Kleinunternehmerregelung: Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Einmal im Monat die Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen, penibel Buch führen – bürokratische Hürden kosten Gründer und erfahrene Unternehmer Zeit und Nerven. Wer bestimmte Voraussetzungen erfüllt und die Kleinunternehmerregelung anwenden darf, erspart sich viel Arbeit: Er ist von der Umsatzsteuer befreit und hat es bei der Steuererklärung leichter.

Wer gilt als Kleinunternehmer? Und welche Fehler sollten Unternehmer vermeiden, wenn sie die Regelung anwenden?

Wer darf die Kleinunternehmerregelung nach 19 UStG anwenden?

Kleinunternehmer können Einzelunternehmer, Freiberufler oder auch Teams sein, die zum Beispiel als GbR organisiert sind – die Rechtsform ist nicht entscheidend. Sie müssen nach §19 UStG zwei Voraussetzungen erfüllen, damit das Finanzamt sie als Kleinunternehmer einstuft:

• Ihr Umsatz im vergangenen Kalenderjahr muss unter 22.000 Euro liegen
• Ihr Umsatz im laufenden Kalenderjahr darf maximal 50.000 Euro betragen

Für angehende Unternehmer gilt: „Gründer dürfen im ersten Jahr hochgerechnet nicht über 22.000 Euro kommen“, sagt Andreas Lutz, Vorstandsvorsitzender des Verbands für Gründer und Selbstständige. „Hochgerechnet“ bedeutet: Wer im Juli gründet und damit rechnet, bis zum Jahresende 15.000 Euro Umsatz zu machen, fällt nicht unter die Kleinunternehmerregelung, da er hochgerechnet aufs Jahr 30.000 Euro Umsatz macht und damit die Umsatzgrenze übersteigt.

Wer beide Kriterien erfüllt, kann die Kleinunternehmerregelung nutzen und sich von der Umsatzsteuer befreien lassen – und muss dann keine Mehrwertsteuer in seinen Rechnungen ausweisen, darf entsprechend aber auch keine Vorsteuer abziehen.

Die Regelung ist freiwillig, denn sie lohnt sich nicht für jeden.

Zur Person

Dr. Andreas Lutz ist Vorstandsvorsitzender des Verbands der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V.. Er ist Autor zahlreicher Ratgeber zu den Themen Gründungsförderung, Businessplanung und Networking.

Wie beantragt man die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt?

Gründer müssen auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung den Umsatz für das laufende Jahr und das folgende Jahr schätzen und ankreuzen, ob sie die Kleinunternehmerregelung beanspruchen oder darauf verzichten. Selbstständige schicken einfach ein formloses Schreiben ans Finanzamt. Auch um von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung zu wechseln genügt ein formloses Schreiben.

Übrigens: Für Kleinunternehmer genügt eine formlose Gewinnermittlung seit Beginn 2018 nicht mehr für die Steuererklärung. Sie müssen für die Steuererklärung  eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR) elektronisch übermitteln.

1. Fehler: Die Kleinunternehmerregelung anwenden, obwohl sie sich nicht lohnt

Weil Kleinunternehmer keine Mehrwertsteuer berechnen, können sie günstigere Preise anbieten als die umsatzsteuerpflichtige Konkurrenz – oder sie machen bei gleichen Preisen mehr Gewinn, weil sie keine Umsatzsteuer abführen müssen.

Für viele ist das vorteilhaft. Ein Stadtführer beispielsweise, der sein Geld mit privaten Kunden verdient und die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschreitet, ist mit der Kleinunternehmerregelung gut aufgehoben. Das Gleiche gilt für Kleinunternehmer, deren Kunden selbst Kleinunternehmer sind oder aus anderen Gründen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen – etwa Bildungs- und Kulturinstitutionen und Vereine.

Keinen Vorteil bringt die Regelung dagegen, wenn ein Unternehmer vor allem umsatzsteuerpflichtige Geschäftskunden hat. Denn für diese ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten, da sie die Steuer vom Finanzamt erstattet bekommen (Vorsteuerababzug). Sie blicken daher immer auf den Nettopreis.

