AufgabenprotokollGefühlt ist deine To-do-Liste abends länger als morgens? Dann ist es höchste Zeit für eine Inventur: Mit dieser Vorlage kannst du auflisten, wie viel Zeit du mit welcher Aufgabe verbringst. Und durch verschiedene farbliche Markierungen erkennst du, was wirklich eine Chef-Aufgabe war – und was du eigentlich delegieren oder ersatzlos streichen kannst.
Was kann ich damit machen?
Fülle die Vorlage am besten am Computer aus. Trage ein, an welchem Tag du von wann bis wann welche Aufgabe erledigt hast und markiere die Zeile mit der passenden Farbe: Blau für ChefInnen-Aufgaben, grün für Aufgaben, die Fachkräfte übernehmen können, und rot für überflüssige Aufgaben.
Die Excel-Datei rechnet automatisch zusammen, wie viele Minuten oder Stunden dich die jeweilige Aufgabe gekostet hast – und zeigt dir außerdem, wie lang dein Arbeitstag insgesamt war.
Nutze am besten für jeden Arbeitstag eine neue Tabelle. Die ersten drei Zeilen sind nur exemplarisch ausgefüllt, die Inhalte kannst du löschen – oder als Format-Muster verwenden und in die nächsten Zeilen kopieren.
Gibt’s noch einen Tipp?
Um zu sehen, wie viel Zeit du insgesamt mit ChefInnen-Aufgaben, delegierbaren Aufgaben und überflüssigen Aufgaben verbringst, nutze die Filter-Funktion.
Klicke dafür zunächst in E8 auf „Dauer“. Wähle dann oben in der Menüleiste „Daten“ aus. Klicke dort auf den Trichter mit dem Wort „Filtern“. Jetzt sollte ein kleiner Pfeil rechts neben dem Wort „Dauer“ erscheinen: Hier kannst du die Aufgaben nun beispielsweise nach Farben filtern. Dazu klickst du auf den Pfeil, wählst „Nach Farbe filtern“ aus und lässt dir per Klick nur noch die Farbe (bzw. Aufgabenart) anzeigen, die du sehen willst.
