Kleinunternehmerregelung Diese 7 Fehler sollten Sie vermeiden

Die verflixte 7: Wir zeigen die häufigsten Fehler rund um die Kleinunternehmerregelung.

Die verflixte 7: Wir zeigen die häufigsten Fehler rund um die Kleinunternehmerregelung.© Ahkka / ptohocase

Die Kleinunternehmerregelung erspart Firmenchefs viel Papierkram. Wer die Regelung anwenden darf - und welche Fehler dabei lauern.

Einmal im Monat die Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen, penibel Buch führen – bürokratische Hürden kosten Gründer und erfahrene Unternehmer Zeit und Nerven. Wer bestimmte Voraussetzungen erfüllt und die Kleinunternehmerregelung anwenden darf, erspart sich viel Arbeit: Er ist von der Umsatzsteuer befreit und hat es bei der Steuererklärung leichter.

Wer gilt als Kleinunternehmer? Und welche Fehler sollten Unternehmer vermeiden, wenn sie die Regelung anwenden?

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Wer darf die Kleinunternehmerregelung anwenden?

Unternehmer müssen nach §19 UStG zwei Voraussetzungen erfüllen, damit das Finanzamt sie als Kleinunternehmer einstuft:

  • Ihr Umsatz im vergangenen Kalenderjahr muss unter 17.500 Euro liegen
  • Ihr Umsatz im laufenden Kalenderjahr darf maximal 50.000 Euro betragen

Für angehende Unternehmer gilt: „Gründer dürfen im ersten Jahr hochgerechnet nicht über 17.500 Euro kommen“, sagt Andreas Lutz, Vorstandsvorsitzender des Verbands für Gründer und Selbstständige.

Wer diese Kriterien erfüllt, kann sich von der Umsatzsteuer befreien lassen – und darf dann keine Mehrwertsteuer in seinen Rechnungen ausweisen und keine Vorsteuer abziehen. Um von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung zu wechseln, genügt ein formloses Schreiben ans Finanzamt.

Gründer müssen auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung den Umsatz für das laufende Jahr und das folgende Jahr schätzen und ankreuzen, ob sie die Kleinunternehmerregelung beanspruchen oder darauf verzichten. Die Regelung ist freiwillig, denn sie lohnt sich nicht für jeden.

Übrigens: Für Kleinunternehmer genügt eine formlose Gewinnermittlung nicht mehr für die Steuererklärung. Sie müssen für die Steuererklärung 2017 eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR) elektronisch übermitteln. Das hat das Bundesfinanzministerium mitgeteilt.

1. Fehler: Die Kleinunternehmerregelung anwenden, obwohl sie sich nicht lohnt

Ein Stadtführer, der sein Geld mit privaten Kunden verdient und die Umsatzgrenze von 17.500 Euro nicht überschreitet, ist mit der Kleinunternehmerregelung gut aufgehoben. Das Gleiche gilt für Kleinunternehmer, deren Kunden selbst Kleinunternehmer sind oder aus anderen Gründen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen – etwa Bildungs- und Kulturinstitutionen und Vereine. Weil Kleinunternehmer keine Mehrwertsteuer berechnen, können sie günstigere Preise anbieten als die umsatzsteuerpflichtige Konkurrenz – oder sie machen bei gleichen Preisen mehr Gewinn, weil sie keine Umsatzsteuer abführen müssen.

Keinen Vorteil bringt die Regelung dagegen, wenn ein Unternehmer vor allem umsatzsteuerpflichtige Geschäftskunden hat. Die Kleinunternehmerregelung ist in diesem Fall möglicherweise sogar ein Nachteil: Die umsatzsteuerpflichtigen Kunden bekommen die Mehrwertsteuer vom Finanzamt erstattet und würden sich bei gleichen Endpreisen für die Konkurrenz entscheiden, die die Mehrwertsteuer berechnet, weil sie diese erstattet bekommen.

Auf die Regelung verzichten sollten laut Lutz auch Gründer, die anfangs tausende Euro in Büromöbel, die Ausstattung einer Werkstatt oder andere Anschaffungen investieren oder hohe laufende Ausgaben haben, auf die Umsatzsteuer erhoben wird. Denn Kleinunternehmer haben kein Recht auf Vorsteuerabzug.

