Kleinunternehmerregelung Diese 7 Fehler sollten Sie vermeiden

Die verflixte 7: Wir zeigen die häufigsten Fehler rund um die Kleinunternehmerregelung.

Die verflixte 7: Wir zeigen die häufigsten Fehler rund um die Kleinunternehmerregelung.© Ahkka / ptohocase

Die Kleinunternehmerregelung erspart Firmenchefs viel Papierkram. Wer die Regelung anwenden darf - und welche Fehler dabei lauern.

Einmal im Monat die Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen, penibel Buch führen – bürokratische Hürden kosten Gründer und erfahrene Unternehmer Zeit und Nerven. Wer bestimmte Voraussetzungen erfüllt und die Kleinunternehmerregelung anwenden darf, erspart sich viel Arbeit: Er ist von der Umsatzsteuer befreit und hat es bei der Gewinnermittlung und der Steuererklärung leichter.

Wer gilt als Kleinunternehmer? Und welche Fehler sollten Unternehmer vermeiden, wenn sie die Regelung anwenden?

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Wer darf die Kleinunternehmerregelung anwenden?

Unternehmer müssen nach §19 UStG zwei Voraussetzungen erfüllen, damit das Finanzamt sie als Kleinunternehmer einstuft:

  • Ihr Umsatz im vergangenen Kalenderjahr muss unter 17.500 Euro liegen
  • Ihr Umsatz im laufenden Kalenderjahr darf maximal 50.000 Euro betragen

Für angehende Unternehmer gilt: „Gründer dürfen im ersten Jahr hochgerechnet nicht über 17.500 Euro kommen“, sagt Andreas Lutz, Vorstandsvorsitzender des Verbands für Gründer und Selbstständige.

Wer diese Kriterien erfüllt, kann sich von der Umsatzsteuer befreien lassen – und darf dann keine Mehrwertsteuer in seinen Rechnungen ausweisen und keine Vorsteuer abziehen. Um von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung zu wechseln, genügt ein formloses Schreiben ans Finanzamt.

Gründer müssen auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung den Umsatz für das laufende Jahr und das folgende Jahr schätzen und ankreuzen, ob sie die Kleinunternehmerregelung beanspruchen oder darauf verzichten. Die Regelung ist freiwillig, denn sie lohnt sich nicht für jeden.

1. Fehler: Die Kleinunternehmerregelung anwenden, obwohl sie sich nicht lohnt

Ein Stadtführer, der sein Geld mit privaten Kunden verdient und die Umsatzgrenze von 17.500 Euro nicht überschreitet, ist mit der Kleinunternehmerregelung gut aufgehoben. Das Gleiche gilt für Kleinunternehmer, deren Kunden selbst Kleinunternehmer sind oder aus anderen Gründen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen – etwa Bildungs- und Kulturinstitutionen und Vereine. Weil Kleinunternehmer keine Mehrwertsteuer berechnen, können sie günstigere Preise anbieten als die umsatzsteuerpflichtige Konkurrenz – oder sie machen bei gleichen Preisen mehr Gewinn, weil sie keine Umsatzsteuer abführen müssen.

Keinen Vorteil bringt die Regelung dagegen, wenn ein Unternehmer vor allem umsatzsteuerpflichtige Geschäftskunden hat. Die Kleinunternehmerregelung ist in diesem Fall möglicherweise sogar ein Nachteil: Die umsatzsteuerpflichtigen Kunden bekommen die Mehrwertsteuer vom Finanzamt erstattet und würden sich bei  gleichen Endpreisen für die Konkurrenz entscheiden, die die Mehrwertsteuer berechnet, weil sie diese erstattet bekommen.

Auf die Regelung verzichten sollten laut Lutz auch Gründer, die anfangs tausende Euro in Büromöbel, die Ausstattung einer Werkstatt oder andere Anschaffungen investieren oder hohe laufende Ausgaben haben, auf die Umsatzsteuer erhoben wird. Denn das Finanzamt erstattet Kleinunternehmern keine Vorsteuer.

Bei kleinen Anschaffungen wie Stiften oder Ordnern mag das nicht schlimm sein. Kauft ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer aber einen Computer für 1190 Euro, würde ihm das Finanzamt 19 Prozent Mehrwertsteuer erstatten, also 190 Euro Vorsteuer. Ein Kleinunternehmer muss den vollen Preis zahlen. „Gerade in der Gründungsphase kann es sein, dass man mehr Steuern erstattet bekommt, als man zahlen müsste“, sagt Lutz.               

