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Wer seinen Mitarbeitern mit einer betrieblichen Weihnachtsfeier für ihre Arbeit danken will, muss aufpassen. Damit die Weihnachtsfeier für Mitarbeiter steuerfrei ist, muss sie steuerrechtlich als Betriebsveranstaltung gelten. Darüber hinaus sind weitere wichtige Regeln zu beachten. Ansonsten kann es schnell passieren, dass die Weihnachtsfeier für Mitarbeiter einen geldwerten Vorteil darstellt und Steuern fällig werden. Für Unternehmen lohnt es sich aber noch aus einem anderen Grund, auf die Kosten zu achten. Denn sie können bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier den Vorsteuerabzug geltend machen – wenn die Kosten unter einer bestimmten Grenze bleiben.
Wann ist eine Weihnachtsfeier für Mitarbeiter steuerfrei?
Damit eine Weihnachtsfeier für Mitarbeiter steuerfrei ist, muss sie zunächst einmal steuerrechtlich eine Betriebsveranstaltung sein. Das ist laut Richard Frahm, Steuerberater bei der Prüfungs- und Beratungsgesellschaft RSM Ebner Stolz in Hamburg, der Fall, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Die Weihnachtsfeier muss allen Mitarbeitenden des Unternehmens oder allen Teammitgliedern einer Abteilung offenstehen. Einzelne Mitarbeiter dürfen also nicht ausgeschlossen werden.
- Mehr als 50 Prozent der Teilnehmenden müssen Mitarbeitende sein.
Ist die Weihnachtsfeier steuerrechtlich eine Betriebsveranstaltung, gilt: Bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro Kopf ist die Weihnachtsfeier für Mitarbeiter steuerfrei und sozialversicherungsfrei. In den Steuerfreibetrag muss jedoch auch die Umsatzsteuer, die das Unternehmen beispielsweise für das Essen zahlt, eingerechnet werden.
Der Freibetrag gilt allerdings nur für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Veranstaltet ein Unternehmen neben einer betrieblichen Weihnachtsfeier noch ein Sommerfest und ein Firmenjubiläum, ist eines der Events für Mitarbeiter steuerpflichtig. „Für welche beiden Betriebsfeiern der Steuerfreibetrag gilt, kann die Firma selbst festlegen“, sagt Steuerberater Richard Frahm.
Wann gilt die Weihnachtsfeier als geldwerter Vorteil?
Eine betriebliche Weihnachtsfeier mit einer wertschätzenden Rede zur Weihnachtsfeier ist dazu da, den Mitarbeitenden für ihre Arbeit zu danken und das Betriebsklima zu stärken. Arbeitnehmer können jedoch nicht nur die stimmungsvolle Atmosphäre genießen, sondern profitieren auch vom Essen oder anderen Programmpunkten, die eine Weihnachtsfeier haben kann. Daher gelten die Zuwendungen, die Mitarbeiter auf einer Weihnachtsfeier bekommen – also das Essen, ein Theaterbesuch etc. – als sogenannter „geldwerter Vorteil“. Sie zählen laut Paragraf 19 Einkommensteuergesetz (EStG) also zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit.
Liegen bei der Weihnachtsfeier die Kosten pro Mitarbeiter über dem Steuerfreibetrag von 110 Euro, müssen die Beschäftigten also Lohnsteuer und Sozialabgaben zahlen – und zwar auf die Kosten, die über den Freibetrag von 110 Euro pro Person hinausgehen. Doch welcher Mitarbeiter geht schon zu einer betrieblichen Weihnachtsfeier, für die er Steuern zahlen muss?
Alternative: Pauschalversteuerung der Weihnachtsfeier
Kostet die Feier mehr als 110 Euro pro Person, gibt es eine Alternative: Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen können für ihre Mitarbeitenden die Steuerzahlung übernehmen. Dann müssen sie auf die Ausgaben, die über den Freibetrag liegen, eine pauschale Steuer von 25 Prozent plus Solidaritätszuschlag und eine pauschale Kirchensteuer zahlen (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG). Je nach Bundesland liegt die pauschale Kirchensteuer laut RSM Ebner Stolz zwischen fünf und sieben Prozent.
