muss alles abdecken: Verpflegung, Raumkosten oder das Honorar für DJ oder Bedienung.
Wird der Betrag überschritten, kann der Arbeitgeber alternativ die Steuer für die Beschäftigten übernehmen und eine Pauschalsteuer von 25 Prozent darauf zahlen.
21. Wäscheservice
Arbeitgeber können auch das Waschen und Bügeln von (Berufs-)Kleidung beziehungsweise die Reinigungskosten übernehmen.
Steuerfreier Benefit für Mitarbeiter, wenn …
… die Arbeitskleidung – beispielsweise der Blaumann – ihnen nur überlassen wird, die Kleidung also weiter der Firma gehört. Das Unternehmen kann aber auch Führungskräften oder Mitarbeitenden, die in Hemd oder Bluse zur Arbeit kommen müssen, die Reinigungskosten erstatten. Dann ist das Gehalts-Extra allerdings immer steuerpflichtig für den Mitarbeitenden.
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen: Diese Regeln müssen Sie grundsätzlich beachten
Gezielt honorieren
Grundsätzlich stehen steuerfreie Leistungen allen im Team offen. Erhält eine Mehrheit Tankgutscheine, dürfen Einzelne nicht ausgegrenzt werden. Arbeitgeber können bestimmte Extras aber auf Gruppen (bei Kita-Zuschüssen etwa Eltern mit kleinen Kindern) begrenzen. Wer beispielsweise keine Kinder hat, hat keinen Anspruch auf Ersatzleistungen.
Zusätzlich zahlen
Die meisten Benefits müssen Unternehmen zusätzlich zum Lohn gewähren. Unternehmen dürfen die Kosten für Benefits aber auf Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld anrechnen, wenn sie diese freiwillig zahlen und kein vertraglicher Anspruch darauf besteht.
Detailliert auflisten
Betriebsprüfer beäugen Extras misstrauisch. Unternehmer sollten deswegen unbedingt dokumentieren, wer Leistungen erhält und was diese wert sind. Bei Gesundheitskursen müssen die Ausgaben auf die Teilnehmenden umgerechnet werden.
Belege sammeln
Arbeitgeber müssen von Eltern, die Kita-Zuschüsse bekommen, Betreuungsbelege einsammeln. Bei Gesundheitskursen sind Teilnahmebescheinigungen und Abrechnungen der Honorarkräfte notwendig.
Klaus Bührer ist Steuerberater und geschäftsführender Gesellschafter bei Dornbach in München. Die Dornbach Gruppe bietet an 20 Standorten Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Unternehmensberatung an und betreut vorwiegend mittelständische Unternehmen aus ganz Deutschland.
