Software für die E-Rechnung
8 passende Tools für die E-Rechnung – und was Sie beachten müssen

Office-Programme haben bald ausgedient: Ab 2025 müssen Firmen mit Spezial-Software E-Rechnungen empfangen können. Was Sie nun tun müssen. Plus: 8 Tooltipps mit Infos zu Vor- und Nachteilen und Kosten.

29. Mai 2024, 14:41 Uhr, von Jennifer Spatz und Timo Pianka

Software für E-Rechnung
Zettelwirtschaft adé: Wer die Pflicht zur E-Rechnung pünktlich zu 2025 erfüllen will, muss die Umstellung jetzt angehen.
© GarikProst / iStock / Getty Images Plus

Wachstumschancen nennt es die Politik, noch eine Auflage nennen es viele Kleinunternehmen und Mittelständler: Das Wachstumschancengesetz ist in Kraft, und damit müssen alle Unternehmen im B2B-Geschäft ab 2025 E-Rechnungen empfangen und spätestens ab 2028 auch selbst versenden können. Ausgenommen sind nur Rechnungen über Kleinstbeträge bis 250 Euro, wie zum Beispiel Tank- oder Gastrorechnungen. Ansonsten müssen alle mitziehen.

Die Stimmung in den Betrieben sei verhalten, weiß Marco Bug, Steuerberater bei der Kanzlei Muth & Partner in Fulda. „Wir hören regelmäßig Sätze, wie: Muss ich das denn auch noch machen?“, erzählt er. Die Antwort lautet bei allen: Ja. Denn selbst wer nur an Konsumenten verkauft, ist dazu verpflichtet, E-Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen zu können. Ausnahmen gibt es keine.

Was bald Pflicht ist

„Viele schreiben Rechnungen noch mit ­Microsoft Word oder Excel“, sagt Bug. Das geht bald nicht mehr. Denn mit diesen Programmen können Buchhaltungen und Geschäftsführungen keine gesetzeskonformen E-Rechnungen erstellen. Dafür braucht es nämlich Datei­formate wie ZUGFeRD, XML, EDIFACT, IDoc und SDI. Und die können Programme wie Word und Co. nicht exportieren. Aber auch wer die Übergangsfrist noch nutzen will, muss sich mit den Dateiformaten auseinandersetzen.

Wenn Geschäftspartner nämlich schon umgestiegen sind oder das zum Jahreswechsel tun, dann müssen Inhaber deren E-Rechnungen empfangen und auslesen können, um zu bezahlen. Am besten setzen Chefinnen und Chefs sich dann einmal damit auseinander und richten direkt Versand und Empfang ein. Dafür braucht es nämlich so oder so ein Tool.

„Geschäftsführer brauchen eine gute Buchhaltungssoftware, mit der sie E-Rechnungen erzeugen und verarbeiten können“, sagt Dirk Wendl von der Kölner Steuerberatung Pandotax.

Was Sie jetzt tun sollten


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