Spendiert der Chef oder die Chefin also eine Weihnachtsfeier, die pro Kopf 130 Euro kostet, müsste er oder sie die pauschale Steuer von 25 Prozent (plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) auf 20 Euro entrichten. Der über 110 Euro hinausgehende Betrag ist sozialversicherungsfrei, wenn die Pauschalbesteuerung zeitnah – spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres – erfolgt.
Bis im Frühjahr 2024 gab es diese Möglichkeit der Pauschalversteuerung jedoch nur, wenn die Weihnachtsfeier tatsächlich allen Beschäftigten oder Teammitgliedern einer Abteilung offensteht. Wollte ein Unternehmen eine Weihnachtsfeier nur für die Führungskräfte veranstalten, galt dieses Privileg nicht. Seit einem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 27.03.2024 (Az.: VI R 5/22) ist das anders: Nun dürfen Unternehmen auch für solche Feiern die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung von 25 Prozent plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer nutzen.
Der Freibetrag von 110 Euro gilt nach wie vor jedoch nur für Veranstaltungen, die allen Mitarbeitenden bzw. Teammitgliedern einer Abteilung offenstehen. Das bedeutet: Wenn ein Unternehmen eine Feier nur für Führungskräfte veranstaltet, muss es die Pauschaltsteuer auf die gesamten Kosten bezahlen – und nicht nur auf den Teil der Kosten, die über 110 Euro hinausgehen.
Wie werden bei der Weihnachtsfeier die Kosten pro Mitarbeiter berechnet?
Möchte ein Unternehmen den Steuerfreibetrag einhalten, damit die Weihnachtsfeier für die Mitarbeiter steuerfrei ist, sollte es diese gut planen. Denn in die Summe müssen alle Kosten eingerechnet werden, die bei der Betriebsparty anfallen. So werden bei einer Weihnachtsfeier die Kosten pro Mitarbeiter berechnet – in drei Schritten:
Schritt 1: Gesamtkosten errechnen
Als ersten Schritt sollten Unternehmen alle Aufwendungen für die betriebliche Weihnachtsfeier addieren. Dazu zählen beispielsweise:
- Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
- Trinkgelder
- Musik, künstlerische Darstellungen oder Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen
- Miete für Räumlichkeiten
- Dekoration
- Kosten für Geschenke, die aus Anlass der Weihnachtsfeier – und nicht nur in einem zeitlichen Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung – übergeben werden. „Das kann beispielsweise eine Flasche Wein sein, die jeder auf der Weihnachtsfeier bekommt“, sagt Steuerberater Richard Frahm. Dazu gehören also Präsente, die durch das Programm bedingt oder für eine Betriebsveranstaltung wie die Weihnachtsfeier nicht untypisch sind. Ein solcher Programmpunkt kann beispielsweise eine Tombola oder das Wichteln sein, für das die Firma Geschenke zur Verfügung stellt
- Kosten für anwesende Sanitäter
- Reisekosten, wenn die betriebliche Weihnachtsfeier außerhalb der Firmenzentrale stattfindet. Darunter fallen beispielsweise Kosten für einen Bus, der die Beschäftigten von der Firmenzentrale zum Standort der betrieblichen Weihnachtsfeier bringt, oder für eine Bootsfahrt
Nicht in die Gesamtkosten eingerechnet werden müssen:
- Fahrtkosten zur Firmenzentrale – beispielsweise von Beschäftigten, die an anderen Standorten arbeiten – sowie Übernachtungskosten. Diese Reisekosten gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung und müssen nicht in den Freibetrag eingerechnet werden. Sie können stattdessen als normale Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Betroffenen die Anreise selbst organisieren. „Wenn aber die Teamassistenz das Zugticket oder das Hotelzimmer bucht, müssen diese Ausgaben in die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier eingerechnet werden“, sagt Richard Frahm
- Geschenke, die nur auf der Weihnachtsfeier übergeben werden, weil das Fest eine gute Gelegenheit dafür ist. Ein Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter gerade 50 geworden ist und sein Geschenk dafür auf der Weihnachtsfeier bekommt, zählt das nicht zu den Kosten für die Weihnachtsfeier
- Interne Kosten, die bei der Organisation oder Abwicklung der betrieblichen Weihnachtsfeier anfallen. Das können Kosten für die Buchhaltung sein oder ein Teammitglied, das die Weihnachtsfeier organisiert
- Kosten für Energie und Wasser, wenn die Weihnachtsfeier im Betrieb stattfindet
Schritt 2: Gesamtkosten teilen
Anschließend werden die Gesamtkosten durch die Zahl der tatsächlichen Teilnehmer geteilt. Um für die Weihnachtsfeier die Kosten pro Mitarbeiter richtig berechnen zu können, sollten Unternehmen deshalb am besten eine Anwesenheitsliste führen, auf der sich alle eintragen, die tatsächlich an der Feier teilgenommen haben – inklusive den Begleitpersonen von Mitarbeitenden, also beispielsweise Freunden oder Familienmitgliedern.