Bei kleinen Anschaffungen wie Stiften oder Ordnern mag das nicht schlimm sein. Kauft ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer aber einen Computer für 1190 Euro, würde ihm das Finanzamt 19 Prozent Mehrwertsteuer erstatten, also 190 Euro Vorsteuer. Ein Kleinunternehmer muss den vollen Preis zahlen. „Gerade in der Gründungsphase kann es sein, dass man mehr Steuern erstattet bekommt, als man zahlen müsste“, sagt Lutz.               

2. Fehler: Den Umsatz falsch schätzen

Bei der Geschäftsgründung oder als erfahrener Unternehmer seinen Umsatz schätzen – da kann man schon mal daneben liegen, wenn überraschend wenig oder deutlich mehr Aufträge als erwartet kommen. „Wenn man im Gründungsjahr wider Erwarten über 17.500 Euro Umsatz kommt, ist das für die Kleinunternehmerregelung für das betreffende Jahr nicht schädlich – wenn die zusätzlichen Aufträge überraschend eingegangen sind“, sagt Lutz.

Sollte beispielsweise ein Grafiker seinen Umsatz auf 13.000 Euro schätzen, aber tatsächlich 19.000 verdienen, muss er dem Finanzamt nachweisen, dass er mit den zusätzlichen Einnahmen nicht rechnen konnte. Für das betreffende Jahr bleibt der Kleinunternehmerstatus erhalten, im nächsten Jahr wird er umsatzsteuerpflichtig; selbst, wenn der Umsatz im Folgejahr deutlich unter 17.500 Euro liegen sollte. Hat der Grafiker dagegen seinen Umsatz bewusst niedrig geschätzt und kann er nicht glaubwürdig nachweisen, dass er zu Jahresbeginn nicht damit rechnen konnte, den Umsatz von 17.500 Euro zu überschreiten, wird er rückwirkend für das laufende Jahr umsatzsteuerpflichtig. Er muss die Umsatzsteuer dann nachzahlen.

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3. Fehler: Auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, sie aber im Folgejahr beanspruchen wollen

Ein Maler, der 2017 auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hat, verdient wider Erwarten nur 15.000 Euro und möchte die Regelung 2018 wieder anwenden. Doch daraus wird nichts: „Wenn man sich gegen die Regelung entscheidet, muss man fünf Jahre warten, um sie wieder zu beanspruchen“, sagt Andreas Lutz. „Man kann nicht jedes Jahr neu entscheiden, wie es einem passt.“

4. Fehler: Den Hinweis auf die Befreiung von der Umsatzsteuer auf der Rechnung vergessen

Wenn Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen, müssen sie alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG beachten – mit einer Ausnahme: Weil Sie nach §19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, können sie auch keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen sollten sie darauf hinweisen, dass sie keine Umsatzsteuer berechnen müssen.

Etwa so: Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“

Vergisst ein Kleinunternehmer diese Angabe, kann es zu Verzögerungen der Zahlung kommen – denn der Rechnungsempfänger wird beanstanden, dass die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen ist. Mit einer Rechnungskorrektur ist dieser Fehler aber schnell behoben.

5. Fehler: Die Mehrwertsteuer auf Rechnungen ausweisen

Wer von der Umsatzsteuer befreit ist und seine Leistungen trotzdem mit sieben oder 19 Prozent Mehrwertsteuer berechnet, riskiert Ärger mit den Kunden, halst sich viel Papierkram auf – und muss noch draufzahlen: Weil man nach § 14c Abs. 2 UStG die Umsatzsteuer unberechtigterweise ausweist, muss man den jeweiligen Steuerbetrag ans Finanzamt abführen.

Der Unternehmer, der die Rechnung falsch ausgestellt hat, muss den Rechnungsempfänger darüber informieren und eine Korrektur beim Finanzamt beantragen. Hat das Finanzamt dem Empfänger noch keine Vorsteuer erstattet, erhält der Unternehmer den ans Finanzamt gezahlten Steuerbetrag zurück. Hat der Rechnungsempfänger die Vorsteuer schon geltend gemacht, wird es noch komplizierter: Der Rechnungsaussteller muss die Korrektur beantragen und der Empfänger muss die Vorsteuer zurückzahlen, ehe das Finanzamt den Betrag rückerstattet.

6. Fehler: Den Wechsel zur Regelbesteuerung nicht bemerken

Achtung: Das Finanzamt teilt Unternehmern nicht mit, wenn sie umsatzsteuerpflichtig werden. Unternehmer müssen selbst darauf achten, ob sie sich noch für die Kleinunternehmerregelung qualifizieren oder regulär besteuert werden.