2. Fehler: Den Umsatz falsch schätzen

Bei der Geschäftsgründung oder als erfahrener Unternehmer seinen Umsatz schätzen – da kann man schon mal daneben liegen, wenn überraschend wenig oder deutlich mehr Aufträge als erwartet kommen. „Wenn man im Gründungsjahr wider Erwarten über 17.500 Euro Umsatz kommt, ist das für die Kleinunternehmerregelung für das betreffende Jahr nicht schädlich – wenn die zusätzlichen Aufträge überraschend eingegangen sind“, sagt Lutz.

Sollte beispielsweise ein Grafiker seinen Umsatz auf 13.000 Euro schätzen, aber tatsächlich 19.000 verdienen, muss er dem Finanzamt nachweisen, dass er mit den zusätzlichen Einnahmen nicht rechnen konnte. Für das betreffende Jahr bleibt der Kleinunternehmerstatus erhalten, im nächsten Jahr wird er umsatzsteuerpflichtig; selbst, wenn der Umsatz im Folgejahr deutlich unter 17.500 Euro liegen sollte. Hat der Grafiker dagegen seinen Umsatz bewusst niedrig geschätzt und kann er nicht glaubwürdig nachweisen, dass er zu Jahresbeginn nicht damit rechnen konnte, den Umsatz von 17.500 Euro zu überschreiten, wird er rückwirkend für das laufende Jahr umsatzsteuerpflichtig. Er muss die Umsatzsteuer dann nachzahlen.

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3. Fehler: Auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, sie aber im Folgejahr beanspruchen wollen

Ein Maler, der 2017 auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hat, verdient wider Erwarten nur 15.000 Euro und möchte die Regelung 2018 wieder anwenden. Doch daraus wird nichts: „Wenn man sich gegen die Regelung entscheidet, muss man fünf Jahre warten, um sie wieder zu beanspruchen“, sagt Andreas Lutz. „Man kann nicht jedes Jahr neu entscheiden, wie es einem passt.“

4. Fehler: Den Hinweis auf die Befreiung von der Umsatzsteuer auf der Rechnung vergessen

Wenn Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen, müssen sie alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG beachten – mit einer Ausnahme: Weil Sie nach §19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, können sie auch keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen sollten sie darauf hinweisen, dass sie keine Umsatzsteuer berechnen müssen.

Etwa so: Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“

Vergisst ein Kleinunternehmer diese Angabe, kann es zu Verzögerungen der Zahlung kommen – denn der Rechnungsempfänger wird beanstanden, dass die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen ist. Mit einer Rechnungskorrektur ist dieser Fehler aber schnell behoben.

5. Fehler: Die Mehrwertsteuer auf Rechnungen ausweisen

Wer von der Umsatzsteuer befreit ist und seine Leistungen trotzdem mit sieben oder 19 Prozent Mehrwertsteuer berechnet, riskiert Ärger mit den Kunden, halst sich viel Papierkram auf – und muss noch draufzahlen: Weil man nach § 14c Abs. 2 UStG die Umsatzsteuer unberechtigterweise ausweist, muss man den jeweiligen Steuerbetrag ans Finanzamt abführen.

Der Unternehmer, der die Rechnung falsch ausgestellt hat, muss den Rechnungsempfänger darüber informieren und eine Korrektur beim Finanzamt beantragen. Hat das Finanzamt dem Empfänger noch keine Vorsteuer erstattet, erhält der Unternehmer den ans Finanzamt gezahlten Steuerbetrag zurück. Hat der Rechnungsempfänger die Vorsteuer schon geltend gemacht, wird es noch komplizierter: Der Rechnungsaussteller muss die Korrektur beantragen und der Empfänger muss die Vorsteuer zurückzahlen, ehe das Finanzamt den Betrag rückerstattet.

6. Fehler: Den Wechsel zur Regelbesteuerung nicht bemerken

Achtung: Das Finanzamt teilt Unternehmern nicht mit, wenn sie umsatzsteuerpflichtig werden. Unternehmer müssen selbst darauf achten, ob sie sich noch für die Kleinunternehmerregelung qualifizieren oder regulär besteuert werden.