Schritt 3: Kosten für Begleitpersonen auf Mitarbeitende umlegen
Feiern Freunde oder Familienmitglieder von Mitarbeitenden mit, müssen die Kosten für die Angehörigen dem jeweiligen Angestellten zugerechnet werden.
Ein Beispiel: Eine Weihnachtsfeier kostet insgesamt 5000 Euro. An der Feier nehmen 50 Personen teil, 40 Mitarbeitende sowie 10 Personen, die jeweils einen Beschäftigten begleiten. Zunächst werden die Gesamtkosten von 5000 Euro durch 50 geteilt; es ergeben sich also 100 Euro an Kosten pro Person. Für die 30 Mitarbeitenden ohne Begleitung bleibt es bei den 100 Euro. Für die 10 Mitarbeiter, die von jeweils einer Person begleitet wurden, betragen die Zuwendungen 200 Euro, weil bei ihnen die 100 Euro für die Begleitperson hinzugerechnet werden.
Die Mitarbeiter mit Begleitung müssen also auf 90 Euro Lohnsteuer zahlen – es sei denn der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin übernimmt die Steuerzahlung und zahlt – wie oben beschrieben – eine Pauschalsteuer von 25 Prozent (plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) auf diesen Betrag.
Wann sind die Kosten für die Weihnachtsfeier steuerlich absetzbar?
Für das Unternehmen sind die Kosten für eine Betriebsveranstaltung wie die Weihnachtsfeier laut Frahm unbeschränkt als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar.
Vorsteuerabzug für eine betriebliche Weihnachtsfeier: Wann ist er möglich?
Unternehmen, die grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können auch von den Kosten der betrieblichen Weihnachtsfeier die Vorsteuer abziehen. Sie bekommen also die Vorsteuer vom Finanzamt erstattet.
Doch Achtung: Im Hinblick auf den Vorsteuerabzug von Betriebsveranstaltungen gilt eine Freigrenze von 110 Euro pro Person (inklusive Umsatzsteuer). „Wenn Unternehmen diese Freigrenze auch nur um einen Cent überschreiten, entfällt die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs“, sagt Steuerberater Richard Frahm. Das bedeutet, dass das Unternehmen keinerlei Vorsteuer auf die Kosten der betrieblichen Weihnachtsfeier geltend machen kann. Der Vorsteuerabzug entfällt also nicht nur für den Teil der Kosten, der über 110 Euro pro Person hinausgeht, sondern für die gesamten Kosten der Weihnachtsfeier.
Unternehmen sollten daher gut kalkulieren. Sie können zwar die Gesamtkosten inklusive Umsatzsteuer als Betriebskosten geltend machen. Entfällt der Vorsteuerabzug, gehe Unternehmen jedoch eine Steuerersparnis von rund 70 Prozent durch die Lappen, sagt Frahm.
Richard Frahm ist Steuerberater und Partner bei der Prüfungs- und Beratungsgesellschaft RSM Ebner Stolz in Hamburg. Er berät vor allem mittelständische Unternehmen, beispielswiese im Hinblick auf Möglichkeiten der Steuergestaltung. Er ist unter anderem Experte für alle Fragen, die sich um die Lohnsteuer drehen. 