„Mein Tipp: Vor Jahresende genau gucken, wie viel Umsatz ich gemacht habe“, sagt Lutz. „Liegt der Umsatz über 17.500 Euro, muss man im Folgejahr Umsatzsteuer erheben.“

Und wenn ein Unternehmer nicht bemerkt, dass er nun umsatzsteuerpflichtig ist, und die Mehrwertsteuer auf seinen Rechnung nicht ausweist? Das wird teuer: „Unternehmer schulden dem Finanzamt in so einem Fall die Umsatzsteuer“, sagt Lutz. „Man muss sie abführen, obwohl man sie gar nicht in der Rechnung verlangt hat.“

Passiert dieser Fehler, sollten Unternehmer auf ihre Kunden zugehen, den Fehler einräumen und die Rechnungen korrigieren, so Lutz. „Umsatzsteuerpflichtige Firmenkunden werden den Differenzbetrag überweisen, weil sie ihn absetzen können.“ Anders sieht es bei Privatkunden und umsatzsteuerbefreiten Firmenkunden aus: „Die können die Umsatzsteuer nicht abziehen und werden es weniger amüsant finden, wenn Sie eine Rechnung korrigieren“, sagt Lutz. Der Unternehmer bleibt dann auf den Forderungen des Finanzamts sitzen.

7. Fehler: Die Kleinunternehmerregelung für mehrere Unternehmen anwenden

Ein Webdesigner führt nebenbei noch ein Nachhilfeunternehmen und macht mit seinen Betrieben jeweils einen Umsatz von etwa 10.000 Euro. Obwohl die Unternehmen jeder für sich die Umsatzgrenze von 17.500 Euro unterschreiten, muss der Webdesigner die Umsatzsteuer ausweisen – denn die Kleinunternehmerregelung ist an eine Person gebunden, nicht an das Unternehmen.

Ein Ausnahme gibt es, wenn der Webdesigner nebenbei noch eine GbR mit einem Partner führt: „Dann gilt für die GbR als Ganzes die Kleinunternehmerregelung, nicht pro Gesellschafter“, sagt Lutz. „Wenn Sie fünf GbRs mit fünf unterschiedlichen Leuten haben, kann theoretisch jede GbR von der Kleinunternehmerregelung profitieren.“ Doch Vorsicht: Nach §42 Abgabenordnung dürfen Unternehmer diese Rechtsform nicht missbrauchen, um Steuern zu sparen.

Im Zweifelsfall gilt: lieber beim Steuerberater nachfragen, statt teure Fehler zu riskieren.

18 Kommentare
  • Wolfgang Brücher 2. August 2018 13:47

    Hallo,
    im Jahr 1 habe ich einen Umsatz von 8.000,- €,
    im Jahr 2 habe ich einen Umsatz von 19.000,- €,
    im Jahr 3 habe ich einen Umsatz von 10.000,- €, bleibt es dann bei der Kleinunternehmer-Regelung?

    • Angelika Unger
      Angelika Unger 2. August 2018 14:12

      Hallo Herr Brücher,

      es gilt, was auch im Artikel steht: So lange der Umsatz im vergangenen Kalenderjahr unter 17.500 Euro liegt, sind die Voraussetzungen für die Kleinunternehmer-Regelung gegeben.

      Viele Grüße vom impulse-Team

  • Laß 21. Juni 2018 09:39

    Hallo,
    wenn ich als Kleinunternehmer gerade zu Anfang hohe Anschaffungskosten habe, kann ich diese in der Steuererklärung, wenn schon nicht von der Steuer absetzen, als Gegenrechnung zum Gewinn anführen um weniger Einkommenssteuer zu zahlen bzw. weniger Gewinn versteuern zu müssen?
    MfG
    M.Laß

    • Lisa Büntemeyer
      Lisa Büntemeyer 21. Juni 2018 10:04

      Hallo Herr Laß,

      wir können und dürfen als Redaktion keine Rechtsberatung in Einzelfällen geben. Versuchen Sie es mit Ihrer Frage doch mal bei einem Steuerberater oder beim Finanzamt, die können Ihnen sicherlich helfen.

      Viele Grüße vom impulse-Onlineteam
      Lisa Büntemeyer

  • Marie 16. Juni 2018 13:04

    Wenn ich als Kleinunternehmer sagen wir mal 60.000 an Einnahmen habe, aber 10.000 an Ausgaben im gleichen Jahr. Heisst das dann 60.000 – 10.000 = 50.000 und alles ist noch innerhalb der 50.000 Euro Kleinunternehmer Grenze?

