Slow Productivity: Slow Productivity: Weniger tun, mehr erreichen

Es ist 9.15 Uhr. Das Montagsmeeting ist gerade vorbei. Im Postfach warten 24 neue Mails: Die Steuerberaterin fordert Unterlagen ein, ein Kunde braucht eine Entscheidung, eine Mitarbeiterin wartet auf Rückmeldung. Und um 10 Uhr startet schon der nächste Termin.

So beginnen viele Arbeitstage. Sie enden oft mit dem Gefühl, nichts geschafft zu haben – dabei war man den ganzen Tag beschäftigt. 

Was ist Pseudoproduktivität?

Warum fühlt sich ein voller Tag wie Stillstand an? Der US-amerikanische Informatikprofessor Cal Newport hat dafür einen Begriff: Pseudoproduktivität. Gemeint ist die Verwechslung von Aktivität mit Wirkung. Das betrifft besonders Menschen, die Verantwortung tragen.

Unser Denken über Produktivität stammt noch aus der Zeit des Fließbands, in der mehr Tempo automatisch mehr Output bedeutete. In Jobs, in denen es um Entscheidungen und Problemlösung geht, führt genau dieses Denken oft in die falsche Richtung.

„Das Gehirn sucht immer nach Zusammenhängen“, sagt Henning Beck, Neurowissenschaftler und Sachbuchautor mehrerer Bestseller („Besser denken“, 2025) aus Frankfurt am Main. Es sei nicht nur darauf ausgelegt, Aufgaben möglichst schnell abzuarbeiten, sondern Probleme zu durchdringen. Gute Lösungen entstehen selten im Akkord, sondern durch Fokus, Pausen und Zeit zum Denken. Das fehlt im fragmentierten Arbeitsalltag. „Unser Gehirn ist viel besser darin abzuschweifen, als sich dauerhaft zu konzentrieren“, erläutert Beck weiter.

Hinzu kommt: Dauerhafte Überlastung bleibt nicht ohne Folgen. Wenn ständig neue Anforderungen auf uns einprasseln, steigt der Stresspegel. Der Körper schüttet vermehrt Cortisol aus, ein Hormon, das kurzfristig aktiviert, langfristig aber die Konzentrations- und Denkfähigkeit beeinträchtigt. „Wenn ich immer mehr Aufgaben bekomme, dann verliere ich überproportional an Leistungsfähigkeit“, sagt Beck. Wer also glaubt, mit vollem Kalender mehr zu erreichen, erreicht oft weniger.

Die drei Prinzipien von Slow Productivity

Hier setzt Cal Newports Konzept der Slow Productivity an. Die Grundlage sind drei Prinzipien. Erstens: weniger Dinge gleichzeitig tun. Zweitens: in einem natürlichen Tempo arbeiten. Drittens: Qualität über Quantität stellen. Für viele Führungskräfte könnte das ein radikaler Bruch mit ihrem Alltag sein.

Prinzip 1: Weniger Aufgaben gleichzeitig erledigen

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer arbeiten dauerhaft an ihrer Belastungsgrenze. Sie nehmen immer neue Aufgaben und Projekte an. Nicht weil Kapazität da ist, sondern weil ihnen der Druck noch erträglich erscheint. Cal Newport nennt das die Stressheuristik: Viele beginnen erst dann Nein zu sagen, wenn sie bereits über dem Limit sind. Der Normalzustand ist damit chronische Überlastung. „Unser informeller Umgang mit der Arbeitsbelastung sorgt dafür, dass wir immer in gefährlichem Maße zu viel zu tun haben“, schreibt der Informatikprofessor Cal Newport.

Dabei wäre mehr Luft keine Schwäche, sondern eine Voraussetzung für gute Arbeit. „Am produktivsten sind wir genau am Sweet Spot zwischen Über- und Unterforderung“, sagt der Neurowissenschaftler Henning Beck. Newports Vorschlag: die Zahl der Dinge begrenzen, an denen du gleichzeitig arbeitest. Konsequent und im Voraus, nicht erst, wenn der Druck zu groß wird.

Genauso wichtig ist der Umgang mit „Kleinkram“. So nennt Newport den versteckten Verwaltungsaufwand, der mit jeder neuen Verpflichtung kommt. Jedes neue Projekt zieht Rückfragen, Abstimmungsschleifen, Meetings und Status-Mails nach sich. Einzeln kosten diese Aufgaben wenig Zeit, summiert über viele Projekte bestimmt es irgendwann den Arbeitstag. Man verbringt mehr Zeit damit, über Arbeit zu reden, als sie zu erledigen. Drei Gegenmittel:

Feste Zeitfenster für Mails und Rückfragen einrichten, statt den ganzen Tag erreichbar zu sein.

