Geschäftseröffnung: So wird sie zum Erfolg

Voraussetzungen klären Bevor es an die konkrete Idee geht, gilt es die persönliche Situation zu reflektieren. „Eine gute Vorbereitung ist das Wichtigste bei der Gründung – das geht nicht von null auf 100“, sagt Sabine Pilgrim, Gründungsberaterin bei der Handelskammer Hamburg. Persönliche Voraussetzungen Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Motivation für die Gründung und Ihre Erwartungen zu klären. Hilfreich können folgende Fragen sein: Was erwarten Sie von Ihrer neuen Existenz als Unternehmer oder Unternehmerin? Ist es in erster Linie persönliche Unabhängigkeit oder die Umsetzung einer Idee? Oder sind es mehr Einkommen, Ansehen oder Selbstverwirklichung? Wie könnten Sie sich weiterbilden? Auch die Rahmenbedingen müssen passen – schließlich ist eine Gründung eine langfristige und zeitintensive Entscheidung. „Die Familie und das Umfeld müssen auf jeden Fall einbezogen werden“, sagt Pilgrim. Reflektieren Sie Ihre persönliche Situation vor der Gründung: Wann könnten Sie aus dem bisherigen Angestelltenvertrag herauskommen, wenn Sie jetzt kündigen? Steht ein vertraglich fixiertes Wettbewerbsverbot der geplanten Gründung entgegen? Welche Unterstützung erwarten Sie vom Lebensgefährten oder von der Familie? Gibt es gesundheitliche oder familiäre Hemmnisse? Wenn Sie nicht allein gründen, sollten Sie zudem klären, ob die andere(n) Person(en) nur Geldgeber sind – oder echte Mitgründer. Wichtig: Ein gutes Gründerteam erfordert von allen Beteiligten hohe Sozial- und Führungskompetenz. Fachliche Kenntnisse „Es ist schwer, ohne fachliche Kenntnisse in eine Selbstständigkeit zu gehen – egal in welcher Branche“, sagt Expertin Pilgrim. Sie empfiehlt, dass Gründer entweder eine Ausbildung oder berufliche Erfahrung in dem Bereich der Gründung haben sollten oder eine Person an der Seite, die sich auskennt. Überlegen Sie, an welchen Stellen Sie noch Fortbildungsbedarf haben. Finanzielle Mittel Lassen sich genügend Mittel aufbringen, um die notwendigen Investitionen und Kosten zu finanzieren und mindestens sechs bis zwölf Monate ohne Einkommen zu verkraften? „Eigenkapital schadet nie, insbesondere, wenn man mehr Geld benötigt, kann es helfen, bessere Kreditkonditionen zu kriegen“, sagt Pilgrim. [zur-person] Konzept erstellen Sind die Voraussetzungen geklärt, geht es in die Konzeptphase. Jetzt geht es darum, die Idee zu prüfen, Informationen zu sammeln und einen Plan für die Gründung zu erstellen. Über Gründung informieren Laut Pilgrim gibt es zahlreiche Institutionen, die auf dem Weg in die Selbstständigkeit unterstützen. Viele dieser Angebote seien kostenlos. Gründen Sie eine Handwerks-, Handels-, Industrie- oder Dienstleistungsfirma und/oder sind Sie Freiberufler? Die Zuordnung ist relevant für die Frage von Mitgliedschaften in einer Kammer. Es gibt auch Berufs- und Branchenverbände, die für Gründerinnen und Gründer interessant sind. Wichtige Infos zum Start erhalten Sie: bei den Handels- oder Handwerkskammern, Gründerzentren oder Beratungsstellen, beim Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie und der KfW Mittelstandsbank, in Gründerseminaren und -workshops. Wer frühzeitig bei Behörden wie Ordnungsamt, Finanzamt, Krankenkasse, Deutscher Rentenversicherungsbund, Arbeitsagentur, Berufsgenossenschaft oder der zuständigen Kammer anfragt, erkennt Info-Defizite schneller. Informieren Sie sich gegebenenfalls auch über den Patent- und Markenschutz. Beraterinnen und Berater auswählen Beziehen Sie früh Beraterinnen und Berater mit ein. Diese