Software für die E-Rechnung: 8 passende Tools

Software für die E-Rechnung

8 passende Tools für die E-Rechnung – und was Sie beachten müssen

Office-Programme haben bald ausgedient: Ab 2025 müssen Firmen mit Spezial-Software E-Rechnungen empfangen können. Was Sie nun tun müssen. Plus: 8 Tooltipps mit Infos zu Vor- und Nachteilen und Kosten.

Aktualisiert am 19. Dezember 2024, 08:25 Uhr, von Jennifer Spatz und Timo Pianka

Buchhaltung Digitalisierung

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Zettelwirtschaft adé: Wer die Pflicht zur E-Rechnung pünktlich zu 2025 erfüllen will, muss die Umstellung jetzt angehen.

Inhalt: Darum geht's in diesem Beitrag

Alle Unternehmen müssen im B2B-Geschäft ab 2025 E-Rechnungen empfangen und – mit Ausnahme von Kleinunternehmen – ab 2027 auch selbst versenden können. Ausgenommen sind außerdem Rechnungen über Kleinstbeträge bis 250 Euro, wie zum Beispiel Tank- oder Gastrorechnungen.

Was bald Pflicht ist

„Viele schreiben Rechnungen noch mit Microsoft Word oder Excel“, sagt Marco Bug, Steuerberater bei der Kanzlei Muth & Partner in Fulda. Das geht bald nicht mehr. Denn mit diesen Programmen können Buchhaltungen und Geschäftsführungen keine gesetzeskonformen E-Rechnungen erstellen. Dafür braucht es nämlich Dateiformate wie ZUGFeRD, XML, EDIFACT, IDoc und SDI. Und die können Programme wie Word und Co. nicht exportieren. Aber auch wer die Übergangsfrist noch nutzen will, muss sich mit den Dateiformaten auseinandersetzen.

Wenn Geschäftspartner nämlich schon umgestiegen sind oder das zum Jahreswechsel tun, dann müssen Inhaber deren E-Rechnungen empfangen und auslesen können, um zu bezahlen. Am besten setzen Chefinnen und Chefs sich dann einmal damit auseinander und richten direkt Versand und Empfang ein. Dafür braucht es nämlich so oder so ein Tool.

„Geschäftsführer brauchen eine gute Buchhaltungssoftware, mit der sie E-Rechnungen erzeugen und verarbeiten können“, sagt Dirk Wendl von der Kölner Steuerberatung Pandotax.