„Mein Tipp: Vor Jahresende genau gucken, wie viel Umsatz ich gemacht habe“, sagt Lutz. „Liegt der Umsatz über 17.500 Euro, muss man im Folgejahr Umsatzsteuer erheben.“

Und wenn ein Unternehmer nicht bemerkt, dass er nun umsatzsteuerpflichtig ist, und die Mehrwertsteuer auf seinen Rechnung nicht ausweist? Das wird teuer: „Unternehmer schulden dem Finanzamt in so einem Fall die Umsatzsteuer „, sagt Lutz. „Man muss sie abführen, obwohl man sie gar nicht in der Rechnung verlangt hat.“

Passiert dieser Fehler, sollten Unternehmer auf ihre Kunden zugehen, den Fehler einräumen und die Rechnungen korrigieren, so Lutz. „Umsatzsteuerpflichtige Firmenkunden werden den Differenzbetrag überweisen, weil sie ihn absetzen können.“ Anders sieht es bei Privatkunden und umsatzsteuerbefreiten Firmenkunden aus: „Die können die Umsatzsteuer nicht abziehen und werden es weniger amüsant finden, wenn Sie eine Rechnung korrigieren“, sagt Lutz. Der Unternehmer bleibt dann auf den Forderungen des Finanzamts sitzen.

7. Fehler: Die Kleinunternehmerregelung für mehrere Unternehmen anwenden

Ein Webdesigner führt nebenbei noch ein Nachhilfeunternehmen und macht mit seinen Betrieben jeweils einen Umsatz von etwa 10.000 Euro. Obwohl die Unternehmen jeder für sich die Umsatzgrenze von 17.500 Euro unterschreiten, muss der Webdesigner die Umsatzsteuer ausweisen – denn die Kleinunternehmerregelung ist an eine Person gebunden, nicht an das Unternehmen.

Ein Ausnahme gibt es, wenn der Webdesigner nebenbei noch eine GbR mit einem Partner führt: „Dann gilt für die GbR als Ganzes die Kleinunternehmerregelung, nicht pro Gesellschafter“, sagt Lutz. „Wenn Sie fünf GbRs mit fünf unterschiedlichen Leuten haben, kann theoretisch jede GbR von der Kleinunternehmerregelung profitieren.“ Doch Vorsicht: Nach §42 Abgabenordnung dürfen Unternehmer diese Rechtsform nicht missbrauchen, um Steuern zu sparen.

Im Zweifelsfall gilt: lieber beim Steuerberater nachfragen, statt teure Fehler zu riskieren.

3 Kommentare
  • Franc 9. Oktober 2017 17:37

    Sie Schreiben unter „2. Fehler: Den Umsatz falsch schätzen“: „Macht der Grafiker statt 13.000 Euro mehr als 50.000 Euro Umsatz, wird er rückwirkend für das laufende Jahr umsatzsteuerpflichtig, so Lutz. Er muss die Umsatzsteuer dann nachzahlen.“

    Eine Nachzahlung der Umsatzsteuer halte ich jedoch nicht erforderlich, sofern man plausibel darlegen kann, dass ein Umsatz in dieser Höhe zu Beginn des Jahres nicht absehbar war. Ferner verweis ich auf die Ausführungen unter http://www.kleinunternehmer.de sowie unter http://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer_Anwendungserlass/umsatzsteuer_anwendungserlass.html.

    Ggf. bitte ich um Quellenangabe der Ausführungen unter „2. Fehler: Den Umsatz falsch schätzen“.

    • Lisa Büntemeyer 16. Oktober 2017 11:42

      Guten Tag Franc,

      vielen lieben Dank für den Hinweis. Ich habe mich noch einmal erkundigt, Sie haben Recht. Ich habe den Satz deshalb gelöscht.

      Herzliche Grüße aus der impulse-Redaktion

      Lisa Büntemeyer

  • Joachim Kersten 17. September 2017 14:49

    Schade, dass es immer falsch gemacht wird. Der Kleinunternehmer ist NICHT von der Umsatzsteuer befreit. Auch das Produkt NICHT. Er muss die Umsatzsteuer nur nicht ausweisen. Das ist eine Vereinfachungsregelung und keine Steuerbefreiung.

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