Unternehmer sollten immer sichergehen, dass alle Angaben auf eingehenden und ausgehenden Rechnungen vollständig und korrekt sind. Das erspart Rückfragen von Geschäftspartnern, nachträgliche Korrekturen und vor allem: Ärger mit Finanzbeamten und den Verlust des Vorsteuerabzugs.
Welche Angaben gehören auf eine Rechnung? Und was passiert, wenn Ihnen doch mal ein Patzer unterläuft und Sie wichtige Angaben vergessen? Eine Checkliste der Pflichtangaben auf Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG).
Welche Pflichtangaben müssen auf Rechnungen stehen?
1. Adresse des Ausstellers
Das leistende Unternehmen muss auf der Rechnung den Namen und die vollständige Anschrift angeben. Laut eines Urteils des Bundesfinanzhofs reicht eine Briefkasten-Adresse aus, sofern das Unternehmen unter der angegebenen Anschrift Post erhalten kann.
2. Adresse des Leistungsempfängers
Außer bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro muss auch die vollständige Anschrift des Empfängers auf der Rechnung stehen. Vorsicht: Das ist oft nicht der Ort, an den geliefert oder an dem die Leistung erbracht wurde. Die Angabe „c/o“ genügt nicht, wenn ein Dritter und nicht der Auftraggeber die Rechnung in Empfang nimmt. Die Grenze von 250 Euro gilt übrigens erst seit 2018 – vorher waren es 150 Euro.
3. Rechnungsnummer
Ab 250 Euro sind fortlaufende Rechnungsnummern vorgeschrieben. Wie sie aufgebaut sind, ist egal, auch eine Kombination aus Ziffern und Buchstaben ist erlaubt – Hauptsache, eine fortlaufende Nummerierung ist erkennbar. Zum Beispiel: Rechnungsnr. 01-2017, 02-2017 und so weiter.
4. Zeitpunkt und Ausstellungsdatum
Auch der – gegebenenfalls voraussichtliche – Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung muss genannt werden. Der Monat oder die Kalenderwoche reichen aus. Unabhängig davon muss auf jeder Rechnung das Ausstellungsdatum stehen.
5. Leistungsbeschreibung
Unternehmen sollten konkret beschreiben, was und wie viel sie geleistet, geliefert oder verkauft haben. Im Zweifel gilt: Lieber ein Detail zu viel als eines zu wenig. Gerade bei Dienstleistungen rügen Finanzbeamte schnell, dass nicht erkennbar ist, was genau gemacht wurde.
6. Entgelt
Auf Rechnungen gehört eine Angabe der Netto-Rechnungssumme und des Gesamtbetrags inklusive Umsatzsteuer. Die Brutto- und Nettosumme, den Steuersatz und Steuerbetrag müssen Sie einzeln auflisten.
7. Umsatzsteuer
Für die meisten Waren und Dienstleistungen sind 7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer fällig. Diese muss der Rechnungsaussteller auf den Nettobetrag draufschlagen und gesondert ausweisen – außer beim „Reverse-Charge-Verfahren„, bei dem der Rechnungsempfänger verpflichtet ist, die Mehrwertsteuer auszurechnen und dem Finanzamt zu melden.
Rechnungsbeträge, die unterschiedlichen beziehungsweise keinen Steuersätzen unterliegen, müssen jeweils getrennt aufgeführt werden. Auch vorab vereinbarte Rabatte, Skonti oder Boni müssen Sie extra vermerken.
Stellt der Leistungsempfänger die Rechnung selbst aus (= Abrechnung per Gutschrift), muss die Rechnung seit 30. Juni 2013 die Angabe “Gutschrift“ enthalten.
8. Steuerfreiheit
Je nach Art des Geschäfts können weitere Pflichtangaben hinzukommen; so ist bei Verkäufen ins EU-Ausland der Hinweis „steuerfrei aufgrund innergemeinschaftlicher Lieferung“ Pflicht. Auf sogenannten „Reverse-Charge-Rechnungen“ wiederum muss der Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ stehen. Wer solche Rechnungen ausstellt, muss regelmäßig eine Zusammenfassende Meldung ans Bundeszentralamt für Steuern machen.
9. Steuernummer
Unternehmen können ab 150 Euro* entweder ihre acht- bis elfstellige Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.) angeben. Für Rechnungen an Kunden im EU-Ausland ist aber die Umsatzsteuer-ID vorgeschrieben – damit sind Unternehmen also immer auf der richtigen Seite.
Muster für eine Rechnung inklusive aller Pflichtangaben
Welche Pflichtangaben gelten für Kleinbetragsrechnungen?
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro inklusive Umsatzsteuer nicht übersteigt, gelten vereinfachte Vorschriften. Pfilchtangaben auf der Rechnung sind:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Ausstellungsdatum
- Beschreibung der Leistung
- Rechnungssumme (brutto)
- Steuersatz der in der Rechnungssumme enthaltenen Umsatzsteuer
Auf die fortlaufende Rechnungsnummer können Sie bei Kleinbetragsrechnungen verzichten (§ 33 UStDV). Gleiches gilt für den Empfängernamen, Rechnungs- und Steuernummern und eine separate Aufführung der Umsatzsteuer.
Was müssen Kleinunternehmer bei Rechnungen beachten?
Kleinunternehmer müssen alle oben genannten Punkte auf Rechnungen angeben. Die einzige Ausnahme: Weil sie nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, können sie diese nicht ausweisen. Stattdessen müssen sie darauf hinweisen, dass sie von der Umsatzsteuer befreit sind – und den Grund für die Befreiung nennen.
Die Angabe kann zum Beispiel so lauten: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