Klare Spielregeln für eingehende Anfragen aufstellen. Wer eine Aufgabe abgeben will, liefert nötige Informationen gleich mit. Kostet die Anfrage mehr Zeit als die Aufgabe selbst, überlegst du dir zweimal, ob sie wirklich nötig ist. Das gilt auch für dich selbst: keine halben Briefings, die Rückfragen erzeugen.

Führe außerdem eine Liste aller Projekte und Aufgaben, arbeite aber maximal an drei gleichzeitig. Kommt ein neuer Auftrag, versprichst du keinen sofortigen Start, sondern gibst einen realistischen Zeitrahmen vor. Erst wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, holst du die Nächste von der Liste. So bleibt deine Aufmerksamkeit gebündelt.

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Prinzip 2: Im natürlichen Tempo arbeiten

Langsamer arbeiten, um mehr zu erreichen? Klingt nach Widerspruch. Newport sieht das anders. Er verweist auf berühmte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler wie Nikolaus Kopernikus, Isaac Newton oder Marie Curie. Sie arbeiteten nicht in kurzen, hektischen Zyklen, sondern dachten in Lebenswerken. Entscheidend war, was sie über Jahre hinweg schufen, nicht, wie viel sie an einem einzelnen Tag erledigten.

Für Unternehmer und Unternehmerinnen klingt das weit weg von der Arbeitsrealität. Aber das Prinzip dahinter ist dasselbe: Wer dauerhaft zu viel auf einmal bewegt, produziert Mittelmäßiges. In vielen Firmen passiert genau das. Und neue Technologien verstärken das immer mehr. „Menschen setzen neue Technologien nicht ein, um weniger zu arbeiten, sondern um in derselben Zeit mehr zu machen“, sagt Neurowissenschaftler Henning Beck. In Bezug auf das Gehirn ist das problematisch. Denn es braucht Zeit, um Informationen zu verarbeiten, Zusammenhänge zu erkennen und tragfähige Entscheidungen zu treffen.

Wer permanent unter Zeitdruck arbeitet, greift eher zu schnellen, naheliegenden Lösungen. „Wenn wir innehalten, aktivieren wir andere Hirnregionen“, sagt Beck. Pausen spielen dabei eine zentrale Rolle. Sie sind kein Zeichen von Ineffizienz, sondern Teil produktiver Arbeit. „Spitzensportler werden in den Trainingspausen besser. Die bessere Regeneration unterscheidet sie von Amateuren. Mit dem Gehirn ist das genauso“, erklärt der Neurowissenschaftler. 

Newports Vorschlag ist kein Plädoyer für Faulheit, sondern für einen bewussteren Umgang mit Tempo und Rhythmus.

Prinzip 3: Qualität an die oberste Stelle setzen

Weniger Projekte, mehr Puffer – das verschafft mehr Zeit. Aber das allein verändert noch nichts, wenn man nicht weiß, wofür man sie nutzt. Hier setzt das dritte Prinzip an. Newports These: Wer nach Exzellenz strebt, hört von selbst auf, sich in Kleinkram-Aufgaben zu verzetteln. Qualität wird zum Filter.

In fast jedem Betrieb gibt es eine Handvoll Kernaktivitäten, die den echten Unterschied machen: die Produktentwicklung, die Kundenbeziehung, die strategische Positionierung. Hier entsteht die eigentliche Wertschöpfung. Nicht in der Verwaltung von 100 E-Mails. Chefs und Chefinnen, die diesen Maßstab ernst nehmen, priorisieren Aufgaben automatisch nicht mehr nach Dringlichkeit, sondern nach ihrem Beitrag zum Ergebnis.

Qualität hat laut Newport noch einen praktischen Nebeneffekt: Wer als der oder die Beste in einem Bereich gilt, muss weniger erklären, weniger rechtfertigen, weniger abstimmen. Kunden vertrauen, Mitarbeitende folgen, Geschäftsbeziehungen entstehen von selbst.

Wie kommt man dorthin? Qualität lässt sich trainieren, indem man sie in anderen Bereichen bewusst wahrnimmt. Newport empfiehlt, sich Exzellenz außerhalb der eigenen Branche anzuschauen – einen Film, eine Ausstellung, ein Produkt aus einem völlig anderen Feld. Wer sich innerhalb der eigenen Branche vergleicht, verkrampft schnell. Wer sich dagegen außerhalb des eigenen Umfelds bewegt, schaut offener hin und schärft trotzdem das Gespür dafür, was exzellente Arbeit ausmacht.

Für Unternehmer und Unternehmerinnen kann das bedeuten: sich zu fragen, warum ein bestimmtes Restaurant immer voll ist, warum eine bestimmte Marke eine starke Anziehungskraft hat oder was einen herausragenden Handwerker von einem durchschnittlichen unterscheidet.