Zusammenfassende Meldung Diese Pflicht sollten Unternehmer mit Auslandsumsätzen kennen

Die Zusammenfassende Meldung muss man immer bis zum 25. nach dem Meldezeitraum abgeben.

Die Zusammenfassende Meldung muss man immer bis zum 25. nach dem Meldezeitraum abgeben.© Antoniooo / E+ / Getty Images

Wer Waren und Dienstleistungen ins EU-Ausland verkauft, muss die Umsätze nicht nur in der Umsatzsteuervoranmeldung angeben, sondern auch regelmäßig eine Zusammenfassende Meldung abgeben. Was das ist und wie das geht.

Der Designer, der ein Logo für ein italienisches Unternehmen entwirft, der Automobilzulieferer, der Teile an französische Automobilbauer liefert, aber auch der Blogger, der Affiliate-Einnahmen von Amazon (Sitz in Luxemburg) oder Werbegelder von Google Adsense (Sitz in Irland) erhält: Sie alle verkaufen Produkte oder Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland. Dafür müssen sie auf ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen, denn es gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Das bedeutet, nicht der Unternehmer, der die Leistung erbringt, sondern der Kunde muss die Umsatzsteuer an den Fiskus abführen – und zwar in dem Land, in dem er seinen Sitz hat.

Damit der Kunde weiß, dass er die Umsatzsteuer zahlen muss, muss auf der Rechnung immer der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ stehen. Zudem muss auf der Rechnung die Umsatzsteuer-Identifkationsnummer (USt-IdNr.) sowohl des eigenen Unternehmens (diese kann man online bei der Bundesfinanzverwaltung beantragen) als auch des Leistungsempfängers vermerkt sein.

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Damit ist die Sache allerdings nicht erledigt. Für Umsätze mit Unternehmen im EU-Ausland (sogenannte innnergemeinschaftliche Umsätze) gibt es eine Meldepflicht – und über die wissen viele Unternehmer nicht genau Bescheid und vergessen deshalb die Zusammenfassende Meldung.

Was ist eine Zusammenfassende Meldung?

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) wird beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eingereicht. Damit kann der Fiskus überprüfen, ob Unternehmen wirklich nur EU-Auslandsumsätze steuerfrei in Rechnung gestellt haben und wie hoch diese waren. Außerdem können die EU-Finanzbehörden damit kontrollieren, ob die Umsatzsteuer im Empfängerland richtig deklariert und abgeführt wurde. Geregelt ist die Pflicht zur Zusammenfassenden Meldung um Umsatzsteuergesetz (UStG), §18a.

Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abgeben?

Jeder, der in Deutschland umsatzsteuerpflichtig ist und Waren oder Leistungen an Unternehmen (B2B) ins EU-Ausland verkauft – also neben Unternehmern auch Freiberuflicher, Forst- und Landwirte und Gewerbetreibende.

Wer muss keine Zusammenfassende Meldung abgeben?

Kleinunternehmer sind von der Meldepflicht ausgenommen, da sie keine Umsatzsteuer erheben und abführen müssen. Auch wer grenzüberschreitend Waren an Privatpersonen im EU-Ausland verkauft, fällt nicht unter das Reverse-Charge-Verfahren und muss keine Zusammenfassende Meldung abgeben.

Wie oft muss man eine Zusammenfassende Meldung abgeben?

Das hängt in erster Linie davon ab, wie hoch der Umsatz in anderen EU-Ländern ist. Meldezeitraum ist entweder der Kalendermonat, das Kalendervierteljahr oder das Kalenderjahr.

Monatlich abgeben müssen Unternehmen eine ZM nur dann, wenn sie pro Quartal mehr als 50.000 Euro innergemeinschaftliche Umsätze für Warenlieferungen in Rechnung stellen.

Wer insgesamt weniger als 50.000 Euro innergemeinschaftliche Umsätze im Quartal hat, der muss die ZM nur einmal im Quartal abgeben. Auch Unternehmen, die keine Waren ins EU-Ausland liefern, sondern ausschließlich innergemeinschaftliche sonstige Leistungen (also in der Regel Dienstleistungen) erbracht haben, müssen nur einmal im Quartal eine ZM abgeben. Das gilt auch dann, wenn man die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder jährlich einreichen muss.

Wird die sogenannte Bagatellgrenze von 50.000 Euro in einem Quartal überschritten, dann muss man die ZM bereits im Folgemonat abgeben, und zwar für alle drei Monate des Quartals, in dem man die Grenze überschritten hat.