Die Kleinunternehmerregelung ist in diesem Fall möglicherweise sogar ein Nachteil: Nimmt der Kleinunternehmer die gleichen Endpreise wie die Konkurrenz, die Mehrwertsteuer berechnet, dann ist der Preis der Mitbewerber attraktiver.

Beispiel (KUR=Kleinunternehmerregelung):

Die Vor- und Nachteile abwägen sollten laut Lutz auch Gründer, die anfangs tausende Euro in Büromöbel, die Ausstattung einer Werkstatt oder andere Anschaffungen investieren oder hohe laufende Ausgaben haben, auf die Umsatzsteuer erhoben wird. Denn Kleinunternehmer haben kein Recht auf Vorsteuerabzug. Das heißt, sie bekommen die gezahlte Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurück.

Bei kleinen Anschaffungen wie Stiften oder Ordnern mag das nicht schlimm sein. Kauft ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer aber einen Computer für 1190 Euro, würde ihm das Finanzamt 19 Prozent Mehrwertsteuer erstatten, also 190 Euro. Ein Kleinunternehmer muss den vollen Preis zahlen. „Gerade in der Gründungsphase kann es sein, dass man mehr Umsatzsteuer erstattet bekommt, als man zahlen müsste“, sagt Lutz.       

Beispiel (KUR=Kleinunternehmerregelung):

2. Fehler: Den Umsatz falsch schätzen

Bei der Geschäftsgründung oder als erfahrener Unternehmer seinen Umsatz schätzen – da kann man schon mal daneben liegen, wenn überraschend wenig oder deutlich mehr Aufträge als erwartet kommen. „Wenn man im Gründungsjahr wider Erwarten über 22.000 Euro Umsatz kommt, ist das für die Kleinunternehmerregelung für das betreffende Jahr nicht schädlich – wenn die zusätzlichen Aufträge überraschend eingegangen sind“, sagt Lutz.

Beispiel: Sollte ein Grafiker seinen Umsatz auf 15.000 Euro schätzen, aber tatsächlich 23.000 verdienen, muss er dem Finanzamt nachweisen, dass er mit den zusätzlichen Einnahmen nicht rechnen konnte. Für das betreffende Jahr bleibt der Kleinunternehmerstatus erhalten, im nächsten Jahr wird er umsatzsteuerpflichtig; selbst, wenn der Umsatz im Folgejahr deutlich unter 22.000 Euro liegen sollte. Hat der Grafiker dagegen seinen Umsatz bewusst niedrig geschätzt und kann er nicht glaubwürdig nachweisen, dass er zu Jahresbeginn nicht damit rechnen konnte, den Umsatz von 22.000 Euro zu überschreiten, wird er rückwirkend für das laufende Jahr umsatzsteuerpflichtig. Er muss die Umsatzsteuer nachzahlen.

3. Fehler: Auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, sie aber im Folgejahr beanspruchen wollen

Ein Maler, der 2020 auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hat, verdient wider Erwarten nur 15.000 Euro und möchte die Regelung 2021 wieder anwenden. Doch daraus wird nichts: „Wenn man sich gegen die Regelung entscheidet, muss man fünf Jahre warten, um sie wieder zu beanspruchen“, sagt Andreas Lutz. „Man kann nicht jedes Jahr neu entscheiden, wie es einem passt.“

4. Fehler: Den Hinweis auf die Befreiung von der Umsatzsteuer auf der Rechnung vergessen

Wenn Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen, müssen sie alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG beachten – mit einer Ausnahme: Weil Sie nach §19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, können sie auch keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen sollten sie darauf hinweisen, dass sie keine Umsatzsteuer berechnen müssen.

Etwa so: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“

Vergisst ein Kleinunternehmer diese Angabe, kann es zu Verzögerungen der Zahlung kommen – denn der Rechnungsempfänger wird beanstanden, dass die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen ist. Mit einer Rechnungskorrektur ist dieser Fehler aber schnell behoben.