    Und was ist wenn man im „letzten“ Jahr die 50.000 Grenze überschreitet?

    • Lisa Büntemeyer
      Lisa Büntemeyer 18. Juni 2018 10:42

      Hallo Marie,

      bei den Grenzen geht es um den Umsatz und nicht den Gewinn. In Ihrem Beispiel heißt das: 60.000 Einnahmen = keine Kleinunternehmerregelung mehr.

      Viele Grüße vom impulse-Onlineteam
      Lisa Büntemeyer

  • Andreas Einbock 13. Juni 2018 18:11

    Hallo und guten Tag,

    ich habe mal eine umgekehrte Frage: Was macht man, wenn man eigentlich ein Kleinunternehmer ist, also weniger als 17.500 Euro Umsatz im Jahr hat, aber dennoch die Umsatzsteuer ausgewiesen und ans Finanzamt abgeführt hat und nun das Finanzamt die Gewinnerzielungssabsichten anzweifelt und dargelegt haben möchte?

    • Lisa Büntemeyer
      Lisa Büntemeyer 18. Juni 2018 10:46

      Hallo Herr Einbock,

      Rechtsberatung in Einzelfällen können und dürfen wir als Redaktion nicht geben. Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen am besten an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt, dann sind Sie auf der sicheren Seite.

      Viele Grüße vom impulse-Onlineteam
      Lisa Büntemeyer

  • DS 8. März 2018 10:19

    Hallo zusammen,
    ich verkaufe als Kleinunternehmer und muss die Umsatzsteuer nicht ausweisen. Was aber wenn der Kunde auf eine Rechnung MIT Umsatzsteuer besteht? Darf ich ihm eine ausstellen oder ist mir das untersagt?
    Schönen Gruß, DS

  • Haase, Doris 16. Februar 2018 13:20

    Hallo und guten Tag,
    ich betreibe seit 1990 ein Kosmetikstudio. Seit Oktober 2017 bin ich schwer erkrankt, so
    das ich nur noch 25% arbeiten kann. Ich habe in meinem Studio 2 Kabinen untervermietet,
    an 2 umsatzsteuerbefreite Kolleginnen

    . Zählen diese Mieteinnahmen zu meinem Umsatz dazu?
    Habe beim Finanzamt die Umsatzsteuerbefreiung für 2018 beantragt und bin mir nicht
    sicher, welche Einnahmen alle zum Umsatz gehören.
    Ich würde mich sehr freuen von Ihnen zu hören.
    Mit vielen Grüßen , Doris Haase

  • Yasin 16. Januar 2018 19:48

    Hallo,

    ich habe mehrere solcher Artikel gelesen und folgende Thematik ist mir nicht offensichtlich geworden: Im Gründungsjahr darf man maximal 17.500€ Umsatz machen und im 2. Jahr maximal 50.000€ (vorher abschätzen und erfüllen). Schön und gut.

    Nun, was passiert in den folgenden Jahren? Welche Obergrenze gilt z.B. im 3. und 4. Jahr? 17.500€ oder 50.000€ ?

    Viele Grüße

    YC

    • Lisa Büntemeyer
      Lisa Büntemeyer 17. Januar 2018 16:18

      Hallo Yasin,

      die von Ihnen genannten Grenzen lassen sich auf die Folgejahre anwenden – vorausgesetzt, der Umsatz bleibt unter 17.500 Euro. Hat man im vergangenen Jahr unter 17.500 Euro verdient und erwartet im neuen Jahr (Jahr 2) einen Umsatz unter 50.000 Euro, bleibt es bei der Kleinunternehmerregelung. Erzielt man in diesem Jahr (Jahr 2) wieder einen Umsatz unter 17.500 Euro, gilt wieder für das nächste Jahr (Jahr 3): Wenn man einen Umsatz unterhalb der 50.000 Euro-Grenze erwartet, gilt weiterhin die Kleinunternehmerregelung.
      So lässt sich das weiterführen, bis man die Grenze von 17.500 Euro überschreitet. Dann unterliegt man im nächsten Jahr (ab Januar) automatisch der Regelbesteuerung.

      Ich hoffe, ich konnte Ihnen helfen.