Wer nicht ständig überwachen möchte, ob er aktuell über oder unter der Bagatellgrenze liegt, kann seine Zusammenfassende Meldung auch freiwillig jeden Monat abgeben. Er muss das lediglich gegenüber dem Bundeszentralamt für Steuern anzeigen. Das geschieht, indem man auf dem Formular für die Zusammenfassende Meldung ankreuzt, dass man die in §18a Abs. 1 Satz 2 enthaltende Regelung nicht in Anspruch nimmt.

Wenn Unternehmer folgende Voraussetzungen erfüllen, müssen sie die Zusammenfassende Meldung nur jährlich abgeben:

  • Sie müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und keine Umsatzsteuer-Vorauszahlungen leisten und
  • die Summe aller innergemeinschaftlichen Umsätze war im Vorjahr nicht höher als 15.000 Euro und
  • die Summe aller innergemeinschaftlichen Umsätze wird auch im laufenden Jahr voraussichtlich nicht höher sein und
  • die Summe aller Lieferungen und sonstigen Leistungen war nicht höher als 200.000 Euro im Vorjahr und
  • es wurden keine Neuwagen an Kunden mit Ust-IdNr. geliefert.

Wer während eines Meldezeitraums keine innergemeinschaftlichen Lieferungen ausgeführt oder grenzüberschreitenden Dienstleistungen in EU-Mitgliedstaaten gemacht hat, muss keine Zusammenfassende Meldung einreichen.

Welche Fristen muss man beachten?

Die Zusammenfassende Meldung muss immer bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums übermittelt werden. Also für

  • das erste Quartal bis 25. April
  • das zweite Quartal bis 25. Juli
  • das dritte Quartal bis 25. Oktober
  • das vierte Quartal bis 25. Januar

Wenn der 25. auf ein Wochenende oder auf einen Feiertag fällt, verlängert sich die Frist automatisch bis zum nächsten Werktag.

Wer jährlich meldet, muss das bis zum 25. Januar des Folgejahrs tun. Wer monatlich melden muss, für den gilt der 25. des Folgemonats als Abgabefrist.

Wenn man als Unternehmer keine Möglichkeit hat, die ZM fristgerecht abzugeben, dann kann man beim BZSt unter Angabe von Gründen eine Verlängerung der Frist beantragen.

Wie erstellt man eine Zusammenfassende Meldung?

Eine Zusammenfassende Meldung kann man beim Bundeszentralamt für Steuern nur auf elektronischem Weg einreichen – über das ElsterOnline-Portal oder für Massenmelder über das BZSt Online-Portal.  Man benötigt dafür die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und die seiner Kunden im EU-Ausland. Man sollte unbedingt überprüfen, ob deren Ust-IdNr. gültig ist, denn wenn nicht, dann ist man selbst für die Umsatzsteuer verantwortlich. Ob die Nummer stimmt, kann man ganz einfach online beim Bundeszentralamt für Steuern prüfen.

Für die Übermittlung der ZM ist außerdem eine Authentifizierung erforderlich, zum Beispiel mit einer Elster-Zertifikatsdatei oder der ElsterSmart-App.

Bei Elster findet man unter dem Menüpunkt Formulare – Umsatzsteuer den Menüpunkt Zusammenfassende Meldung. Das Ausfüllen des Formulars ist einfach:

  1. Unternehmen auswählen oder die Umsatzsteuer-IdNr des eigenen Unternehmens manuell eintragen, außerdem das Jahr und den Berichtszeitraum auswählen.
  2. USt-IdNr. ausfüllen und dann alle Umsätze, die das Unternehmen im ausgewählten Zeitraum gemacht hat, als Summe eintragen. Für jeden Kunden eine eigene Zeile ausfüllen.
  3. In der letzten Spalte muss man dann noch angeben, ob es sich um ein Dreiecksgeschäft oder eine sonstige Leistung handelt, indem man die Ziffer 2 beziehungsweise 1 einträgt. Wer ein Produkt ins EU-Ausland geliefert hat, muss nichts eintragen. Wer eine Dienstleistung erbracht hat, wählt „sonstige Leistungen“ beziehungsweise trägt die Ziffer 1 ein.

Was passiert, wenn man keine Zusammenfassende Meldung abgibt?

Wer keine Zusammenfassende Meldung abgibt, wird vom Bundeszentralamt für Steuern daran erinnert. Führt das nicht dazu, dass der Unternehmer eine ZM abgibt, kann das Amt auch ein Zwangsgeld von bis zu 25.000 Euro androhen, festsetzen und gegebenenfalls eintreiben.

Wer eine ZM vorsätzlich oder leichtfertig nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig abgibt, begeht zudem eine Ordnungswidrigkeit, die im Einzelfall mit einer Geldbuße von bis zu 5000 Euro geahndet werden kann.

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1 Kommentar
  • Roman 26. März 2019 16:34

    Ein nutzlicher Beitrag, danke!

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