5. Fehler: Die Umsatzsteuer trotz Befreiung auf Rechnungen ausweisen

Wer von der Umsatzsteuer befreit ist und seine Leistungen trotzdem mit sieben oder 19 Prozent Mehrwertsteuer berechnet, riskiert Ärger mit den Kunden, halst sich viel Papierkram auf – und muss noch draufzahlen: Weil man nach § 14c Abs. 2 UStG die Umsatzsteuer unberechtigterweise ausweist, muss man den jeweiligen Steuerbetrag ans Finanzamt abführen.

Der Unternehmer, der die Rechnung falsch ausgestellt hat, muss den Rechnungsempfänger darüber informieren und eine Korrektur beim Finanzamt beantragen. Hat das Finanzamt dem Empfänger noch keine Vorsteuer erstattet, erhält der Unternehmer den ans Finanzamt gezahlten Steuerbetrag zurück. Hat der Rechnungsempfänger die Vorsteuer schon geltend gemacht, wird es noch komplizierter: Der Rechnungsaussteller muss die Korrektur beantragen und der Empfänger muss die Vorsteuer zurückzahlen, ehe das Finanzamt den Betrag rückerstattet.

6. Fehler: Den Wechsel zur Regelbesteuerung nicht bemerken

Achtung: Das Finanzamt teilt Unternehmern nicht mit, wenn sie umsatzsteuerpflichtig werden. Unternehmer müssen selbst darauf achten, ob sie sich noch für die Kleinunternehmerregelung qualifizieren oder regulär besteuert werden.

„Mein Tipp: Vor Jahresende genau gucken, wie viel Umsatz ich gemacht habe“, sagt Lutz. „Liegt der Umsatz über 22.000 Euro, muss man im Folgejahr Umsatzsteuer erheben.“

Und wenn ein Unternehmer nicht bemerkt, dass er nun umsatzsteuerpflichtig ist, und die Mehrwertsteuer auf seinen Rechnung nicht ausweist? Das wird teuer: „Unternehmer schulden dem Finanzamt in so einem Fall die Umsatzsteuer“, sagt Lutz. „Man muss sie abführen, obwohl man sie gar nicht in der Rechnung verlangt hat.“

Passiert dieser Fehler, sollten Unternehmer auf ihre Kunden zugehen, den Fehler einräumen und die Rechnungen korrigieren, so Lutz. „Umsatzsteuerpflichtige Firmenkunden werden den Differenzbetrag überweisen, weil sie ihn absetzen können.“ Anders sieht es bei Privatkunden und umsatzsteuerbefreiten Firmenkunden aus: „Die können die Umsatzsteuer nicht abziehen und werden es weniger amüsant finden, wenn Sie eine Rechnung korrigieren“, sagt Lutz. Der Unternehmer bleibt dann wohl oft auf den Forderungen des Finanzamts sitzen.

7. Fehler: Die Kleinunternehmerregelung für mehrere Unternehmen anwenden

Ein Webdesigner führt nebenbei noch ein Nachhilfeunternehmen und macht mit seinen Betrieben jeweils einen Umsatz von etwa 13.000 Euro. Obwohl die Unternehmen jeder für sich die Umsatzgrenze unterschreiten, muss der Webdesigner die Umsatzsteuer ausweisen – denn die Kleinunternehmerregelung ist an eine Person gebunden, nicht an das Unternehmen.

Ein Ausnahme gibt es, wenn der Webdesigner nebenbei noch eine GbR mit einem Partner führt: „Dann gilt für die GbR als Ganzes die Kleinunternehmerregelung, nicht pro Gesellschafter“, sagt Lutz. „Wenn Sie fünf GbRs mit fünf unterschiedlichen Partnern haben, kann theoretisch jede GbR von der Kleinunternehmerregelung profitieren.“ Doch Vorsicht: Nach §42 Abgabenordnung dürfen Unternehmer diese Rechtsform nicht missbrauchen, um Steuern zu sparen.

Im Zweifelsfall gilt: lieber beim Steuerberater nachfragen, statt teure Fehler zu riskieren.

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