      Viele Grüße von Lisa Büntemeyer aus der impulse-Redaktion

      • Heini 28. Februar 2018 12:22

        Zitat: „die von Ihnen genannten Grenzen lassen sich auf die Folgejahre anwenden – vorausgesetzt, der Umsatz bleibt unter 17.500 Euro. Hat man im vergangenen Jahr unter 17.500 Euro verdient und erwartet im neuen Jahr (Jahr 2) einen Umsatz unter 50.000 Euro, bleibt es bei der Kleinunternehmerregelung. Erzielt man in diesem Jahr (Jahr 2) wieder einen Umsatz unter 17.500 Euro, gilt wieder für das nächste Jahr (Jahr 3): Wenn man einen Umsatz unterhalb der 50.000 Euro-Grenze erwartet, gilt weiterhin die Kleinunternehmerregelung.“
        Du schreibst, …..Erzielt man in diesem Jahr (Jahr 2) wieder einen Umsatz unter 17.500 Euro, gilt wieder für das nächste Jahr…..
        Wäre es da nicht richtiger : ….Erzielt man in diesem Jahr (Jahr 2) aus dem Umsatz von unter 50.000 Euro wieder einen Verdienst von unter 17.500 Euro, gilt wieder für das nächste Jahr

      • Greta 7. Mai 2018 13:12

        Zitat: 3): Wenn man einen Umsatz unterhalb der 50.000 Euro-Grenze erwartet, gilt weiterhin die Kleinunternehmerregelung.
        So lässt sich das weiterführen, bis man die Grenze von 17.500 Euro überschreitet. Dann unterliegt man im nächsten Jahr (ab Januar) automatisch der Regelbesteuerung.

        Da habe ich doch eine Frage zu, weil es für mich so nicht ganz schlüssig ist, wie Sie es formulieren.
        Wenn ich die 17.500 Euro Einnahmen überschreite, muss ich ab dem nächsten Jahr Umsatzsteuer zahlen? So verstehe ich Ihren letzten Satz. Trotz dass ich unter 50.000 Euro bin? Wozu dann die 50.000 Euro Grenze, wenn ich (und so verstehe ich Ihre Aussage), ab 17.501 Euro Umsatzsteuer zahlen muss?
        Bsp:
        Jahr 1: 17.500 Euro Einnahmen. = Kleinunternehmer.
        Jahr 2. 30.000 Euro Einnahmen. Ich habe die Grenze überschritten und muss nun Umsatzsteuer zahlen??? Ich bin doch unter der 50.000 Euro-Grenze. Sie haben geschrieben, sobald man die 17.500 Euro überschreitet, unterliege man im nächsten Jahr automatisch der Regelbesteuerung.

  • Franc 9. Oktober 2017 17:37

    Sie Schreiben unter „2. Fehler: Den Umsatz falsch schätzen“: „Macht der Grafiker statt 13.000 Euro mehr als 50.000 Euro Umsatz, wird er rückwirkend für das laufende Jahr umsatzsteuerpflichtig, so Lutz. Er muss die Umsatzsteuer dann nachzahlen.“

    Eine Nachzahlung der Umsatzsteuer halte ich jedoch nicht erforderlich, sofern man plausibel darlegen kann, dass ein Umsatz in dieser Höhe zu Beginn des Jahres nicht absehbar war. Ferner verweis ich auf die Ausführungen unter http://www.kleinunternehmer.de sowie unter http://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer_Anwendungserlass/umsatzsteuer_anwendungserlass.html.

    Ggf. bitte ich um Quellenangabe der Ausführungen unter „2. Fehler: Den Umsatz falsch schätzen“.

    • Lisa Büntemeyer
      Lisa Büntemeyer 16. Oktober 2017 11:42

      Guten Tag Franc,

      vielen lieben Dank für den Hinweis. Ich habe mich noch einmal erkundigt, Sie haben Recht. Ich habe den Satz deshalb gelöscht.

      Herzliche Grüße aus der impulse-Redaktion

      Lisa Büntemeyer

      • Klaus Frank 17. Februar 2018 17:27

        Frage zu Kleinsteuerreglung ?

        Ich betreibe eine Fotovolteikanlage 10.5 kw , mus auch Umsatsteuer bezahlen.
        Bezahle einmal im Jahr, im Schnitt 450,00 €.
        Ist das so in Ordnung, oder raten Sie mir etwas Anderes.

        Vielen Dank für Ihr Mühen
        mgf. Klaus Frank

  • Joachim Kersten 17. September 2017 14:49

    Schade, dass es immer falsch gemacht wird. Der Kleinunternehmer ist NICHT von der Umsatzsteuer befreit. Auch das Produkt NICHT. Er muss die Umsatzsteuer nur nicht ausweisen. Das ist eine Vereinfachungsregelung und keine Steuerbefreiung.

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