begleiten Sie von der Idee bis zur Marktetablierung und helfen, typische Fehler zu vermeiden. Anwälte und Notare konzipieren die passende Rechtsform sowie Gesellschafts- und Geschäftsführerverträge. In dieser Phase sollten Sie den Steuerberater miteinbeziehen, im Hinblick auf Rechtsform und künftiges Firmenvermögen. Marketingprofis helfen, Ihre Firma und Ihr Produkt bekannt zu machen. „Man sollte immer lieber vorab Geld in die Hand nehmen und sich Fachexpertise einkaufen, als auf die Nase fallen, weil man etwas nicht beachtet hat“, sagt Pilgrim. „Je mehr Leute man jetzt miteinbezieht, desto besser.“ Zielgruppe und Alleinstellungsmerkmale bestimmen Definieren Sie Ihre Zielgruppe sowie deren Bedarf und stellen Sie fest, welchen Mehrwert Ihre Leistungen im Vergleich zur Konkurrenz bieten. Zu beantwortende Fragen sind etwa: Wer sind Ihre Kunden? Sind diese in Ihrer Nähe? Wenn nicht: Wie kriegen Sie sie in die Nähe? Wo müssen Sie Werbung machen? Auf welchen Kanälen können Sie sie erreichen? Welche Alleinstellungsmerkmale, Stärken und Schwächen haben Ihre Waren oder Dienstleistungen und die des Wettbewerbs? Ist Ihr Angebot nach heutiger Kenntnis zeitgemäß? Finanzen planen Zum Businessplan zählt auch eine Finanzplanung. Eine detaillierte Investitionsplanung für die ersten drei Jahre ist Voraussetzung für die Finanzierbarkeit Ihrer Anschaffungen. „Am Ende sollte der Plan so gut sein, dass man damit nicht nur zur Bank gehen kann, sondern andere Finanzierungsgeber ansprechen könnte“, sagt Pilgrim. Der Finanzierungsplan orientiert sich an der Summe aller notwendigen Investitionen und Kosten. Er beinhaltet Ihr Eigenkapital und alle denkbaren Fremdkapitalquellen, vor allem Fördermittel. Die Finanzaufstellung Ihres Businessplans muss alle Aussagen zu Erfolg und Liquidität enthalten. Stellen Sie Ihre Liquidität sicher. Mindestens die ersten drei Jahre sollten Expertin Pilgrim zufolge darin abgedeckt sein. Hier geht es um Einnahmen, Ausgaben und eventuelle Deckungslücken. Auch die Umsatzplanung sollte die ersten drei Jahre umfassen und sich nach Monaten gliedern. Erst nach der Zusammenführung von Umsatz- und Kostenplan lassen sich Tragfähigkeit und Erfolgsaussichten für das Gründungsvorhaben abschätzen. Vorsorgen treffen Selbstständige müssen für den Lebensstandard im Alter selbst vorsorgen. Bei der Altersvorsorge müssen Sie einiges beachten. Die wichtigste Alternativen zu der gesetzlichen Rentenversicherung sind die Betriebsrente von der eigenen Firma, eine berufsständische Versorgung, Lebensversicherungen oder Anlagen wie Immobilien und Fonds. Auch Versicherungen sollten Sie rechtzeitig abschließen. „Bis auf die Krankenversicherung sind Versicherungen in der Regel freiwillig. Jeder Unternehmer muss selbst entscheiden, welche er abschließen will“, sagt Pilgrim. Zur persönlichen Absicherung zählen Kranken-, Unfallversicherung für Beruf und Freizeit, Berufsunfähigkeits- und Pflegeversicherung. Kümmern Sie sich außerdem um die wichtigsten betrieblichen Versicherungen: Haftpflichtversicherung Betriebsunterbrechungsversicherung Policen gegen Einbruch und Diebstahl, Elektronik-, Feuer-, Leitungswasser- und Produkthaftpflichtschäden Umwelthaftpflichtversicherung Verheiratete Unternehmer oder Unternehmerinnen sollte vor Gründung einen Ehevertrag schließen. Nicht um den Partner zu benachteiligen, sondern um im Scheidungsfall einen geordneten Ablauf sicherzustellen. Andernfalls könnte die Firma dem Zugewinnausgleich zum Opfer fallen – und verkauft werden müssen. Immobilie finden Die Standortwahl ist