Zeiteinteilung: Mehr Fokus mit der Highlight-Strategie

Sie sind wie Diktatoren: Terminkalender, To-do-Listen, E-Mail-Accounts, Handys. Sie setzen uns unter Druck. Wir bewegen uns in dem Takt, den sie vorgeben. So hetzen wir von Termin zu Termin, arbeiten uns durch eine E-Mail nach der anderen und reagieren brav auf jeden Pieps unseres Smartphones. Und dann jammern wir, dass wir keine Zeit haben. Jake Knapp und John Zeratsky kennen das Problem und stellen in ihrem Buch "Mehr Zeit" eine Lösung vor. Was beim Zeitmanagement oft schief läuft Was macht die beiden zu Zeitmanagement-Experten? Beide haben selbst lange gespürt, wie sich ein Leben mit vollgestopften Terminkalendern anfühlt. Als sie merkten, wie unzufrieden es sie machte, nicht mehr Herr über die eigene Zeit zu sein, suchten sie systematisch nach einem Ausweg. Dabei stießen sie auf das Hauptproblem: Wir vertrödeln viele wertvolle Stunden mit nicht hinterfragten Standardverhaltensmustern. "Unsere Arbeit wird standardmäßig von E-Mail- und Messaging-Systemen bestimmt, und standardmäßig prüfen wir ständig unsere Postfächer und antworten sofort auf alle Nachrichten", schreiben sie. Wenn wir nicht mehr hinterherkommen, feilen wir an unserer Produktivität und Effizienz. Aber die beiden sind überzeugt, dass das keine Lösung sei: Produktiver zu sein, bedeute lediglich, schneller auf die Prioritäten andere Menschen zu reagieren. [zur-person] Worum geht es bei der Highlight-Strategie? Knapp und Zeratsky stellen in ihrem Buch "Mehr Zeit" eine andere Strategie vor. Es gehe darum, "das Tempo zu verringern und die Augenblicke auszukosten, die Sie wirklich auskosten wollen, und sich an sie zu erinnern, anstatt sie eilig abzuhaken, um zum nächsten Punkt auf Ihrer To-do-Liste überzugehen". Ein entscheidender Teil des Mehr-Zeit-Konzepts ist die Highlight-Strategie. Sie soll helfen, sich Zeit für wichtige Dinge zu nehmen. So funktioniert sie: Planen sie Zeit für wichtige Dinge ein Setzen Sie jeden Tag fest, wofür Sie Zeit schaffen müssen. Es geht darum, eine einzige Aktivität, also ein einziges Highlight, auszuwählen. Das kann die Vorbereitung auf einen Kundentermin sein, aber auch ein Abendessen am Hochzeitstag. "Mit der Frage ,Welches ist mein heutiges Highlight?' stellen Sie sicher, dass Sie Zeit auf Dinge verwenden, die für Sie wichtig sind, und nicht den gesamten Tag damit vertun, auf die Prioritäten anderer Leute zu reagieren", erklären die beiden Autoren. Dieses Highlight hat höchste Priorität: Sie schaufeln dafür Ihren Terminkalender frei, vernachlässigen unwichtige E-Mails und reagieren nicht auf jede Handy-Nachricht. Aber wozu soll es gut sein, so ein Highlight festzulegen? Ist das nicht einfach nur ein weiterer Termin im Kalender? Das sei es laut Knapp und Zeratsky eben nicht. Das Highlight helfe, sich zu fokussieren: "Die Forschung zeigt, dass die Art und Weise, wie Sie Ihre Tage erleben, nicht hauptsächlich davon bestimmt wird, was alles auf Sie zukommt. Tatsächlich erzeugen Sie Ihre eigene Realität, indem Sie entscheiden, welchen Dingen Sie Ihre Aufmerksamkeit widmen." [mehr-zum-thema] So wählen Sie das richtige Highlight aus Und wenn man nicht weiß, wie man das Tages-Highlight auswählen soll, weil es einfach zu viel zu tun gibt? Knapp und Zeratsky schlagen drei Kriterien vor, die helfen: 1. Dringlichkeit Gibt es etwas, das eine Deadline hat und nicht länger aufgeschoben werden kann? Vielleicht müssen Sie einen Kostenvoranschlag schreiben, den ein Kunde am nächsten Tag haben möchte? Oder Sie müssen endlich Ihrem Steuerberater Unterlagen schicken? Oder Sie haben Ihrem Partner schon seit Wochen versprochen, mit ihm einen Film zu sehen, der nur noch drei Tage bei Netflix verfügbar ist? 2. Zufriedenheit Bei der Dringlichkeits-Taktik geht es um Dinge, die Sie unbedingt erledigen müssen. Bei der Zufriedenheits-Taktik geht es darum, was Sie gerne machen möchten. Die Frage, die Sie sich also stellen sollten: Welches Highlight könnte mich heute zufrieden machen? Das sind Herzensangelegenheiten, die im Sog der Standardverhaltensmuster untergehen. Weil sie meist keine Deadline haben und unsere Existenz nicht von ihnen abhängt, räumen wir ihnen keine Zeit ein. Wir verschieben sie auf irgendwann einmal. Doch auch solche Herzensangelegenheiten sind wichtig: Sie zum Highlight des Tag zu ernennen, macht zufrieden und glücklich. 3. Freude Freude spielt keine Rolle in den meisten Zeitmanagement-Strategien, es geht häufig nur darum, noch effizienter und noch produktiver zu werden. Knapp und Zeratsy wollen das ändern: "Eines unserer Ziele ist, Sie von der unmöglichen Vorstellung perfekt geplanter Tage abzubringen und Sie stattdessen zu einem Leben hinzuführen, das weniger reaktiv ist und mehr Lebensfreude bietet", schreiben sie. Was also könnte ein Highlight sein, das Ihnen Freude bereitet? Sich eine Stunde Zeit nehmen für ein Mittagessen auf der Terrasse Ihres Lieblingsrestaurants? Abends früher Feierabend machen, um den neuen Krimi Ihrer Lieblingsautorin zu Ende zu lesen? Fragt sich, welche Taktik man wann anwenden sollte: An welchem Tag sollte man sich auf eine dringliche, an welchem auf eine erfreuliche oder zufriedenstellende Aufgabe konzentrieren? Die Autoren empfehlen, sich dabei auf den eigenen Instinkt zu verlassen. Weitere Tipps zum Thema Priorisieren: Eisenhower-Prinzip: Prioritäten setzen leicht gemacht. Wie viel Zeit sollten Sie dem Highlight einräumen? Knapp und Zeratsyk ist klar, dass Sie sich nicht ausschließlich Ihrem Highlight widmen können. Schließlich leben Sie nicht allein im Universum. Sie können Ihr Postfach oder Anfragen von Kunden nicht einfach ignorieren, weil Sie gerne abends Essen gehen wollen. Die beiden Autoren empfehlen deshalb, eine Aufgabe auszuwählen, die eine bis eineinhalb Stunden dauert. Das sei genügend Zeit, um etwas Bedeutsames zu erledigen. Zugleich dürften sich eineinhalb Stunden an den meisten Tagen relativ leicht im Terminkalender unterbringen lassen.