eine zentrale Entscheidung. Wichtige Kriterien sind je nach Branche etwa: Kaufkraftvolumen Größe des Einzugsgebiets Laufkundschaft Stammkundenpotenzial Notwendigkeit von Innenstadt oder Randlage Verkehrsanbindung oder Parkplätze. In der Konzeptberatung sollten Sie bereits klären, welche Flächen für Sie in Frage kommen, welche Vertragslaufzeiten und Investitionen auf Sie zukommen, rät Expertin Pilgrim. Entscheidend sind auch die baurechtlichen Nutzungsmöglichkeiten sowie behördliche Vorgaben. Bei kurzen Mietzeiten sind Renovierungs- und Umzugskosten überproportional hoch. Für Kaufobjekte sollten Wertgutachten Angaben über Zeitwert, Erscheinungsbild, Substanz und Funktionalität enthalten. Lieferanten ansprechen Zum Geschäftsstart gehört der Erstvorrat an Waren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen – Sie sollten also frühzeitig Kontakt zu Lieferanten aufnehmen und die Konditionen aushandeln, rät Expertin Pilgrim: „Gibt es Rabatte, wenn ich größere Menge abnehmen? Welche Zugeständnisse macht mir der Lieferant?“ Vereinbaren Sie mit Lieferanten auch ein Rückgaberecht. Mitarbeitende rekrutieren Passende Mitarbeitende zu finden, braucht laut Pilgrims Erfahrung Zeit. Denn sie sollten von der Geschäftsidee überzeugt sein. Definieren Sie detaillierte Anforderungsprofile für die einzelnen Positionen und fangen Sie früh mit Ihrer Suche an. Wer Auszubildende einstellen möchte, kann die Berufsinformationsbörsen der Kammern oder Schulen nutzen. Damit Sie in der Startphase flexibel bleiben, empfehlen sich befristete Arbeitsverträge und der Einsatz freier Mitarbeiter und/oder Zeitarbeitnehmer. Holen Sie sich bei der Formulierung der Arbeitsverträge Rat von Ihrer Kammer, dem Verband oder Ihrem Rechtsanwalt. Wer Lehrlinge ausbilden will, besorgt sich die dafür nötigen Informationen und Spezialverträge bei der Kammer. Vorlagen für Arbeitsverträge finden Sie etwa bei Ihrer Kammer oder Verbänden. Diese sind jedoch nur eine Grundlage. „Sie müssen sie natürlich anpassen auf die jeweiligen Belange. Gerade im Arbeitsrecht sollten Sie dafür immer fachliche Unterstützung suchen“, rät Pilgrim. [mehr-zum-thema] Vorbereitungen für die Geschäftseröffnung Sobald Businessplan und Finanzierung gesichert sind, steht die Umsetzung an – jetzt wird es ernst. Firma eintragen Prüfen Sie, ob Ihr gewünschter Unternehmensname verfügbar und zulässig ist. Wichtig ist auch, zu schauen, ob die Domain für den Namen noch frei ist, und sie sich zu sichern – selbst wenn Sie eine Online-Präsenz erst später planen sollten. Spätestens jetzt müssen Sie sich für eine Gesellschaftsform entscheiden. „Bereits neben der Businessplan-Erstellung sollten Sie Kontakt zu Juristen und Steuerexperten suchen. Weil die gewählte Unternehmensform auch Auswirkungen auf steuerrechtliche Fragen hat“, sagt Pilgrim. Ihren Gewerbebetrieb melden Sie beim Ordnungsamt an. Handwerker müssen sich in die Handwerksrolle eintragen lassen. Außerdem setzt man die Berufsgenossenschaft in Kenntnis. Mit der Gewerbeanmeldung werden Finanzamt, IHK oder Handwerkskammer, Krankenkasse, Rentenversicherung, Arbeitsamt und Kammern informiert. Freiberufler melden nichts an, sondern teilen nur dem Fiskus den Beginn ihrer Tätigkeit mit. Wer eine GmbH, OHG, KG oder Aktiengesellschaft gründet, muss diese beim Amtsgericht ins Handelsregister eintragen lassen. Arbeitsplätze und Büro einrichten Klären Sie mit Energieversorgern den Bedarf an Geräten, Leitungen, Umrüstung und Wartung von Anlagen. Telekommunikation - Telefonanlage und Internet - ist unverzichtbar. Ermitteln Sie technische Anforderungen, etwa eine unterbrechungsfreie Stromversorgung. Zur Einrichtung von Postfach oder Telefonanschluss ist bei Kapitalgesellschaften der Handelsregisterauszug nötig. Jetzt müssen Sie auch Geschäftsfahrzeuge, Maschinen und sonstige Firmenausstattung auswählen und bestellen. Spätestens jetzt gilt es, die technische Ausstattung wie Hard- und Software zu beschaffen. Sobald Sie mindestens fünf Bildschirmarbeitsplätze eingerichtet haben, müssen Sie für Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestimmen. Richten Sie außerdem Ihre Finanzbuchhaltung sowie Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ein. Wer Mitarbeitende beschäftigt, legt eine Personalakte an und meldet diese bei der Krankenkasse, der Rentenversicherung, der Berufsgenossenschaft und beim Arbeitsamt binnen einer Woche an. Auch vermeintliche Kleinigkeiten sind jetzt zu klären: Wer reinigt die Büroräume? Wer besorgt Toilettenpapier? Soll auf dem Empfangstresen immer ein Strauß Blumen stehen – und wenn ja, wer kauft ihn? Marketingmix festlegen Die Erstgespräche mit möglichen Kunden führen Sie am besten schon vor der Eröffnung. Sondieren Sie den Markt frühzeitig, gehen Sie auf Messen und Regionalausstellungen, besuchen Sie Veranstaltungen von Kammern und Verbänden. Auf jeden Fall benötigen Sie ein passendes Logo mit hohem Wiedererkennungswert, eine Webseite und ein einheitliches Design für die digitalen und analogen Werbekanäle. Die passenden Werbemittel variieren je nach Branche. Für die Eröffnungsfeier selbst ist es von Vorteil, den Gästen einen Flyer in die Hand zu geben, eine Postkarte oder auch Aufkleber mit dem Logo und der Webseite, um sich auch im Nachhinein in Erinnerung zu rufen. Informieren Sie auch die Presse, zum Beispiel über einen Presseverteiler. Auch Pressemitteilungen, Informationsmaterial und die Kontaktdaten eines Ansprechpartners sollten Sie auf Ihrer Webseite veröffentlichen. Eröffnungstag festlegen Planen Sie Ihren Unternehmensstart so, dass Sie mit der Eröffnungskampagne die Zielgruppe zu einem günstigen Zeitpunkt erreichen, etwa als Einzelhändler in bestimmten Branchen (Kleidung, Spielsachen, Geschenkartikel aller Art) in der Vorweihnachtszeit, bei Garten- und Freizeitprodukten vor der Pflanzsaison, also am besten noch einige Wochen vor Ostern. Achten Sie darauf, nicht mit wichtigen öffentlichen Terminen zu kollidieren, wie Wahlen, internationalen Fußballturnieren oder Feiertagen. Jetzt müssen Sie sich entscheiden: Möchten Sie die Feier am Vormittag machen, direkt nachdem Sie den Laden aufgeschlossen haben, oder lieber erst abends mit einer großen Party? Danach richtet sich auch Ihre kulinarische Bestellung: Business-Frühstück mit Sektempfang oder eine abendliche Feier mit Häppchen, Buffet und Cocktails. Halten Sie bei den Getränken immer auch Alternativen für alle bereit, die keinen Alkohol trinken. Gästeliste erstellen und Einladungen versenden Wer auf jeden Fall auf der Gästeliste stehen sollte: Kundinnen und Kunden Lieferanten Investoren Mitarbeitende externe Dienstleister Freunde und Familie Laden Sie auch Redakteure der örtlichen und regionalen Presse ein, mit denen Sie bereits persönlichen Kontakt pflegen sollten. Zudem lohnt es sich, lokale Politikerinnen und Politiker oder andere Prominente einzuladen. Diese zeigen gerne ihr Engagement für die lokale Wirtschaft und locken auch weitere Gäste an. Es gibt kein Patentrezept dafür, wie man zu einer Eröffnungsfeier einlädt. Die gedruckte, persönlich adressierte Einladung mit Briefmarke ist noch sehr beliebt, aber Start-ups laden auch über Social Media ein. Auf jeden Fall werden unterschiedliche Leute je nach Uhrzeit kommen. Politiker und Presse wahrscheinlich eher tagsüber; Freunde, Familie und Geschäftspartner nach dem eigenen Feierabend. Ideen für die Geschäftseröffnungsfeier Machen Sie sich Gedanken, wie Ihre Neueröffnung ablaufen soll und welche Programmpunkte sie umfasst. Rede halten Einen Vortrag zu halten, ist gar nicht so leicht. Aber bei diesem schönen Anlass werden Ihnen bestimmt einige schöne Geschichten für Ihr Publikum einfallen. Am besten erzählen Sie Ihre eigene Geschichte, ganz persönlich: Wie kam es zu der Geschäftseröffnung? Warum haben Sie heute diesen oder jenen Beruf? Wie kamen Sie auf Ihre Geschäftsidee? Gibt es lustige Anekdoten, an die Sie immer wieder gerne zurückdenken oder auch wichtige Wendepunkte in Ihrem Leben? Lassen Sie die Gäste an ihrem Leben teilhaben. Sie werden immer wieder gerne zu Ihnen ins Geschäft kommen. Rotes Band durchschneiden Es ist keine neue Idee, aber hat symbolische Wirkung: Mit einem Schnitt durch das rote Band können Sie Ihr Geschäft offiziell eröffnen – das gibt auch schöne Fotos. Live-Musik Egal ob Live-Band, Pianist oder DJ – Musik darf bei Ihrer Party nicht fehlen. Wichtig ist dabei, dass die Musik möglichst vielen Leuten gefällt und zu Ihrer Zielgruppe passt. Kulinarik Essen ist Teil des Erlebnisses bei Ihrer Eröffnungsfeier. Am besten engagieren Sie einen Catering-Service, damit alles rund läuft. Achten Sie bei der Auswahl darauf, verschiedene Geschmäcker zu berücksichtigen und im besten Fall vegetarische, vegane und glutenfreie Alternativen anzubieten, sodass jeder das passende Essen findet. Ein Live-Cooking verleiht Ihrer Feier einen extra Eventcharakter. Kinderbetreuung Damit die großen Gäste sich dem Netzwerken widmen können, müssen die kleinen gut versorgt sein. Wenn Sie wissen, dass Kinder bei der Geschäftseröffnung dabei sein werden, richten Sie zum Beispiel eine Kinderspielecke ein, engagieren einen Märchenerzähler oder eine Puppenspielerin. So wird garantiert niemandem langweilig. Gewinnspiele Glücksrad, Verlosung oder Dosenwerfen? Es gibt viele Möglichkeiten, Spiele bei Ihrer Feier zu integrieren. Fragen Sie auch benachbarte Händler, ob Sie sich an den Spielen beteiligen wollen, um vielfältige Gewinne für die Teilnehmenden bieten zu können. Fotograf und Fotobox Damit es Erinnerungen an den Eröffnungstag gibt, lohnt es sich, einen Fotografen zu beauftragen. Alternativ können Sie eine mobile Fotobox aufstellen, bei der Ihre Gäste selbst Fotos machen können. Extrapunkt: Wenn die Fotos direkt als Polaroids entwickelt werden und die Gäste sie als Erinnerung nach Hause nehmen können. Social-Media-Präsenz Auch auf Social-Media sollten möglichst viele Leute davon mitbekommen, dass Ihr Geschäft jetzt eröffnet ist. Neben Ihren eigenen Social-Media-Aktivitäten können Sie Ihre Gäste auch ermutigen, ihre Bilder zu teilen. Legen Sie zum Beispiel einen Hashtag für das Event fest oder motivieren Sie durch ein Gewinnspiel. Das erhöht Ihre Reichweite! Abschiedsgeschenke verteilen Es gibt viele Give-aways, die Sie Ihren Gästen zum Abschied in die Hand drücken können. Aber bitte nicht wieder der Kuli. Lieber persönlich und klein als groß, teuer und unkreativ. Lassen Sie sich etwas einfallen, was zu Ihnen, Ihrer Branche, Ihrem Geschäft, Ihren Produkten oder Ihrer Region passt. In Erinnerung an den Tag können Sie Ihren Gästen nach der Feiern auch Bilder schicken. Posten Sie außerdem ausgewählte Fotos auf Ihrer Website und auf Social Media.